Вступ
Як отримувати максимальну віддачу від витрачених коштів та енергії та братися за нову справу, не залишаючи «хвостів»? Як навчитися відокремлювати важливі справи від другорядних, правильно ставити цілі, визначати пріоритети, планувати та економити час? І чи можна ефективно працювати і при цьому жити на своє задоволення у світі повсякденних турбот? Відповідь однозначна – так. У своїй книзі Девід Аллен розглядає ефективні інструменти, підказки, технічні прийоми та фокуси та розповідає про методики, орієнтовані на підвищення ефективності роботи. Все, що пропонує автор, дуже просто реалізувати: для цього не потрібні жодні особливі навички, тому будь-яка людина може жити насиченим, осмисленим та яскравим життям, у якому кожна хвилина часу має свою вагу та найвищу цінність.
Девід Аллен по праву вважається одним із найвпливовіших теоретиків продуктивності. Він проводить майстер-класи для приватних осіб та організацій по всьому США та є провідним доповідачем журналу New York Life, Світового банку, Фонду Форда та інших організацій. Його статті публікуються у Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times та Wall Street Journal. Книга «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу» було видано у дванадцяти країнах світу.
Мистецтво отримувати результат
Більшість людей вважають, що в них дуже багато роботи і занадто мало часу на її виконання. У новому тисячолітті люди підвищили якість свого життя, але при цьому зріс рівень стресу, оскільки вони звалюють на себе більше роботи, ніж здатні виконати. У попередні часи результати роботи були очевидними: поля потрібно було орати, машинами слід було керувати. Ви знали, яку роботу потрібно виконати – ви могли її бачити. Сьогодні більша частина проектів не має чітких рамок: люди працюють одночасно над кількома завданнями, але навіть якби вони мали все життя на їх виконання, їм не вдалося б довести задумане до досконалості.
Сьогодні, коли йдеться про те, в чому полягає наша робота, цілі стають розпливчастими. Люди сприймають колосальні обсяги інформації та виявляються не підготовленими до їх обробки. Більшість стресових ситуацій зумовлено неправильною реакцією на зобов’язання, які люди дають чи приймають. Кожен компроміс, укладений вами із самим собою, відкладається у вас у підсвідомості. Все, що вас не влаштовує і, на вашу думку, знаходиться не на своєму місці – це «незамкнуті цикли», що відволікають вашу увагу. До них може ставитися все що завгодно: від найсерйозніших проблем до скромних завдань типу «Купити нову електричну точилку для олівців». Якщо щось займає ваші думки, то ваша свідомість не вільна. Тому все, що вас глине, слід об’єднати в чітку систему поза вашою свідомістю (так званий накопичувальний кошик), до якої вам доведеться регулярно повертатися, щоб упорядкувати її вміст. Крім того, ви повинні чітко усвідомити, в чому полягає завдання, і вирішити, що потрібно зробити для її виконання. А як тільки ви визначили, які дії потрібно вжити, вам слід об’єднати нагадування про них у систему, до якої ви регулярно звертатиметеся.
Опишіть на папері проект або ситуацію, яка в даний момент найбільше займає вашу свідомість. Тепер опишіть однією пропозицією успішний результат, який принесе вам вирішення цієї проблеми або вихід із ситуації. Відповідь може бути проста: наприклад «відпочити на Гаваях», «налагодити стосунки з клієнтом X» тощо. Тепер запишіть першочергові дії, які слід зробити, щоб ситуація зрушила з місця. Ви, напевно, відчуєте хоча б незначний приплив впевненості у своїх силах, спокою та концентрації. Також ви виявите нові мотиви, які спонукають вас реально зробити для поліпшення ситуації, про яку дотепер всерйоз не замислювалися. Звичайно, справа ще не доведена до кінця. Але ви вже сформулювали чітке визначення бажаного результату та першочергових дій, необхідних для його досягнення. Що ж дозволило одержати це визначення? Відповідь — міркування, не дуже складні, але достатні для того, щоб надати чіткої форми проблемі та засобів, необхідних для її вирішення.
