Час працювати та час відпочивати
Бояйтеся дедлайнів? Мрієте нікуди не запізнюватись? Нехтує відпочинком на користь роботи, але відчуваєте, що це неправильно? На ці питання відповість ствердно абсолютна більшість. Час — це все, що ми маємо, і майже ніхто не вміє розпоряджатися ним грамотно. Тим часом техніки управління часом прості та доступні кожному, а головне — за ними стоїть ціла філософія, яка принципово змінить ваше життя на краще. Головний спеціаліст у Росії з тайм-менеджменту знає, як це зробити.
Відпочинок
Час життя ділиться на роботу і відпочинок, і розмову про управління часом потрібно розпочати з відпочинку з двох причин:
• вміти відпочивати — важливо, так ми заповнюємо сили і досягаємо душевної рівноваги;
• більшість із нас відпочивати не вміють.
Типова картина: вам належить зробити квартальний звіт, це кілька годин копіткої роботи, ви беретеся за справу, через 20 хвилин відволікаєтеся на випадкову розмову з колегою, ще за годину — машинальна чашка кави, через деякий час не витримали — пірнули у соцмережі. Минув день, ви начебто робили перерви, але тим, хто відпочив себе, зовсім не відчували. Чому ж? Не дотримано двох важливих правил відпочинку:
1) відпочинок повинен бути ритмічним, вбудованим у ваш режим: попрацювали годину – дозволили собі п’ятихвилинну перерву, попрацювали півтори години – відпочиваєте 10 хвилин (тривалість роботи від однієї до півтори години найбільш комфортна – згадайте заняття в школі та вузі).
2) відпочинок – це зміна діяльності, чим сильніше вона відрізняється від роботи, тим краще відпочинок. Відволіклися від звіту на соцмережі, але сидите перед тим самим комп’ютером у тій самій позі? Організм не відпочиває. Вийшли з офісу на вулицю, помилувалися природою або ж, залишаючись в офісі, зробили пару простих вправ, розім’явши суглоби? Відпочинок на п’ятірку!
Найефективніший спосіб відпочити – сон. Засинайте без гаджетів (відклавши їх за пару годин до відходу до сну), прокидайтеся без будильника (для цього витратите кілька днів на те, щоб з’ясувати оптимальний для вас режим сну). Важко прокидатися без будильника? Зробіть його вторгнення у ваше життя більш щадним: нехай він поступово будить різними мелодіями, від приємних і спокійних за півгодини до пробудження до бадьорої та наполегливої в той момент, коли потрібно вставати.
Якщо ви схильні подрімати вдень, не нехтуйте цією можливістю. 10–15 хвилин сну бадьорять куди краще за каву.
Іноді ми мріємо і з розплющеними очима. Тим часом у суперпродуктивному суспільстві XXI століття відпочинок часто дискредитується, видаючись за лінощі. Не приєднуйтесь до критиків, цінуйте байдикування, дозвольте собі трохи повітати в хмарах. Але віддавайтеся цьому заняттям усією душею: у такі хвилини голова не повинна бути забита проблемами. Перетворіть лінощі на медитацію!
Робота
Найнеобхідніша річ для робочого тайм-менеджменту – план. Всі справи зберігаються в одному місці і обов’язково письмово. Не довіряйте пам’яті, звільніть її для насущних занять. Чи використовуєте ви при цьому Outlook або паперовий щоденник — не так важливо. Відводьте планування дня спеціальний час:
• напередодні ввечері, якщо ваша робота досить передбачувана, а порядок дня стабільний;
• зранку, якщо ваша робота є менш передбачуваною і потребує багатьох уточнень по ходу справи.
Щоденник включає три типи завдань:
1) жорсткі – вони прив’язані до конкретного часу («зустріч із партнером о 13.45»);
Чим конкретніші терміни зустрічі, тим важливіше точно вираховувати час на дорогу, тривалість зустрічі, мати про це максимально повну інформацію (схему проїзду, контакти з партнерами) – так ви не втратите зайвих хвилин.
2) гнучкі – до конкретного часу вони не прив’язані, але тим важливіше формулювати їх якомога більш предметно: не зустрітися з Івановим, але дотиснути Іванова з рішенням по об’єкту N;
Виділіть серед гнучких завдань дві-три пріоритетні, виконайте їх насамперед між жорсткими справами.
