Чи належить нам наш час
У середині XX століття футурологи заявляли, що час, коли людям не треба працювати, не за горами. Проте все виявилося інакше. Конкуренція зростає, швидкість появи нової інформації також. Люди працюють все більше, приносячи в жертву особисте життя та відпочинок.
З 1975 по 1995 рік кількість робочих годин у США збільшилася настільки, що фактично люди почали працювати зайвий місяць протягом року. Вихідні скоротилися на три з половиною дні.
Опитування більше тисячі американських менеджерів середньої ланки в Сіетлі показало, що більше половини з них працюють від 50 до 60 годин на тиждень, а 6% і більше. Проте, незважаючи на тривалий робочий час, 4 респонденти із 10 зізналися, що не встигають виконувати необхідний обсяг роботи. При цьому 85% вважають, що надто мало часу приділяють своїм сім’ям.
На жаль, у більшості компаній ефективність, відданість та честолюбство ототожнюють із довгим робочим днем. Зростаючий обсяг роботи, тривалий робочий день та відсутність впевненості у майбутньому збільшили рівень пов’язаного з роботою стресу.
За даними дослідження професора Кері Купера з Інституту науки і техніки Манчестерського університету, рівень стресу в останні десятиліття зріс щонайменше вдвічі. В результаті збільшилася кількість захворювань, зумовлених стресом. Це серцево-судинні захворювання (високий кров’яний тиск, інсульти, інфаркти), виразка шлунка, ослаблений імунітет, депресія.
У Японії нікого не здивуєш випадками смерті від перевтоми. Вона трапляється не лише у керівників, а й у водіїв автобусів, лікарів та продавців. Японські службовці працюють у середньому на 400 годин на рік більше за європейців, і 40% з них побоюються, що робота їх уб’є.
У напружених умовах сучасного суспільства необхідно вміти ефективно організувати час. Від цього залежить досягнення цілей, виконання завдань у строк, продуктивність роботи та задоволеність нею.
Девід Льюїс розробив програму організації часу та навантаження, яка допомагає перетворити напружену роботу на ефективну. Його система розроблена більше 20 років тому, але чудово працює до цього дня: вона включає безліч інструментів (чек-листів, таблиць, схем), прийомів та методик. Спробуйте – нова якість життя гарантована.
Самоорганізація
Переживаєте, що не вмієте керувати часом? Даремно — ним неможливо керувати. Якщо ви сумніваєтеся в цьому, спробуйте покерувати наступними п’ятьма хвилинами – вам не вдасться їх прискорити або сповільнити. Разом з тим, вам під силу організувати той час, який у вас є, а точніше — організувати самих себе .
Відносини з часом
Для початку давайте визначимо, як ви ставитеся до організації часу.
Запишіть собі одне очко за кожне з поданих нижче тверджень, якщо воно відповідає вашим переконанням:
• «Я неорганізована людина – це моя вроджена особливість».
• «Єдиний спосіб зробити більше – працювати старанніше».
• «Я можу працювати однаково продуктивно протягом дня».
• “Планування часу заважає спонтанності”.
• «Щоб працювати максимально ефективно, мені необхідно зазнавати тиску дедлайну».
• «Я повинен досягти повного контролю над своїм часом».
• «Якщо ви хочете зробити щось добре, вам треба зробити роботу самому».
• «Делегування лише забирає час».
• «Я не маю часу для самоорганізації».
• «Відсутність пунктуальності – ознака поганого виховання».Результати:
0: ви позитивно ставитеся до організації часу, у вас не повинно виникнути труднощів у виконанні практичних прийомів, описаних у цій книзі.
1–3: у вас досить позитивний підхід до організації часу, але деякі негативні риси можуть завадити вам.
4–6: Вашу здатність організувати час підривають численні упередження, описані вище.
7–10: ви сумніваєтеся, що може зробити життя легшим або менш напруженим. Вам заважають упередження.
Тимчасові зони
Самоорганізація залежить як від негативних установок, а й від того, як ви розумієте час і як намагаєтеся його організувати.