Найчастіше причина, через яку проблема займає ваші думки, — це ваше бажання змінити щось у поточному стані речей, але поки що перелічені думки не з’ясовані, рішення не прийняті, а результати не впорядковані в систему, ваша свідомість не може розслабитися. Справи, які вимагають виконання, але для яких ви ще не визначили бажаний результат та першочергові дії – це рутина. Поки ви не перетворили рутину на завдання, що піддаються контролю, її неможливо контролювати. Потрібно зібрати докупи всі проблеми, а потім обміркувати їх. Але перед цим слід навчитися повністю звільняти свідомість.
Більшість людей мають десятки справ, які потрібно виконати, щоб досягти успіху в різних сферах діяльності, але вони не знають, які саме кроки слід зробити. І поширена скарга про те, що «У мене немає часу на ____» (заповніть перепустку) цілком зрозуміла, тому що багато проектів здаються нездійсненними, і вони справді нездійсненні, тому що проект не можна просто взяти та здійснити. Можна лише виконати події, які стосуються проекту. Деякі дії, необхідні для того, щоб зрушити проект з мертвої точки, займають лише одну або дві хвилини. Справи рідко застрягають на одному місці через нестачу часу: вони не можуть зрушити з мертвої точки, тому що чітко не визначено шлях досягнення результату.
Ймовірно, за останні кілька хвилин ваша свідомість відволікалася на якийсь предмет, що не має жодного відношення до теми книги, тому що звернулося до якогось незамкненого циклу, або невирішеної проблеми. Якщо ви не записали нагадування про неї і не поклали його в надійний «кошик», то, найімовірніше, ви почали переживати. Головна проблема в тому, що ваша свідомість постійно нагадує вам про різні речі саме тоді, коли ви не можете вплинути на них. На думку вашого мозку, ви повинні прямо зараз приступати до дій, які вважаєте за необхідне. І коли цього не відбувається, народжується всепроникний фактор стресу, джерело якого не можна нейтралізувати. Більшість людей перебувають у стані такого ментального стресу, у тій чи іншій формі так довго, що вже не усвідомлюють цього. Він настільки звичний, що ті, хто його відчувають, зазвичай навіть не відчувають дискомфорту. Більшість із них зрозуміють, який тягар носили, лише тоді, коли позбудуться його і помітять, як змінився їхній стан.
П’ять етапів завоювання контролю за робочим процесом
Виконання роботи можна поділити на п’ять окремих стадій. Ми (1) збираємо докупи всі проблеми, які займають нашу увагу; (2) усвідомлюємо їхню суть і вирішуємо, які кроки зробити; (3) організовуємо результати, які ми (4) розглядаємо як альтернативні варіанти програми (5) дій. Перелічені етапи дають змогу узгодити все, що займає нашу увагу у кожний конкретний момент. Одна з основних причин, з яких багатьом людям не вдавалося організувати себе, полягає в тому, що вони намагалися виконати всі п’ять етапів одночасно. Найчастіше це відбувається, коли людина сідає «складати список», намагається перерахувати «найважливіші справи» у певному порядку, і при цьому не вказує майже жодних конструктивних дій, які збирається вжити.
Багато справ, які ви повинні зробити, накопичуються самі собою. Вам надходить пошта, службові листи опускаються на ваш стіл, ваш комп’ютер атакує потік електронних послань, накопичуються голосові повідомлення. Але в той же час у вашій свідомості існують проблеми, які вимагають вирішення вже давно. Блокнот з начерками нових стратегій, що лежить у купі паперів у вас на столі, зламані прилади, які припадають пилом в ящиках того ж столу, старі журнали на тумбочці — все це потрапляє в категорію рутини. Щоб грамотно керувати цим складом незавершених циклів, спробуйте укласти їх у спеціальні «контейнери», де вони чекатимуть свого часу доти, поки у вас не з’явиться пара хвилин, коли ви зможете вирішити, що вони являють собою і що потрібно зробити для завершення циклів. При цьому ви повинні регулярно звільняти ці контейнери, щоб вони залишалися надійними інструментами збирання невирішених проблем.