3) бюджетовані – великі трудомісткі завдання, не прив’язані до конкретного часу, але потребують великих витрат часу («підготувати доповідь – 1,5 години»). Наскільки великих? Вносите до цього розряду завдання, на виконання яких потрібно більше 45 хвилин, та відведіть для них час у щоденнику.
Спочатку «бюджетувати» час буде непросто — це навчить дивитися на список щоденних справ предметніше. Допоможе конкретика: якщо вам потрібно підготувати документацію по 20 об’єктах за 10 днів і на кожен об’єкт йде близько години, то в день потрібно приділяти цій роботі по дві години. Замість абстрактного «підготувати документацію щодо об’єктів» постає конкретне завдання — «дві години на день на документацію щодо об’єктів до 8 вересня».
Це мотивує набагато краще і дозволяє не упускати терміни. З таких розрахунків складається «бюджет годинника на тиждень» — і ось ви вже уявляєте, до якого дня/місяця буде виконано будь-яке завдання, якщо витрачати на неї певну кількість часу.
Між відпочинком та роботою: підступність несрочних справ
Нестрокові справи є скрізь і на роботі, і вдома. Приборкати їх допоможуть два принципи.
1. Кайроси. Стародавні греки називали такий сприятливий збіг обставин. А нам це знання стане в нагоді в управлінні справами, які важко запланувати на певний час, але неважко прив’язати до конкретного місця. «Проїжджатиму повз банк, зайду продовжити договір», «якщо подзвонить Петров, обговорю з ним деталі проекту» — така логіка кайросів. Їм може знайтися місце і в щоденнику: групуйте кайроси за зручним для вас принципом (програми типу Outlook дозволяють включити одне завдання в різні категорії), перегляд потрібних розділів у потрібний момент незабаром увійде до звички.
2. Метод «День – Тиждень». Створіть у вашій системі планування три розділи: «День» (завдання на сьогодні), «Тиждень» (виконання цих завдань передбачається найближчим часом), «Рік» (довгострокові завдання). Плануючи робочий день, перегляньте розділ «Тиждень» і все, що дозріло для виконання, переносіть у розділ «День». Плануючи робочий тиждень, перегляньте розділ «Рік» — все актуальне переносіть у розділ «Тиждень».
Тонкощі мотивації
Перейти з відпочинку на роботу буває непросто. Допоможуть кілька прийомів.
• Створюйте потрібний настрій за допомогою «якорів»: нехай певна мелодія/напій/місце в будинку асоціюється лише з роботою/відпочинком.
• Складне енергоємне завдання почніть виконувати за «методом швейцарського сиру» — беріться за нього не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць невеликі «шматочки». Приймаючись за дисертацію, почніть із оформлення титульного листа; беручись за підготовку звіту, для початку напишіть пару найбільш зрозумілих вам абзаців.
• З’їдайте «жабу» вранці: дрібні неприємні справи не відтягуйте до вечора, а виконуйте вранці, коли сповнені енергією; прикра дрібниця до того ж не займатиме думки весь день.
• …а «слона» — частинами: будь-яка об’ємна робота виконується легше, якщо поділена на легковимірні конкретні відрізки.
• У перервах балуйте себе маленькими нагородами — шматочком шоколадки, п’ятихвилинкою у Facebook: це зробить приємніше навіть найскладнішу і найнуднішу роботу (список нагород за виконання справ вдало доповнить список щоденних справ).
• Заведіть «календарик-пінарик» — календар, у якому відображені дні, що залишилися до важливої події: до іспиту/відпустки/пенсії. Сучасний аналог стародавнього принципу memento mori дуже мотивує на виконання всіх справ, що залишилися до ключової події.
Навіщо нам час?
Ставимо цілі, шукаємо цінності, формулюємо місію
Всі ці прийоми управління приємними та неприємними справами повинні працювати на важливіші, найвищі цілі. Але чи вони у нас? Чи часто ми про них замислюємось? Управління будь-якою компанією передбачає стратегічне планування, маркетинг, облік та планування бюджету. А чим наше життя не бізнес-проект? Поставтеся до її планування максимально конкретно! Для цього потрібно знайти найголовніші, що підходять тільки вам потаємні цілі.