Доктор Філіп Зімбардо зі Стенфордського університету з’ясував, що люди можуть жити в одній (або двох) із чотирьох різних часових зон.
Перевірте, в якій зоні волієте жити ви:
Зона 1. Я віддаю перевагу спокійному життю, без надмірної напруги. Я люблю працювати у власному темпі і спокійно ставлюся до дедлайнів. Я вважаю, якщо щось не зроблено точно в термін, то це не так страшно. Я не надто організований і нечасто вчасно приходжу на зустрічі.
Зона 2. Спілкування з друзями – мій пріоритет. Я люблю вечеряти в компанії та ходити на вечірки. Я часто дію імпульсивно та не завжди продумую наслідки своїх вчинків. Я швидше поводитимуся спонтанно, ніж планувати кожну дрібницю. Я віддаю перевагу різноманітній роботі, де можна швидко бачити результати своєї праці.
Зона 3. Я намагаюся повністю організувати своє життя і віддаю перевагу чіткому порядку різноманітності. Я уважно ставлюся до харчування, регулярно виконую фізичні вправи, сплачую медичну страховку. Я старанно продумую свої дії.
Зона 4. Я люблю працювати під тиском в умовах жорсткого дедлайну та пишаюся своєю пунктуальністю. Я прагну вирішувати завдання, що містять виклик. Мені важко розслабитись. Як правило, я приходжу на зустрічі вчасно та в останню хвилину.
(!) Залежно від ситуації людина може обирати різні зони, наприклад, на роботі — четверту, а на відпочинку — першу.
Про що говорить ваш вибір
Зона 1. Люди цієї зони – фаталісти. Вони займають розслаблену позицію і воліють наскільки можна відкладати важливі рішення. Вам властиві нездатність розпочати нову справу, відсутність наполегливості та труднощі із завершенням розпочатого.
Зона 2. Люди, які живуть у цій зоні, – гедоністи. Вони прагнуть миттєвої винагороди і задоволення. Організації часу таких людей перешкоджає ворожість до планування та організації. Ви можете відкласти важливі, але неприємні чи нудні справи та зайнятися чимось веселим та захоплюючим.
Зона 3. Люди, які обирають цю зону, спрямовані майбутнє. Вони ставлять перед собою довгострокові цілі та планують кар’єру на багато кроків уперед. Ймовірно, що ви вже досить ефективно організували себе та свій час. Однак ваше вміння можна відточити, а час організувати ще ефективніше.
Зона 4. Це вибір людей, які чудово відчувають час. Вони люблять працювати за строгим графіком і вимагають пунктуальності як від себе, так і оточуючих. Ймовірно, вам важко мати справу із менш пунктуальними людьми.
Щоб організувати себе та свій час, необхідно:
• знати цілі, яких ви хочете досягти в особистому та професійному житті;
• розуміти, як ви зараз витрачаєте свій час;
• знайти шляхи найефективнішого розподілу часу задля досягнення цілей.
Облік часу
Звичайна людина невиразно пам’ятає, на що витратив час. Навіть якщо у вас хороша пам’ять і ви пам’ятаєте більшу частину того, що з вами трапляється, ці спогади не надто точні з наступних причин:
• Наша оцінка часу є суб’єктивною. Нудний виступ на 10 хвилин здається вічністю. На початку відпустки здається, що час сповільнюється, а до кінця летить зі страшною швидкістю.
• Ми намагаємося себе заспокоїти, забуваючи про втрати часу на порожні розмови, пошуки ключів, обід і споглядання пейзажу за вікном. Ми також вважаємо за краще забути, що відкладаємо неприємні термінові завдання.
Керівник великої торгової компанії був переконаний, що більшу частину тижня витрачав на інструктаж спеціалістів із продажу. Облік часу показав, що насправді він приділяв цьому менше ніж півтора дні.