Прикладами певного узагальненого кошика для вхідних відомостей, що надходять як із зовнішніх, так і внутрішніх джерел, можуть бути такі інструменти: звичайний кошик для пошти, паперові носії інформації, електронні засоби запису інформації, звукозаписні пристрої, електронна пошта.
Умови ефективного збору інформації
Розглянемо три необхідні умови ефективного збору інформації:
- Кожен незамкнений цикл потрібно викинути з голови та помістити у систему збору інформації.
- Намагайтеся обходитися мінімальною кількістю ємностей для збору інформації.
- Ви повинні регулярно звільняти кошики для вхідної інформації. р
Інструменти збирання інформації повинні стати частиною вашого життєвого стилю. Тримайте їх під рукою, щоб можна було зафіксувати будь-яку думку, яка може бути корисною, незалежно від того, де ви знаходитесь.
Реальна можливість удосконалити процес збирання інформації для більшості людей — упорядкувати рукописні матеріали та вміст настільних лотків. Письмові нотатки потрібно систематизувати і обробляти, а не залишати припадати пилом у стосах паперів, блокнотах і ящиках столу. Письмові матеріали потрібно акуратно складати в лотки, а не розпихати по різноманітних стосах паперів та будь-яких доступних куточків вашого світу.
Якщо ви не очищаєте кошик “Вхідні” і не обробляєте накопичену рутину, то кошики служать тільки для накопичення безформної купи матеріалу. У жодному разі не кладіть проблему назад у папку «вхідна інформація»! Не звільняти кошик — все одно, що накопичувати сміттєві баки, які ніколи не спорожняються — доведеться постійно докуповувати нові ємності, щоб вони вмістили все ваше сміття.
Покрокове мислення, необхідне у тому, щоб звільняти кошики, є найважливішим уроком організованості. Багато проблем – це безформні завдання, маса повідомлень, звалених у ящик, тому що ви не спромоглися витратити кілька секунд і з’ясувати, в чому, власне кажучи, суть документа або оголошення. Існує три можливі варіанти розібратися з такими повідомленнями: перший зрозуміти, що це сміття, і викинути їх; другий — внести документи до списку «Коли-нибудь/может быть» третій — упорядкувати нагадування, занісши їх у спеціальний блокнот. Типовий список “Коли-нибудь/может быть” – це: купити човен, вивчити іспанську, піти на заняття з акварельного живопису і так далі. Прикладом упорядкованих нагадувань можуть бути нагадування про те, що 15 березня потрібно платити за комунальні послуги, а 12 вересня у міському театрі буде постановка «Лебединого озера» у виконанні Великого театру.
Всі деталі, плани та супутня інформація, яка може знадобитися під час роботи над різними проектами, повинна зберігатися в окремих папках, комп’ютерних файлах, блокнотах або підшивках. Матеріали щодо проектів, що передбачають активні дії, потрібно буде переглядати частіше, щоб забезпечити чітке визначення всіх необхідних кроків. Прозорі файли у пружинних папках, які лежать на розташованих один під одним лотках у межах досяжності, можуть виявитися найбільш практичними для паперової роботи подібного роду.
У календарі слід відзначати три речі: дії, які слід здійснити у певний час (наприклад, ділові зустрічі); дії, які слід здійснити у визначений день (без конкретизації часу); інформацію, присвячену конкретним датам (події, заходи). Геть списки справ на кожен день. У календарі мають бути лише три вказані категорії нагадування, і нічого іншого! Якщо ви щось записали в календар, ви повинні виконати поставлене завдання цього ж дня або взагалі відмовитися від його виконання. Зміни можна вносити лише у разі перенесення ділових зустрічей. Якщо ви знатимете, що і коли потрібно зробити, то у вас з’явиться простір для маневру. Корисна звичка: після того, як помітите в календарі завдання як «виконане», перевіряйте, які проблеми ще потрібно вирішити. Усі ваші незамкнені цикли потрібно переглядати раз на тиждень.
