Вступ
Кожна людина здатна багато на що. Але часто нас стримують прокрастинація, повільність і нерішучість. Крім того, ми існуємо у постійному цейтноті, обсяг справ значно перевищує кількість часу. Ми хапаємось то за одне, то за інше завдання, не намагаючись проаналізувати їхню важливість для нашого майбутнього і сьогодення. Як зберігати результативність та рухатися до мети? Як взятися за масштабну справу та подолати страх нового великого проекту? Як впоратися з тисячею завдань, що навалюються на нас кожен день? Як осягнути неосяжне і чи треба це робити?
Книга Брайана Трейсі дасть відповіді на ці запитання. Вона навчить насамперед «з’їдати найбільшу і найнеприємнішу жабу» . Це означає вміти вибирати з усіх завдань найважливішу та негайно виконувати її. Така метафора виникла з відомого виразу: «Якщо ранок ви починаєте з того, що з’їдаєте живу жабу, то нічого неприємнішого з вами сьогодні, швидше за все, вже не станеться». Визначити, яке завдання найбільше і потрібне для вас, непросто. А сама собою активність не призводить до необхідного результату, якщо вона не має напрямку. Книга докладно розповість, як саме розставляти пріоритети та концентрувати зусилля на ключових векторах свого життя.
Книга «Залиште гидливість, з’їжте жабу!» пропонує 21 принцип досягнення високих результатів , застосовуючи які ви зможете значно підвищити свою ефективність та навчитеся:
– ясно визначати цілі;
– продуктивно планувати час;
– правильно готуватися до виконання завдань;
– систематизувати завдання за рівнем їх важливості та виділяти ключові категорії;
– Поетапно вирішувати великі завдання;
– акумулювати енергію та працювати на максимумі своєї продуктивності; – Іншим важливим принципам результативної праці.
1. Максимально ясно сформулюйте свої цілі.
Щоб ефективно вирішувати завдання, потрібно перш за все розуміти, куди ви їдете. Для цього будуть корисні такі кроки:
– Ясно визначте собі найбільш актуальні мети , ніж витрачати час вирішення несуттєвих завдань. Формулюйте цілі так, ніби ви вже досягли їх (зараз і від вашого обличчя).
Наприклад, «Я досяг тієї посади, якої прагнув» або «Я купив будинок своєї мрії».
– Письменно викладіть ваші цілі та міркування щодо них, оскільки саме наочно сформульовані завдання знаходять плоть та енергію.
– максимально конкретно сформулюйте та зафіксуйте письмово терміни виконання цілей. Це не дозволить вам зволікати. – Визначте етапи досягнення мети, розбийте шлях до мети на конкретні кроки.
– Хронологічно впорядкуйте етапи за пріоритетами та в порядку їх досягнення, склавши з них тимчасовий план.
– А тепер негайно приступайте до виконання завдань, почніть хоча б з малого, це стане стимулом для подальшої дії.
– Вирішіть, що ви можете робити щодня, щоб наближатися до вашої мети. Наприклад, прочитувати кілька сторінок тексту, робити кілька присідань, обдзвонювати кількох клієнтів.
2. Плануйте ваш час.
Навчіться письмово (не важливо – на папері чи у смартфоні) планувати ваш день, тиждень, місяць . На кожну хвилину планування припадає не менше десяти хвилин заощадженого часу. Сформуйте звичку наприкінці робочого дня складати план наступного дня, до якого увійдуть ті справи, які ви не встигли виконати сьогодні, та нові завдання. Таким чином ви зможете підсвідомо обмірковувати поставлені наступного дня завдання, і, можливо, до ранку у вас у голові з’являться нові шляхи їх вирішення. Так само наприкінці поточного робочого тижня складайте план наступного тижня, а наприкінці місяця — наступного місяця.
Викреслюйте виконані пункти з плану — це не тільки дозволить ясніше бачити загальну картину, а й подарує почуття задоволення від виконаної роботи та контролю над своїм життям, що стимулює нові досягнення.