З причин, описаних вище, дуже важливо вести облік часу і фіксувати його в письмовій формі, наприклад у такій картці:
Ось кілька порад щодо ефективного обліку часу:
1. Не потрібно записувати абсолютно все, на що йде ваш час. Записуйте кожне перемикання уваги, хоч би яким короткочасним воно було: телефонні дзвінки, незаплановані відвідувачі, перемикання на несрочну, але цікаву справу за наявності термінової роботи, участь у нарадах.
2. Фіксуйте перемикання уваги у моменти, коли вони відбуваються. Пам’ять — річ ненадійна, і до кінця робочого дня ви багато чого забудете або оцінюватимете необ’єктивно.
3. У перший день заповніть наступні колонки:
• Час.
• Вид діяльності.
• Тривалість.
4. Робіть записи коротко, використовуючи скорочення:
• Т – телефонні дзвінки. Щоб позначити вхідні та вихідні дзвінки, намалюйте стрілку, спрямовану до Т або від Т.
• Ч — читання документів.
• Н – написання листів.
• П – відвідувачі. Наголошуйте на галочці заплановані зустрічі, а хрестиком — незаплановані.
Для інших видів діяльності вигадайте свої скорочення. Вкажіть їх у верхній частині аркуша.
5. Ведіть облік часу з початку робочого дня та продовжуйте до його закінчення. Якщо берете роботу додому, враховуйте цей час.
6. Ведіть картки у зручному для вас вигляді – заповнюйте на комп’ютері або від руки.
(!) Ви витратите на заповнення таблиці не більше 10 хвилин на день, але зрозумієте, на що витрачаєте час і як можна оптимізувати робочий день. Крім того, ви зменшите напругу.
Організація часу
Якщо вам належить робота, що потребує значних витрат часу, не поспішайте її виконувати. Спочатку задайте собі чотири важливі питання, які допоможуть заощадити час, енергію та зусилля, підвищити ефективність та знизити стрес.
1. Чи потрібно це робити взагалі?
Деякі завдання виконуються більше за звичкою, ніж у зв’язку з їх актуальністю та значущістю для ефективності чи прибутковості. Ми не замислюємося, навіщо виконуємо рутинну роботу, і не шукаємо ефективніших шляхів досягнення результатів.
Придивіться до чергової справи, чесно дайте відповідь на запитання: «Що станеться, якщо цього зовсім не робити?» Уявіть, як це позначиться на ваших цілях, кар’єрі, інших завданнях, роботі відділу та компанії. Можливо, ви зрозумієте, що ця робота — марнування часу і її можна не робити.
Близько 80% внутрішніх документів у великих організаціях немає реальної цінності — звіти, процедури, пояснювальні записки, плани всіх мастей. Вони просто підтримують зайнятість. Італійський економіст Вільфредо Парето сформулював принцип, згідно з яким 80% часу менеджера витрачається на завдання, що приносять 20% його результатів, а діяльність, яка приносить 80% його досягнень, займає лише 20% часу. Так, із 10 справ, які ми виконуємо протягом дня, 8 – пожирачі часу.
Якщо ви зрозуміли, що справа не надто важлива, відмовтеся від неї повністю. Виконання половини роботи часто гірше, ніж відмова від неї взагалі. Час витрачається марно, а отримані результати нікого не задовольняють.
Один із вірних способів зрозуміти, чи повинні ви виконувати завдання чи ні, — визначити грошову вартість цього завдання.
Складіть такі суми:
• річний оклад;
• регулярні премії чи комісійні;
• пенсійні та страхові відрахування;
• 100% окладу – приблизні витрати на покриття накладних витрат (оренда приміщення, освітлення, опалення, телефон, відрядження, технічний персонал тощо).
Отриману суму розділіть на 230 (середня кількість робочих днів на рік), а результат поділіть на середню кількість годин вашого робочого дня. Ви отримаєте погодинну вартість кожного завдання, яке ви виконуєте.