Більшість людей відчуває повніше задоволення від своєї роботи після того, як упорядкували, завершили, прояснили і переглянули всі угоди з собою і з оточуючими. Робіть це раз на тиждень, а не раз на рік.
Планування
Щоб дрібні справи просувалися в потрібному напрямку, слід думати про великі. Основними складовими внутрішньої впевненості та контролю за ситуацією є: (1) чітко сформульовані результати (проекти) та першочергові дії для їх здійснення, а також (2) нагадування, об’єднані в надійну систему, до якої ви регулярно звертаєтесь. Для того, щоб упоратися зі складними ситуаціями, потрібні детальні плани. Але зазвичай ви в змозі дуже продуктивно працювати, маючи під рукою тільки конверт і олівець: коли люди будують плани переважно в природній та неформальній обстановці, вони позбавляються внутрішньої напруги і досягають кращих результатів. Найдосвідченіший планувальник у світі – це ваш мозок. Ваша свідомість проходить п’ять стадій під час виконання практично будь-якого завдання: визначення мети та принципів, формування картини кінцевого результату, мозковий штурм, організація, визначення наступних дій. Давайте розглянемо кожну із п’яти стадій природного планування та з’ясуємо, як ми можемо вплинути на всі аспекти процесу.
Ціль
Знання та чітке розуміння мети будь-якої діяльності становлять основу ясності, творчого розвитку та успішної співпраці. Якщо ви не зрозуміли чітко мету своєї діяльності, то у вас немає жодних шансів на перемогу. Запитання «Навіщо?» дозволяє розподілити ресурси, розставити акценти та створює мотивацію. Часто проекти та ситуації, які бентежать людей і викликають у них здивування, різко прояснюються, коли хтось раптом запитує: «А чого ми, власне кажучи, намагаємося досягти?». Прості, ясні цілі та принципи дають початок складним та розумним діям. Складні норми та правила породжують примітивні та дурні вчинки.
Ідея
Коли ви чітко усвідомили, яких результатів хочете досягти і з якою метою, настає черга питання «як?». Ідеї починають відвідувати вас практично в довільному порядку – суттєві, несуттєві, погані та добрі. Запис або фіксування ідей на якомусь зовнішньому носії інформації може суттєво підвищити продуктивність та продуктивність мислення.
Наприклад, на малюнку ключову ідею можна помістити в центр листа, а супутні ідеї зобразити у вигляді відростків. Основні принципи мозкового штурму та спонтанного мислення зводяться до наступних моментів: не судіть, не заперечуйте, не оцінюйте та не критикуйте; думайте про кількість, а чи не про якість; відсуньте аналіз та організацію на другий план.
Організація робочого простору
Належна підготовка та організація робочого простору зменшить ваш підсвідомий опір необхідності вирішення рутинних проблем та підвищить ваш інтерес до них. Ідеальні часові рамки для більшості людей становлять два повні робочі дні. Найкращий час для такої роботи — вихідні, оскільки на цей час ймовірність зовнішнього втручання мінімальна. Для багатьох співробітників відсунути весь світ на другий план на два дні — найскладніше завдання: постійна готовність бути присутнім на ділових зустрічах і реагувати на оголошення «в робочому режимі» — це звичка, від якої найважче абстрагуватися. Але ці два дні окупляться продуктивністю і спокоєм, що багаторазово зросла.
Вам знадобиться фізичний простір, який стане центром управління діяльністю.