3. Використовуйте принцип 80/20.
«Принцип Парето», названий на честь економіста Вільфредо Парето, свідчить, що 20% прикладених нами зусиль дають 80% результату . Це правило доречне у різних ситуаціях. Наприклад, 20% клієнтів приносять компанії 80% прибутку. Цей принцип необхідно враховувати під час планування завдань. Якщо для досягнення мети ви склали список із 10 завдань, то, швидше за все, важливість двох з них дорівнюватиме сумарній важливості решти восьми (а може, і перевищить її). Іноді й одне завдання переважує за важливістю всі інші. Саме вона і буде тією гігантською «жабою», яку вам важливо з’їсти першою. На жаль, багато людей роблять навпаки, зависаючи на дрібних незначних завданнях. Не дозволяйте собі розмінюватися на дрібниці! Візьміть за правило спочатку безстрашно розправлятися з великим завданням-жабою, і згодом це у вас звичку.
4. Думайте про довгострокову перспективу.
Приділяйте набагато більше уваги завданням, вплив яких ваше майбутнє найбільше . Намагайтеся дивитися якнайдалі вперед при плануванні свого життя та роботи, тоді буде легше приймати правильні рішення в теперішньому. Успіху частіше досягають ті, хто готовий пожертвувати чимось короткостроковим сьогодні, щоб досягти більшого завтра. Той, хто більш наполегливий у роботі, хто менше часу витрачає на дрібниці і не відволікається на балаканину з колегами, той, хто читає більше спеціальної літератури з необхідної для нього теми і концентрується на головному, має більше шансів досягти бажаного. Ставте собі питання «Які мої дії сьогодні важливі для мого майбутнього?». І фокусуйтеся на них.
5. Розставляйте пріоритети.
Навчіться правильно розставляти пріоритети за принципом «АБВГД» . Для цього складіть список завдань і біля кожної поставте одну з літер. Літера «А» позначає найважливіше завдання, виконати яке необхідно і невиконання якого спричинить великі негативні наслідки. Завдання рівня “А” – це найбільші “жаби”. Їх може бути кілька, тоді позначайте їх як А1, А2, А3 і таке інше. Наприклад, це може бути зустріч із ключовим клієнтом.
Літера «Б» означає завдання, виконання якого бажане. Її невиконання, можливо, теж спричинить невеликі негативні наслідки, але незрівнянні з невиконанням завдання класу «А». Це може бути розбір електронних повідомлень, що прийшли, або призначення не дуже важливої зустрічі. Ніколи не приступайте до завдань класу “Б”, не завершивши завдання класу “А”.
Завдання «В» — те, яке було б добре і навіть приємно виконати, але яке не спричинить жодних наслідків при невиконанні. Наприклад, зустріч в обід із другом.
Завдання «Г» — те, яке можна делегувати іншим, вивільнивши собі час для найважливіших завдань. До завдань «Д» належать ті, які можна видалити зі списку, оскільки вони вже застаріли і ви робите їх просто за звичкою.
Отже, насамперед починайте виконувати завдання «А» і, підключивши силу волі, працюйте над нею, доки не завершите. Потім приступайте до наступного завдання. Найважливіші справи, найбільші жаби мають бути на першому місці у вашому «меню»!
6. Сфокусуйтеся на найважливіших категоріях.
Чи завжди ми розуміємо, за що нам платять гроші на роботі? Це одне з ключових питань, що визначають ваш успіх у кар’єрі. Для цього важливо визначити, які саме конкретні результати від вас чекають, і виділити у вашій роботі найважливіші категорії , за якими судитимуть про те, як ви справляєтеся зі своїми обов’язками.
Для HR-менеджера однієї з таких категорій може бути підбір персоналу, для агента з продажу залучення нових клієнтів.