Для початку допоможе невелика вправа. Опишіть один день із вашого життя в майбутньому. Уявіть його максимально повно, не тільки осмисліть, а й відчуйте. Що чекає на вас у цей день через п’ять/десять/двадцять років? Яким ви бачите себе?
1. Досягаючи найважливіших цілей, спираємося на базові цінності. Щоб визначитись з ними, протягом деякого часу фіксуйте головні події дня, тижня, місяця, року. Поруч із цими подіями вказуйте цінність, яка зробила подію головною (подія тижня — «Син повернувся з піонерського табору»/цінність — «родина»). Так складеться персональний перелік цінностей.
2. Цінності виведуть вас на ширший рівень осмислення життя — вашу унікальність, місію. Для того, щоб сформулювати її для самого себе, потрібно глянути на своє життя ретроспективно. Що лишиться після вас? Якою буде ваша епітафія? Чи цікаві будуть ваші спогади?
3. Знання цінностей та місії прояснить ключові сфери життя, в яких ви реалізуєтеся або хочете реалізуватися («сім’я», «особистий розвиток», «кар’єра»). Тепер можна приступати до формулювання цілей. Для цього накресліть графік: на вертикальній осі позначте роки, починаючи з поточного, на горизонтальній ключові області вашого життя. На перетині років і ключових областей розташуйте очікувані цілі (стати начальником відділу, написати книгу, дати освіту дочки). Нехай ця карта не зовсім точна – життя є життя: залишайте прочерки, питання. Незважаючи на це, тепер ваше життя виглядає набагато визначенішим.
Технік цілепокладання безліч, одна з найпопулярніших – SMART, від слів specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – цілі конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні, прив’язані до часу. Скористайтеся цією технікою: чим ближче мета часу, тим корисніше її деталізувати; чим детальніше ви уявляєте мету, тим легше її втілювати.
Розставляйте пріоритети
Якби автора попросили передати всю суть книги одним рядком, він уклав би: «Час непоправний, витрачайте його на головне» . Це головне допоможуть подати сформульовані цілі та місія. Тепер для головного потрібно звільнити час – розчистити плацдарм для дій.
• На повсякденному рівні це означає вчасно говорити ні, відмовляючись від непотрібного, зайвого, нецікавого. На перший погляд це неввічливо… але тільки на перший погляд! Спробуйте відмовляти без пояснення причин, не аргументуючи, не виправдовуючись, загартовуйте характер!
• Позбавляйтеся відчуття незмінної важливості, частіше запитуйте себе: «Чи потрібно мені це робити?» Питання не пусте: часто співробітники виконують набагато більше роботи, ніж передбачено їхніми обов’язками, не завжди приємна і робота по дому. Делегуйте завдання на роботі та купуйте послуги вдома, замовляючи їжу або оплачуючи домогосподарку. Іноді це набагато дешевше за ваш час.
Делегуйте завдання, але не нагадування про їхнє виконання. Заведіть папки «Контроль щоденний» та «Контроль щотижневий», і чим важливіше завдання, тим частіше нагадуйте про неї виконавцю.
А як бути зі справами, яким ви вирішили приділити час та увагу? Оцінити їх належним чином. Але майте на увазі: при інтуїтивному прийнятті рішень ми беремо до уваги лише деякі критерії, тож краще зробити процес зважування довгострокових справ зримим і матеріальним.
Допоможе матриця критеріїв. Як критерії використовуйте ключові цінності, які вже вибрали раніше. У прикладі нижче різні завдання «зважені» за простою трибальною шкалою:
Таке «зважування» робить пріоритетність цілей куди більш зримою. Визначившись із пріоритетами, вивчіть щоденник: скільки часу у вашому щотижневому бюджеті виділено на кожну із значних цілей? Чи не потрібно його додати?
Така матриця годиться і з метою оцінки поточних завдань, у разі критеріями послужать ваші звичайні показники: терміновість, складність, власний інтерес. Обговорюючи завдання з колегами чи підлеглими, використовуйте таку матрицю критеріїв, це зробить роботу більш систематизованою, а ваші вимоги зрозумілими та наочними.