Основні елементи робочого простору – це письмовий стіл та місце для лотка з поштою. Більшість фахівців поняття робочої поверхні — ширше: до нього належить телефон, комп’ютер, лотки для паперів, ящики для папок, полиці для посилальних матеріалів. Якщо у вас ще немає власного робочого простору та спільного кошика «Вхідні», негайно наведіть їх. Це стосується і студентів, і тих, хто працює вдома, і навіть пенсіонерів. Кожен має бути фізичний центр управління діяльністю, з якого можна керувати вирішенням усіх своїх проблем. Не нехтуйте робочим місцем і вдома. Вкрай необхідно, щоб у вас був власний робочий простір — або, принаймні, власний кошик «Вхідні документи» та місце для роботи з документами. Вам знадобляться: щонайменше три лотки для паперів; пачка простого паперу формату А5; ручка чи олівець; самоклеючі листки; скріпки для паперів; скріпки для палітурки; швидкозшивач та скріпки до нього; клейка стрічка; гумка; автомат для наклеювання етикеток; папки для паперів; щоденник; кошик для сміття.
Лотки для паперів будуть кошиками для вхідної та вихідної інформації. Один або два лотки будуть призначені для зберігання супутніх документів за поточними проектами та стопок паперів «для прочитання та перегляду». У процесі первинного накопичення інформації вам знадобиться простий папір: дуже корисно записувати кожну ідею на окремий аркуш. Критично важливим інструментом нашої роботи є ярлики. Автомат знадобиться для позначки ваших папок, корінців підшивок та інших речей. Щоденник потрібен не для того, щоб зберігати списки подальших дій, а для того, щоб відстежувати «бар’єри» у роботі, які потрібно усунути у конкретний час, у певний день.
Для збору даних знадобиться лоток та папір. У міру обробки вмісту кошика «Вхідні» ви будете здійснювати масу дій, що займають менше двох хвилин, для яких знадобляться листи, швидкозшивач і скріпки. Журнали, статті та довгі службові записки, прочитання яких займає понад дві хвилини, підуть в інший лоток.
Один із найкращих фокусів, що дозволяють підвищити індивідуальну продуктивність, – це застосування організаційних інструментів, якими вам подобається користуватися. Не слід забувати також про фактори естетики та морального задоволення.
Купуючи блокнот, пам’ятайте: ви повинні мати можливість скласти список на ходу і легко звертатися до нього з необхідною періодичністю. У вас має йти не більше хвилини на те, щоб витягти матеріал з кошика «Вхідні» або роздрукувати його з електронного повідомлення, прийняти рішення про те, що він не вимагає від вас активних дій, але може стати в нагоді в майбутньому і помістити його в систему організації посилальних даних. Тримайте в межах досяжності папки з інформацією загального характеру. Якщо доводиться щоразу вставати, щоб додати в картотеку якийсь унікальний клаптик паперу, у вас з’явиться схильність до накопичення матеріалів, а не до їх упорядкування, і, швидше за все, ви почнете ненавидіти всю роботу з кошиком «Вхідні». Замість багатьох довідкових інформаційних систем, тримайте одну картотеку, відсортовану в алфавітному порядку. І тримайте великий запас папок. Також зверніть увагу, що при покупці шаф для папок не варто економити на якості.
Збір інформації: «загону для рутинних проблем»
Перед тим як обробляти відомості, потрібно зібрати їх докупи. Перше, що треба зробити — озирнутися довкола у пошуках чогось, що лежить не там, де має лежати завжди, і покласти в кошик «Вхідні». Ви збиратимете незавершені завдання та майбутні справи. Всі вони потрапляють до папки «Вхідні», щоб ними можна було зайнятися згодом. Найкращий спосіб прийняти правильне рішення про те, чи варто визначати щось у кошик «Вхідні» — чітко усвідомити, чого не варто туди класти. Ось чотири категорії речей, які можуть залишитися без змін там, де знаходяться на даний момент, і не вимагають від вас жодних дій: канцтовари, довідкові матеріали, обстановки, обладнання. Решта — «вихідні матеріали». Якщо очевидно, що місце якогось предмета — у сміттєвому баку, одразу викиньте його. Якщо ви не знаєте, що є предметом, і чи варто залишити його у себе, не соромлячись, кладіть його в кошик «Вхідні» — рішення можна буде ухвалити пізніше. Основна мета збору інформації — якнайшвидше вкласти весь матеріал у кошик, щоб належним чином «окопатися та намітити лінію фронту».