Все це стосується базових компетенцій, які є відправними точками вашої діяльності. Складіть список ключових компетенцій і визначте своє «слабке місце», ту категорію, в якій ви найменш сильні . Саме вона стримує вас на шляху успіху. Людям властиво уникати того напряму своєї роботи, в якій вони слабші, але важливо навчитися діяти від протилежного. Треба максимально покращувати свої показники у цій «слабкій» області . Складіть план дій у цьому напрямі, не зупиняйтеся у розвитку, не переставайте вчитися, отримувати знання та вміння, що бракують. Крім того, важливо виділити компетенцію, яка надає вирішальний вплив на вашу кар’єру, і наполегливо її вдосконалювати .
7. Принцип примусової ефективності.
Нам ніколи не вистачить часу на всі справи, але вистачить часу на найважливіше — так говорить закон примусової ефективності. Встигнути все неможливо. Справи збираються як снігова куля, і, намагаючись упоратися з усім одразу, люди заганяють себе у стрес та аврали. Під тиском дедлайнів важлива робота виконується неякісно, що веде до фінансових та репутаційних втрат. Тому не намагайтеся з’їсти всіх жаб , достатньо з’їсти найбільших.
При плануванні справ поставте собі кілька питань:
– Які справи глобально найважливіші для вас (які жаби найбільші)?
– Яка справа, яка наблизить до успіху вас, вашу компанію, вашу родину, можете зробити лише ви (яка це жаба)? – Яка справа найважливіша в даний момент (яка жаба зараз найбільша)?
Відповіді на ці питання дозволять успішно планувати та ставити ясні цілі.
8. Якісно готуйтеся до майбутньої роботи.
Виробіть звичку перед тим, як з’їсти жабу, ретельно готуватися.
– Зробіть так, щоб все необхідне було під рукою – гаджети, паролі, інструменти, письмові приладдя, матеріали, програми тощо. Це наполягає на роботі, сконцентрує на процесі і не дозволить відволікатися. – Упорядкуйте ваше робоче місце , зробіть його зручним, акуратним і красивим для вас. Подбайте і про те, щоб у вас було зручне сидяче місце.
– Приступаючи до роботи, займіть позу, яка максимально фокусується на роботі . Сядьте прямо, зберіться, відчуйте себе сконцентрованою та ефективною людиною.
– Кілька разів повторіть собі: “За роботу!” — і починайте справи з твердим наміром успішно закінчити справу.
9. Постійно вдосконалюйтеся та навчайтеся.
Світ безперервно змінюється, вимагаючи від нас нових навичок та знань. Тому постійне навчання стає необхідною складовою успіху, інакше неможливо наздогнати за змінами, що відбуваються навколо . Нові навички, підвищення компетенції дозволять почуватися більш впевненим та професійним, підвищуючи самооцінку. Покращуйте свої показники, тоді вам будуть під силу найскладніші завдання. Усьому можна навчитися. Достатньо приділяти новому заняттю невеликий проміжок часу щодня, і це буде результативно.
Браян Трейсі вмів набирати текст дуже повільно, буквально одним пальцем. Але, вирішивши написати книгу, він вправлявся на комп’ютері 20–30 хвилин щодня і навчився друкувати 40–50 слів за хвилину. Це дозволило йому написати кілька бестселерів.
Ніколи не закінчуйте вчитися. Навчайтеся скрізь, де тільки можна: відвідуйте професійні конференції, семінари, профільні програми. Слухайте навчальні аудіопрограми за кермом автомобіля або в транспорті – це заощадить багато часу.
10. Розпізнайте свої унікальні таланти, розвивайте та застосовуйте їх.
Кожна людина талановита у чомусь. Важливо якомога раніше зрозуміти, у чому ваш особливий дар, знайти свою нішу і застосовувати цю якість або вміння. Коли ви знайдете «жабу» по собі та до душі, ви зможете перевершити багатьох і стати у цій галузі видатним професіоналом. Подумайте, що вам успішно дається, за що вас хвалять та цінують, у чому ви почуваєтеся впевнено. Згадайте особливо великих «жаб», яких ви з’їли легко та віртуозно. І сконцентруйте свою енергію на таких завданнях.