Час є завжди: факт-чек реальності
Кожну мить життя розпускає перед нами павич хвіст можливостей. І водночас — єдиний непоправний ресурс, до того ж обмежений (у середньому 300–400 тисяч годин активного життя). Навіть вміючи планувати час, ми нерідко відчуваємо, що він витікає крізь пальці. Як використовувати цей ресурс максимум?
Грамотно працюємо з інформацією
Читання. Ми не стали читати менше, але часто читаємо не те. Віддайте перевагу книжкам новинам і соцмережам : у книгах — складна, структурована, корисна в довгостроковій перспективі інформація, у новинах — дратівливі, миттєво застарілі, найчастіше не уривки реальності, що до вас прямого відношення не мають.
Візьміть за правило читати щонайменше книги на тиждень. Але читайте так, щоб знання працювало на вас . Вибір книги може залежати від кайроса (працюєте над новим проектом – вивчаєте новинку з управління проектами). Книгу необов’язково читати від кірки до кірки, часом актуальніше зосередитися на потрібних розділах. Робіть виписки та періодично повертайтеся до них: вони можуть наштовхнути на нові ідеї.
Пошта. У більшості випадків листи зручніші за дзвінки: інформація виражена недвозначно, до неї завжди можна апелювати при виникненні непорозуміння. Щоб створення листа займало не більше часу, ніж дзвінок, опануйте сліпий друк: він заощадить години роботи.
Відключіть оповіщення про нові листи, перевіряйте їх у певний, зручний саме вам годинник : нехай ця справа не відволікає від роботи, а буде вбудована в її ритм.
Зберігайте та групуйте всі необхідні листи, максимально використовуючи можливості автофільтрації електронної пошти. Техніка «День — Тиждень» можна застосувати і тут.
Робочий стіл. Проблема часу міцно пов’язана з особливостями нашої уваги. Керуєте увагою – володієте часом. Корисно знати, як влаштовано увагу. Свідомість людини може успішно працювати тільки з одним об’єктом, будь то документ або думка, що обмірковується. Передсвідомість контролює 7±2 об’єкти, які можна тримати у полі зору. Підсвідомість має справу з нескінченним числом об’єктів і заважати йому не треба. Робочий простір має відповідати структурі уваги :
• у центрі уваги – один об’єкт (монітор на робочому столі або відкритий документ на моніторі, краще б розгорнутий на повний екран – це дозволить не відволікатися на інші елементи робочого столу);
• у зручній для вас області найближчої уваги — 7±2 стікерів, нагадувань (телефон, калькулятор та інший інструментарій для поточної роботи до сигнальної області не належить, відволікати увагу не повинен, але має бути під рукою);
• Для підсвідомості відведіть спеціальну дошку на стіні або окрему папку з паперами, яка лежить осторонь і не привертає уваги.
Область найближчої уваги обов’язково має розчищатися наприкінці робочого дня, ревізію «підсвідомості» варто проводити раз на тиждень.
Система зберігання документації. Як прокладають доріжки через газони у міських парках? Якщо адміністрація дбає про зручність громадян, вона спочатку висаджує газон, а потім спостерігає, у яких місцях люди найчастіше його перетинають. Так доріжки з’являються у зручних місцях, а решта газону залишається цілою. Той самий метод підходить для створення персональної системи зберігання інформації.
Відразу призначити готову структуру зберігання виходить який завжди; набагато зручніше визначити свій персональний порядок. Для цього спочатку створіть спільний накопичувач, куди надсилаються всі документи. Коли час на пошук потрібного документа критично перевищуватиме час на роботу, зробіть перший крок до порядку: визначте тип документів, що легко відокремлюється («Фінансування», «Нотатки за проектом»). Відкладіть ці документи в окрему папку та назвіть її. Усі документи даного типу кладіть у цю папку. Поступово папок буде все більше, паперів у накопичувачі все менше, а ви станете власником персональної, створеної спеціально для вас системи зберігання. Метод підходить і для «цифри», і для паперу.