Часто в процесі збору матеріалів людина натикається на якийсь клаптик паперу чи документ, і вигукує: «О боже! Я зовсім забув (забула)! Я повинен (має) цим зайнятися!», після чого не хоче класти документ у величезний стос інших паперів, що лежить у кошику, боячись знову забути про нього. Якщо щось подібне трапиться з вами, насамперед запитайте себе, чи справді цим варто займатися, перш ніж закінчите перший етап процедури. Якщо відповідь ствердна, то краще вирішити проблему відразу і викинути її з голови. В іншому випадку не бійтеся і покладіть документ у стопку. Ви все одно скоро обробите всі ці дані і розберетеся зі всією чаркою, тож нікуди він не дінеться.
Тепер починайте складати все, що лежить на столі, в стопку «вхідних матеріалів». Типові предмети, які трапляться вам під руку: стопки листів та службових записок, факси, візитки, нотатки з нарад. Погляньте на свій робочий стіл: якщо щось потрібно поміняти, запишіть нагадування про це на листку і покладіть його в кошик. Тепер по черзі розгребайте вміст кожної із ящиків столу. Щось лежить не на своєму місці? Покладіть предмет у кошик або запишіть нагадування на аркуші паперу. Продовжуйте просуватися офісом, збираючи все, що лежить на поверхні столиків, полиць або шаф, і при цьому знаходиться не на своєму місці. Потім загляньте в шафи: часто там можна знайти сувеніри, які вже нічого не означають для вас. Якщо ви виявили безлад і вирішили все реорганізувати, запишіть нагадування про це на аркуші паперу і киньте в кошик. Записуйте кожну думку, кожну ідею, кожен проект чи задум, який поглинає вашу увагу, на окремому аркуші паперу. Думки спадатимуть вам на думку довільному порядку: істотні, несуттєві, приватного чи професійного характеру — ідеї хаотично виникатимуть у вашій свідомості, але краще перестаратися у процесі збирання ідей, ніж щось упустити. Пізніше ви завжди зможете відкинути будь-яку нісенітницю.
Обробка інформації: спустошення кошика
Є кілька ключових правил, які слід дотримуватися: обробляйте проблеми по порядку; обробляйте проблеми за однією; ніколи не повертайте нічого в кошик. Усі проблеми потрібно обробляти однаково ретельно. Навіть якщо другим предметом, витягнутим із кошика, буде записка, адресована президентом країни особисто вам, а першим — рекламний буклет, який надійшов поштою, спочатку потрібно зайнятися рекламним буклетом! Як тільки ви порушите правило і почнете в довільному порядку обробляти завдання на свій розсуд, то у вас обов’язково з’являться проблеми, що залишилися без уваги.
Довідкові матеріали
Багато речей, які ви знайдете в кошику, можуть не вимагати від вас активних дій, але представляти цінність як потенційно корисна інформація. Коли трапляється на очі щось, що ви хотіли б залишити у себе, надрукуйте відповідний ярлик, наклейте його на папку і покладіть в ящик. За умови, що дія займе не більше двох хвилин, її слід здійснити, як тільки ви дістали відповідний предмет із кошика. Якщо документ не заслуговує на увагу, просто викиньте його. Правило двох хвилин – чарівне правило. Дотримуйтесь його, і ви побачите, як більше встигнете зробити в процесі чищення вхідного матеріалу.