11. Зрозумійте, що вас стримує.
Оцінюйте кожну задачу, що стоїть перед вами, як набір факторів, що стримують. Визначте, які обставини стоять на шляху до вашої мети (як у кар’єрі, так і в особистому житті) і спробуйте мінімізувати їх стримуючий ефект.
Подібними обставинами можуть бути люди, з якими вам складно працювати, матеріальні засоби, яких вам не вистачає для реалізації завдання, складні конкуренти, відсутність у вас якихось необхідних компетенцій.
Згадуючи про принцип 80/20, можна сказати, що 80% стримуючих факторів зазвичай внутрішні (тобто вони знаходяться всередині вашої компанії або у вас самих) і лише 20% зовнішні. Об’єктивно проаналізуйте свою роботу та роботу своєї компанії і постарайтеся чесно відповісти на запитання «Що стримує наш розвиток?» і «Що гальмує мене на шляху до мети?». Коли знайдете прихованих “ворогів” – нейтралізуйте їх.
12. З’їдайте слона шматочками.
Ви впораєтеся з будь-яким завданням, якщо вирішуватимете її частинами. Розділіть велику «жабу» на частини, розбийте завдання на підзавдання , почніть подорож довжиною тисячу миль з першого кроку. Цей метод ще називають методом скибочки «салямі» — ви не заковтуєте палицю ковбаси відразу, а їсте її шматочками. Виконавши один етап, переходьте до наступного, який відкриє нові перспективи. Якісно виконуючи одну справу за іншою, ви не розпилюватиметеся і зможете послідовно просуватися до мети. Добре виконавши один етап, ви відчуєте душевний підйом і радість, що надихне вас на наступні звершення.
Не думайте про те, як відразу схуднути на 10 кілограм, думайте про те, коли зручно буде прогулятися швидким кроком або що з’їсти замість піци.
13. Метод “швейцарського сиру”.
Крім поділу завдання на скибочки, можна використовувати і метод «швейцарського сиру». Він працює таким чином: ви робите в завданні своєрідні «дірки», як ті, що в сирі. Цей метод ефективний, коли у вас немає достатнього часу на проблему, але ви можете приділити їй хвилин 5–10 щоденно, ненадовго вмикаючись у роботу та частково її виконуючи, після чого переключаючись на інше завдання. Але ви встигаєте трохи відгризти від «жаби», і таким чином рухаєтеся вперед до кінцевого результату. Пророблення дірок і метод «швейцарського сиру», як і метод «салямі», — чудові способи справлятися з масштабними завданнями.
Навіть якщо розпочинати книгу з написання одного абзацу на день, можна написати бестселер. Але якщо не робити нічого, і результат буде нульовим.
14. Мотивуйте себе самі.
Ніхто не прийде та не скаже, що вам треба робити. Ніхто не підштовхне вас до дії та не візьме відповідальності за ваше життя. Це можете зробити лише ви самі! Ви маєте навчитися самоконтролю. Пред’являйте до результатів своєї роботи найвищі вимоги, і тоді ніхто не зможе заперечити ваш професіоналізм . Робіть трохи більше, ніж від вас чекають, підвищуйте свою думку про себе.
Хороший спосіб впоратися з прокрастинацією – уявити, що у вас тільки один день на виконання роботи, після чого ви поїдете у відпустку. Тоді ви станете працювати продуктивніше, не відволікаючись на порожні справи.
15. Акумулюйте енергію.
Щоб продуктивно працювати, необхідно мати достатню кількість сил – розумових, фізичних та емоційних. Не заповнюючи енергію, можна швидко спустошитися та втратити ефективність. Після 8-9 годин робочої діяльності концентрація різко падає, також у більшості випадків контрпродуктивна робота в нічний і вечірній годинник. Тоді найкраще, що ви зможете зробити, – лягти спати і як слід виспатися, тоді ви швидше та якісніше виконаєте необхідну ділянку роботи. Не залишайтеся із розрядженою батареєю, поповнюйте свої ресурси . Щонайменше один день на тиждень виділіть для повного відпочинку від усіх робочих питань — жодних ділових дзвінків, перегляду електронної пошти та паперів, жодної спеціальної літератури та іншого. Гуляйте, спілкуйтеся із сім’єю, займайтеся улюбленим хобі. Не забувайте про відпустку, лягайте спати раніше, правильно харчуйтеся, займайтеся спортом до душі.