Для повсякденної роботи з поточною документацією знадобляться вхідний та вихідний накопичувачі. У вхідний накопичувач надходять усі документи; попрацювавши з ними, ви відправляєте папери або в заздалегідь визначену для неї папку, або вихідний накопичувач. Увечері всі документи з вихідного накопичувача розподіляються по потрібних папках. Нехай серед них будуть контрольні папки («контроль щоденний», «контроль щотижневий»), які ви переглядатимете з необхідною періодичністю, і контекстні папки, що структурують документи з різних кайросів (людей, завдань).
Творча картотека. Думка незаписана – це думка втрачена. Фіксуйте корисні ідеї на папері, у диктофоні, в Outlook і дозвольте їм дозрівати у спеціально відведеній для цього творчій картотеці. Тут теж працює «газонний» принцип: деякий час підтримуйте в картотеці творчий хаос, а помітивши, що деякі ідеї структуруються навколо якогось задуму, присвячуйте окрему папку/файл і починайте розробляти.
Ведемо облік часу
Нам здається, що в нас крадуть час. А насправді ми самі його віддаємо. Головна причина: ми погано рахуємо час.
Щоб час не витікав непомітно, суворо фіксуйте його. Присвятіть цьому цілий день, відзначаючи всі подробиці до п’яти хвилин:
9.45 – сів за комп’ютер, відкрив пошту;
10.05 – випив каву;
10.12 – приступив до звіту…
Справи, що зайняли менше п’яти хвилин, не записуйте, але відзначайте галочками. Наприкінці дня порахуйте галочки, помножте на дві-три хвилини, оцініть обсяг втраченого часу. В результаті у вас буде докладний розпорядок дня. Проаналізуйте розклад з погляду того, скільки часу витрачаєте:
1) на важливі довгострокові проекти; 2) ті завдання, які б делегувати іншим; 3) на хронофаги типу соцмереж.
Відзначте час, витрачений на кожен тип справ, на окремому графіку: по горизонталі – дні тижня, по вертикалі – витрачені години та хвилини. Можна відстежувати й інші показники: час на сім’ю, улюблені захоплення, спілкування з неприємними людьми. Наочні цифри змусять замислитися.
Ми втрачаємо час, тому що надто недбало ставимося до «тимчасової тирси» — п’яти- і десятихвилин, які виникають у перервах між великими справами. Не нехтуйте цими хвилинами! Використовуйте будь-які тимчасові буфери, щоб заповнити їх осмисленими, приємними або просто потрібними справами («в обідню перерву на конференції поговорю з потенційним клієнтом»; «Замовник спізнюється? Почитаю книгу!»).
Зробіть тайм-менеджмент звичкою, влаштуйте його у робочий ритм. Як із будь-якою звичкою, краще приділяти плануванню часу 15 хвилин щодня (навели порядок на робочому столі… розібрали пошту… завели новий щоденник…), ніж штурмувати купу справ наскоком. І нехай усіма повсякденними справами керує непорушний принцип: весь ваш час корисний .
Тайм-менеджмент для оточуючих
Тайм-менеджмент не може бути ефективним, якщо не скоординований з оточуючими.
Посібник. Пропонуючи ідеї з управління часом, акцентуйте їхню користь для справи, а не комфорт для вас.
Нехай ці ідеї втілюються в конкретних діях та інструментах, які начальство бачить і може оцінити: заходьте до шефа рідше, але зі списком наперед визначених питань, згадуйте про корисні лайфхаки, що вплинули на успішне вирішення питання.
Ідея технічного вдосконалення відділу буде сприйнята прихильніше, якщо почати з прохання про прості, але не менш дієві інструменти: не з ноутбуків для всього відділу, а з дошки для планування.
Підлеглі. Як і у випадку з начальником, особистий приклад значно переконливіший за декларації. Вимагаючи від колег пунктуальності, демонструйте повагу до чужого часу. Тайм-менеджмент не працює за подвійними стандартами.
Пропонуйте не глобальні завдання щодо зміни способу життя, а прості, регулярно впроваджувані прийоми. Почніть з пілотних проектів: експерименти на одному підрозділі або напрямку роботи покажуть плюси та мінуси техніки, що впроваджується, стануть вагомим аргументом для інших.
Порахуйте ціну часу своєї компанії, донесіть цю інформацію до колег, переконавши їх, що час — гроші — не метафора.