Створивши власну зручну систему, записуйте завдання, які ви передаватимете іншим людям, а потім відслідковуватимете, в блокнот або вкладайте папку з окремими аркушами, присвяченими конкретним проблемам, можете також скласти перелік у категорії «Очікувань» на вашому комп’ютері. Наклеюйте на кожен документ у кошику листи, що самоклеяться, з назвою дії, яку потрібно зробити, і перекладайте їх у стопку вже оброблених «підвішених» справ. Здійснюючи це, ви викинете масу предметів, розсортуєте неабияку кількість матеріалу, здійсните численні дії, що займають не більше двох хвилин, і передасте певну кількість документів іншим людям.
Сортування матеріалу: створення «правильних» кошиків
Існує сім основних типів матеріалу, який потрібно відстежувати та контролювати з організаційної точки зору: список проектів; супутні матеріали щодо проектів; дії та відомості, занесені до календаря; списки «Першочергові кроки»; список «Очікування»; довідкові матеріали; список “Коли-нибудь/может быть”. Дуже важливо провести чіткі межі між категоріями. Вони мають бути розділені візуально, фізично та психологічно.
Вам стане набагато легше працювати, якщо у календарі будуть лише справи, які обов’язково потрібно зробити протягом дня. Візьміть за правило записувати телефонний номер напроти кожної проблеми. Часто можливість зробити важливий дзвінок залишається нереалізованою з простої причини, що ви не можете знайти потрібний телефонний номер. Якщо ви багато подорожуєте, заведіть список справ під назвою «В мережі», окремо від списку під назвою «Комп’ютер». На борту літака — замість того, щоб гарячково думати, що я можу і чого не можу зробити без інтернету — загляньте у список справ «Комп’ютер»: ви будете абсолютно впевнені, що жодна з цих справ не потребує підключення до мережі і спокійно оберете найважливіші завдання, які зможете виконати.
Якщо ви знаєте, що потрібно кудись поїхати машиною, то дуже корисно мати під рукою список, який можна переглянути в дорозі. Багато справ можна зробити тільки вдома, тому є сенс вести окремий список для даного контексту. Документи, на прочитання яких, за вашими оцінками, піде більше двох хвилин вашого часу, зазвичай є сенс поміщати в окремий фізичний стос-кошик під назвою «Прочитати/переглянути». Корисно мати під рукою стос матеріалів для прочитання, які можна переглядати на ходу. Люди, які не організували свої матеріали для прочитання/перегляду, можуть втратити багато часу, оскільки в житті часто з’являються несподівані вільні хвилини, які можна вигідно використовувати.
Перегляд даних: як підтримувати систему у робочому стані
Ваша система та діяльність повинні бути організовані таким чином, щоб ви могли бачити всі можливі варіанти дій тоді, коли вони потрібні. Зазвичай для огляду проблем достатньо лише кількох секунд на день, якщо ви переглядаєте списки потрібних справ у потрібний час. Багато хто з нас схильний навантажувати себе безліччю проблем, що значно перевищує обсяг роботи, з якою ми можемо впоратися.
Саме цей вир бурхливої діяльності і зумовлює крайню важливість щотижневого огляду. Огляд дає час на запис, переоцінку та перегляд проблем, вирішення яких дозволяє зберегти рівновагу. Іншого способу виконати необхідне перегрупування завдань, одночасно намагаючись упоратися з повсякденними справами, просто не існує.
Розберіться з неприкаяними паперами. Потягніть всілякі клаптики паперу, візитки, квитанції, що завалялися в закутках робочого столу, в кишенях та інших місцях. Покладіть все, що знайдете, у кошик для обробки.
Обробіть свої записи. Перегляньте всі записи в обліковому журналі, нотатки з нарад або записки, написані на листках із блокнота. Розкладіть їх за відповідними категоріями: документи, що вимагають активних дій, проекти, очікування, календарні події та «Колись/можливо».
Впорядкуйте будь-які довідкові записи та матеріали. Розставте матеріали «Прочитати/переглянути». Подивіться на події, що відмічалися в календарі. Зафіксуйте дії щодо організації та підготовки майбутніх заходів.