Ось яскравий приклад неефективної організації часу: 10 старших компаньйонів юридичної фірми провели півтори години, обговорюючи, чи варто витратити 1200 фунтів стерлінгів на покупку нового комп’ютера. При цьому година часу кожного з них коштує 400 фунтів!
Якщо робота все-таки важлива, дайте відповідь на наступне запитання.
2. Чи повинен це робити саме я?
Найбільша перешкода для ефективної організації часу менеджерів – небажання делегувати повноваження. У деяких компаніях 97% робочого дня керівників йде не на управління, а на виконання. Половину часу менеджера займає робота, яку набагато ефективніше виконали б секретарі, а інші завдання, які займають понад 40% часу, слід передати колегам або підлеглим. У результаті лише 3% часу присвячується діяльності, виконання якої і є їх прямим обов’язком. Делегування дозволяє витрачати більше часу на те, що ви робите добре, і менше на те, що ви робите менш ефективно.
Психологічні проблеми делегування. Неохоче передоручення справ пов’язане з однією або декількома з трьох причин:
• Побоювання втратити авторитет. Багато керівників побоюються, що делегуючи завдання, вони послаблять своє становище в організації.
Насправді передача відповідальних завдань сприяє зростанню підлеглих, робить їх компетентнішими, продуктивнішими та зацікавленими в роботі. Менеджер, у якого в команді працюють такі люди, має в організації великий авторитет.
• Страх зробити помилку. Виникає внаслідок недостатньої впевненості у собі чи колегах.
Помилки трапляються завжди (їх немає у тих, хто нічого не робить), але їхній ризик можна значно знизити делегуванням повноважень та адекватним контролем за ходом виконання завдання.
• Побоювання, що підлеглі навчаться робити все самостійно і підсидять боса. Деякі менеджери вважають за краще одноосібно виконувати ключові завдання, тому що впевнені: це забезпечує їм високий статус організації.
Для просування по службі необхідна підготовка підлеглих, інакше не буде кваліфікованих кадрів, здатних замінити менеджера. Тому делегування сприяє, а чи не перешкоджає кар’єрі керівника.
Неправильне делегування. Жоден зі страхів не виправданий, якщо правильно делегувати. Про неправильне делегування ми говоримо у таких випадках:
• підлеглий або розуміє суть завдання, або здатний його виконати;
• доводиться багато разів повторювати вказівки, перш ніж робота буде виконана правильно;
• підлеглий порушує строки;
• завдання виконане неправильно, і його доводиться переробляти чи колезі виконавця, чи самому менеджеру;
• у підлеглого відсутня мотивація, необхідна якісного виконання роботи.
Ось шість завдань, виконання яких не варто делегувати:
1. Планування основного проекту.
2. Вибір команди виконавців для основного проекту.
3. Контроль за роботою команди.
4. Стимулювання членів команди.
5. Оцінка членів команди.
6. Винагорода членів команди.
Як ефективно делегувати. Приказка “Хочеш зробити добре, зроби сам” не залишає менеджеру часу на вирішення стратегічних питань.
Можливо, у минулому ви вже постраждали від хибного делегування. Ймовірно, це сталося з однієї з трьох причин: неправильний вибір виконавця, неефективна передача інформації, недостатній контроль за виконанням.
Ви можете цього уникнути, дотримуючись двох правил:
1. Делегуйте повноваження відповідній людині. Почніть із оцінки зрілості кандидата. Зрілість не пов’язана ні з віком, ні з досвідом, а стосується двох якостей:
• компетентності (умінь, знань та досвіду, які він або вона можуть вкласти у виконувану роботу);
• мотивації (бажання виконати роботу у міру своєї компетентності).
Люди бувають зрілими чи незрілими стосовно конкретних завдань. Підлеглий, дозрілий для виконання однієї задачі, може бути менш зрілим для іншого.
Зрілість підлеглого — важливий чинник у ефективному делегуванні, тому перед передачею завдання варто поставити собі запитання: «Наскільки ця людина зріла для цього завдання?»
Якщо у вас кілька кандидатів, використовуйте для їх оцінки трирівневу шкалу:
Мері — найкращий кандидат.