Проаналізуйте своє ставлення до здоров’я та змініть його на краще. Для цього поставте собі такі питання:
– Чи є в моєму житті фізичні навантаження і які?
– Від яких звичок, які погано впливають на моє здоров’я, мені варто відмовитись?
– Якими новими звичками треба мати, щоб покращити своє самопочуття та працездатність?
16. Стати оптимістом.
Стати оптимістом по відношенню до життя і самого себе . Складнощі на будь-якому шляху неминучі, але можна змінити ставлення до проблем і не дозволяти їм псувати вам настрій. Вийміть із труднощів урок. Говоріть собі, що ви можете впоратися з будь-яким завданням, нагадуйте собі, що ви чудовий професіонал . Менше критикуйте себе та інших. І просто частіше повторюйте: “Я собі подобаюся”. На запитання, як ви ся маєте, відповідайте: «Чудово!» Адже 80% людей насправді не турбують ваші проблеми. Оптимістам легше дається вирішення проблем. З радістю дивіться на світ, думайте про майбутнє і свої цілі в позитивному ключі, тоді у вас буде більше стимулів для роботи.
17. Навчіться говорити «Ні».
Щоб усе встигати і досягати успіху, треба навчитися говорити «Ні» — непріоритетним справам, власної повільності, відволікаючим моментам, неефективним звичкам. Щоб впустити в життя великі справи, треба спочатку позбавити її дрібних і суєтних справ. Підходьте до планування часу творчо – постійно переглядайте пріоритети та обирайте у списку справ найзначніші.
Замість перегляду телепрограм, поспілкуйтеся з сім’єю або займіться спортом. Замість балачки з колегами на абстрактні теми зробіть важливий дзвінок клієнту.
18. Як з’їдати найбільшу і найнеприємнішу жабу в першу чергу?
Виробіть звичку починати свій робочий день з виконання найскладнішого завдання, тоді вона не буде обтяжувати вас, і думки про неї не будуть відволікати від інших завдань . Щоб визначити та виконати таке важке та важливе завдання, зведемо разом те, про що говорили раніше:
– З вечора складіть список того, що потрібно зробити завтра.
– Систематизуйте цей список за допомогою методу “АБВГД” та принципу 8020.
– Визначте задачу А1 – найважливішу з погляду наслідків її виконання.
– Приготуйте все, що потрібно для виконання завдання A1.
– Упорядкуйте своє робоче місце.
– Мотивуйте себе на виконання завдання без зупинок та зволікань.
– Виконуйте всі вищезгадані пункти протягом 21 дня, щоб сформувати таку ефективну звичку – це дозволить вам стати високопродуктивною людиною.
19. Вмійте виділяти часові сегменти.
Сегментація часу – важливе вміння ефективних людей. Для великих завдань потрібні великі безперервні часові сегменти, які треба виділяти у своєму житті. Навколо цих відрізків часу можна вибудовувати всі інші робочі та неробочі процеси.
Наприклад, менеджерам з продажу можна щодня виділяти певний час, наприклад, з 10 до 11 ранку, на обдзвонення потенційних покупців. Або ви можете відвести певний час (вранці або ввечері) на фізичні вправи. Для тимчасової сегментації звикніть складати робочі графіки, які покажуть розподіл справ протягом робочого дня. Щоб звільнити час великих завдань, оптимізуйте його . Використовуйте ранковий годинник в офісі, коли вас ніхто не відверне. Якщо часто літаєте у відрядження, працюйте у літаку або під час пересадок із рейсу на рейс.
20. Спіймайте хвилю – працюйте швидко та продуктивно!