Перетворюйте домовленості на регламент, але поступово. Вводьте санкції за невиконання впроваджених правил, проте пам’ятайте, що не менш ефективні та заохочення. У будь-якому разі найкраще працюють прийоми, які співробітники самі усвідомили повною мірою.
Багато часу займають неправильно організовані наради. Уникайте їх зовсім, якщо можете роздати доручення особисто. Якщо ні — віддайте перевагу онлайн-зустрічі офлайну і строго позначайте коло учасників (на нараді лише ті, хто потрібен у справі). Заздалегідь визначте формат наради (сьогодні мозковий штурм чи планерка?) та не змішуйте різні формати в рамках однієї зустрічі. Визначте тривалість наради, призначте відповідального за час. До наради чітко позначте коло питань, що обговорюються, під час наради намагайтеся якомога більше візуалізувати інформацію (так вона сприймається куди краще), після наради розішліть прийняті рішення, а на наступній нараді обов’язково до них поверніться.
Особисті відносини. У кожного партнера має бути особистий час, який він може витрачати на що хоче. Це важливо і для інтровертів, і для екстравертів, адже йдеться про відновлення енергії. Відкрито обговоріть ці принципи, вони можуть стосуватися не лише повсякденного дозвілля, а й різного стилю відпустки.
Привчайте до тайм-менеджменту та дітей. Для цього не потрібно винаходити нові прийоми: працюють і «слони», і «жаби». Метод «День-Тиждень» привчить дитину до порядку. Конкретизація цілей зробить їх усвідомленішими: не просто «добре вчитися», а вибирати найпроблемніші напрями навчання, при цьому відстежуючи оцінки за допомогою оглядових графіків. Зникне страх перед шкільним журналом, навчання перетвориться на змагання не з іншими, а із самим собою. Беріть до уваги не лише соціально значущі показники, а й особисті устремління дитини, нехай вони співвідносяться з поставленими цілями, пріоритетами.
Більше ніж інструмент
Описані інструменти прості та зручні, але марні, якщо ви не знаєте, для чого вам заощаджений час. Тайм-менеджмент – не просто сума прийомів, а філософія, присвячена тому, що робити із самим собою. Вона спирається на три принципи.
1. Принцип свободи выбора. Будь-який ресурс може губитися і накопичуватися, але час тільки витрачається. З погляду часу ніхто не мільйонер, все у рівних умовах.
2. Принцип ответственности. Час – це те, з чого складається життя, його матеріал. Транжувати навіть крихти цього дорогоцінного матеріалу на нісенітницю — злочин.
3. Принцип розвитку. Хід часу нам непідвладний. Керувати ним не можна, а от організувати його можна. Ми організуємо час вчинками так, як простір організується речами. Вчинки залежать від наших цілей. Отже, фундамент філософії часу — наші особисті пріоритети та устремління.
Задавшись запитанням «На що витрачається мій час?», ви прийдете до іншого формулювання: «Навіщо мені витрачати на цей час?», і нарешті: «А на що я маю його витратити?». Отже, питання управління часом — це питання сенс життя. Займіться їм зараз!
10 найкращих думок
1. Час – єдиний ресурс, який можна лише витрачати. Зате завжди можна навчитися витрачати його з більшою користю.
2. Не рахуйте п’ять хвилин або півгодини втраченим часом. Будь-яка хвилина життя може обернутися задоволенням чи користю.
3. Чим би ви не займалися, ваше життя – найголовніший бізнес-проект. Поставтеся до її планування максимально конкретно.
4. Порахуйте ціну особистого часу та часу своєї компанії : скільки це в грошах? Чи не зручніше купити цей час, замовивши послугу, чи не братися за справу?
5. Режиму відпочинку та сну – не менше уваги, ніж режиму роботи.
6. З’їдайте «жаб» вранці…
7. …а «слонів» – частинами.
8. Караульт кайроси.
9. Робочий простір має відповідати структурі уваги : у центрі — одна справа, у найближчій зоні — п’ять–7 сім нагадувань/нотаток, на непомітній периферії — решта.
10. Справа не в тому, щоб встигати робити все. Справа в тому, щоб встигати робити головне.