Викиньте все з голови. Запишіть (у відповідні категорії) будь-які нові проекти, подальші дії, очікування, можливі кроки, які ще не зафіксовані. Перегляньте списки проектів (і суттєвих результатів). По черзі оцініть стан виконання проектів, досягнення цілей та результатів; переконайтеся в тому, що в системі зазначено хоча б одну вирішальну дію за кожним задумом.
Перегляньте списки подальших дій. Позначте виконані дії. Перевірте нагадування про подальші активні кроки, які потрібно зробити. Перегляньте список очікувань. Запишіть будь-які дії, за якими слід простежити. Перевірте, які дії виконані.
Підходьте до справи творчо та дійте рішуче. Чи не з’явилося у вас якихось нових, чудових, божевільних, творчих, заразливих, ризикованих ідей, які можна додати до системи?
Щотижневий огляд настільки важливий, що просто зобов’язані виховати у собі звички, створити обстановку і підготувати інструментарій його проведення.
Корисна звичка збирати матеріал
Коли ваші співробітники бачать, що ви без перебоїв отримуєте, обробляєте та сортуєте угоди та договори, укладені з ними, нічого не беручи до уваги, їх довіра до вас зростає. Така влада, яку дає вміння фіксувати нагадування про всі незавершені чи невиконані справи. А коли ви зрозумієте, в чому причина негативних емоцій, які ви відчуваєте стосовно рутинних проблем, ви знайдете спосіб їх позбутися. Почуття тривоги та провини виникає автоматично, коли ви порушуєте домовленості із самим собою. Ваші негативні відчуття є прямим результатом порушення цих домовленостей.
Вчитеся зосереджуватися і змінювати свою поведінку, щоб бути в змозі розпізнавати і фіксувати навіть найменші домовленості з самим собою в міру їх виникнення у вашій свідомості. Максимально повне виконання процедури збору інформації та подальше впровадження звички записувати все нові справи в міру їх виникнення надасть вам сил та збільшить вашу продуктивність. Якою б серйозною і складною була проблема, подолайте замішання, зробивши маленький крок до її вирішення. Зробіть хоч щось. Однак пам’ятайте: ви можете впоратися зі справами по черзі, але вам не під силу вирішувати проблеми оптом.
Ваше життя і ваша робота складаються з результатів та дій. Коли ваша діяльність спрямована на постійне впорядкування всього матеріалу, який потрапляє вам під руку на всіх рівнях, у вашій роботі з’являється гармонія, і ви досягаєте небувалих результатів. Ваша продуктивність досягає небачених висот. Ви ставите собі мети і досягаєте їх.
Підготуйте до роботи власний інструментарій підвищення особистої організованості. Упорядкуйте своє робоче місце. Введіть кошики для вхідних даних. Заведіть хороший блокнот-органайзер для ведення списків, з яким вам буде приємно працювати. Повісьте картини, купіть ручки, викиньте сміття, реорганізуйте робочий простір. Це буде добрим початком. Виділіть час, коли ви могли б повністю розібрати окрему ділянку вашого офісу та кожен кут свого будинку. Поділіться будь-якими цінними навичками, витягнутими з цієї книги, з кимось. Підтримуйте контакти з людьми, які передають та розвивають описані навички та стандарти.
Щоб не збитися з курсу, вам знадобиться низка навичок, які, можливо, ще не увійшли до звички: вміння викидати все з голови, визначати подальші дії та результати, коли проблеми тільки з’являються на радарі, а не пізніше, регулярно переглядати та оновлювати повний список всіх незамкнених циклів у вашій роботі та житті. Запасіться терпінням та отримуйте задоволення від процесу. У житті немає вищої насолоди, ніж насолоду, яку відчуваєш від подолання труднощів, досягнення нових успіхів, дозрівання нових бажань та їх виконання.