Спіймайте стан найвищої продуктивності, коли ви дієте у високому темпі, спокійно, планомірно та результативно. Сформуйте звичку працювати швидко, зібрано та якісно, у гарному настрої та з ентузіазмом. Тоді ви відчуєте викид ендорфінів і ясність свідомості, у вас відкриється друге дихання і частіше відвідуватимуть відмінні ідеї. Для цього виробіть у собі «відчуття невідкладності» та бажання діяти . З нетерпінням приступайте до роботи, намагаючись випередити себе. Почавши роботу з високою швидкістю, ви й далі рухатиметеся швидко за інерцією, що забезпечить стрімкий розвиток кар’єри. Кажіть собі: “Зроби це негайно!”
21. Одна задача за один період часу.
Вибравши актуальну задачу, цілеспрямовано працюйте над нею, не відволікаючись, поки не виконайте її повністю . Коли виникає бажання відволіктися, нагадуйте собі: “За роботу!” – І продовжуйте працювати. Будь -яка перерва в роботі призводить до того, що вам доводиться знову вникати в зроблене, входити в ритм, згадувати, на чому ви зупинилися, справлятися з інерцією . Через війну час виконання роботи може значно зрости. Виявляйте силу волі – так ви почнете більше поважати себе і продуктивніше працювати.
Висновок
Залишіть гидливість і візьміть за правило в першу чергу «з’їдати найбільшу і найнеприємнішу жабу». Тобто навчитеся вибирати зі списку завдань найважливішу та негайно виконувати її. Для цього автор пропонує такі правила та принципи:
1. Максимально ясно формулюйте свої цілі. Викладіть їх письмово та систематизуйте у хронологічному порядку.
2. Плануйте час : день, тиждень, місяць. 3. Використовуйте принцип 80/20 , який свідчить, що 20% зусиль, що додаються, дають 80% результату. Першими вирішуйте завдання, які гарантують більший результат. 4. Думайте про довгострокову перспективу . Приділяйте максимум уваги тим завданням, вплив яких на ваше майбутнє найбільше. 5. Розставляйте пріоритети важливості завдань за принципом «АБВГД», де «А» – завдання, виконання якого необхідно, «Б» – бажано виконати, «В» – корисно виконати, але не обов’язково, «Г» – завдання для делегування, « Д» – неактуальне завдання.
6. Фокусуйтеся на найбільш значимих категоріях , за якими судитимуть про те, як ви справляєтеся зі своїми обов’язками. Розвивайте свої навички у цих категоріях. Визначте свої слабкі місця та вдосконалюйтесь у цих областях. 7. Нам ніколи не вистачить часу на всі справи, але його вистачить на найважливіше. Чи не прагнете з’їсти всіх жаб, достатньо з’їсти найбільшу. 8. Готуйтеся до роботи – нехай робоче місце буде акуратним та функціональним.
9. Не переставайте вчитися , сучасний світ вимагає нових навичок. 10. Розпізнайте, розвивайте та застосовуйте ваші унікальні таланти. Подумайте, що вам успішно дається, за що вас хвалять та цінують, у чому ви почуваєтеся впевнено.
11. Проаналізуйте фактори, які стримують вас на шляху до успіху , та мінімізуйте їх негативний вплив. 12. Виконайте масштабне завдання, розділивши його на підзавдання (метод «салями») і виконуючи етап за етапом. Або приділяйте їй 5-10 хвилин на день (метод «сиру»).
13. Самі підштовхуйте себе до дії та беріть відповідальність за своє життя.
14. Відновлюйте внутрішні ресурси – відпочинком, сном, спортом, правильним харчуванням. 15. Стати оптимістом. 16. Навчіться говорити «Ні» непріоритетним справам, ліні, поганим звичкам.
17. Вмійте виділяти безперервні часові сегменти для важливих завдань. 18. Спіймайте хвилю – працюйте швидко, продуктивно та з ентузіазмом!
19. Виконуйте одне завдання за період часу , не відволікаючись.