2. Ясно викладайте інструкції.
• Чітко визначте завдання.
• Підготуйте підлеглого, надавши йому всі дані для роботи, пояснивши важливість завдання та визначивши ступінь його свободи.
• Перевірте, чи співробітник зрозумів: попросіть повторити людину все, що ви сказали, своїми словами.
• Ясно дайте підлеглому зрозуміти, що ви у ньому впевнені і що може розраховувати вашу підтримку.
Якщо ви впевнені, що ви можете виконати роботу/повинні тільки ви, переходьте до наступного питання.
3. Чи можна відкласти роботу?
Існує чотири випадки продуктивної затримки:
• Коли завдання з низьким пріоритетом відкладається на користь пріоритетного завдання.
• Коли ви емоційно нестабільні (трапилося щось радісне чи сумне, і ви не можете впоратися з емоціями).
• Коли вам не вистачає вміння чи інформації для якісного виконання завдання.
• Коли ваш фізичний або розумовий стан унеможливлює продуктивну роботу (наприклад, у вас грип з високою температурою).
Якщо ви зрозуміли, що завдання не можна делегувати, потрібно заповнити стовпчик «Пріоритетність» цифрами від 1 до 9. Значення обчислюємо за формулою:
Важливість та терміновість оцінюємо за трибальною шкалою.
Важливість:
1 = неважлива. Якщо не буде виконано, значних проблем не виникне.
2 = важлива. Якщо її не виконати, можуть виникнути проблеми.
3 = дуже важлива. Її потрібно виконати.
Терміновість:
1 = низька. Можна виконати у будь-який час.
2 = середня. Потрібно завершити цього тижня.
3 = висока. Повинна бути виконана протягом кількох годин.
Дуже важливе і термінове завдання отримує оцінку 3 × 3 = 9. Якщо завдання важливе, але не надто термінове, воно може отримати оцінку 3 × 2 = 6.
4. Чи повинен я виконати роботу негайно?
Якщо відповідь так, починайте працювати.
Після того, як робочий тиждень закінчиться, потрібно проаналізувати картку обліку часу та заповнити колонку «Ідеї щодо економії часу в майбутньому».
Заповнюємо не всі осередки, а лише навпроти завдань, які потребують оптимізації, делегування, скасування.
10 найкращих думок
1. Часом неможливо керувати, але можна організувати себе та свій день.
2. Самоорганізація залежить від наших негативних установок та від відношення до часу (приналежності до певної часової зони).
3. Щоб організувати себе та свій час, потрібно знати цілі, яких ви хочете досягти в особистому та професійному житті, розуміти, як ви зараз витрачаєте свій час, знайти способи ефективного розподілу часу для досягнення цілей.
4. Наша оцінка часу суб’єктивна. Нудно – час тягнеться довго, цікаво – пролітає в одну мить. Іноді ми забуваємо про неважливі справи протягом дня, а саме вони пожирають значну частину часу.
5. Щоб використовувати час ефективно, потрібно вести докладний облік , фіксуючи кожну зміну діяльності у картці обліку часу.
6. Важливо зрозуміти, наскільки пріоритетні виконані завдання і подумати, які з них можна не виконувати зовсім, які делегувати, а які відкласти.
7. Намагайтеся сфокусуватися на важливому та уникати пожирачів часу. Пам’ятайте про принцип Парето, згідно з яким 8 із 10 справ, які ми виконуємо, не приносять відчутної користі.
8. Якщо не можете зрозуміти, чи маєте ви виконувати завдання чи ні, визначте його грошову вартість.
9. Керівники не хочуть делегувати через страхи : втратити авторитет, зробити помилку, позбутися посади та/або кар’єрного зростання.
10. У деяких випадках роботу краще відкласти : якщо є більш пріоритетне завдання, ви емоційно нестабільні, вам не вистачає вміння чи інформації для якісного виконання завдання, ваш фізичний чи розумовий стан перешкоджає ефективній роботі.