Як свиня-скарбничка може змінити життя
Майк Мікаловіц створив свій перший бізнес — компанію зі збирання комп’ютерів — «з амбіцій та повітря» і у 24 роки був удостоєний звання молодого підприємця року в США. За кілька років він продав цей бізнес і наступного дня запустив нову компанію. Через два роки він продав свою частку у ній за кілька мільйонів доларів.
Отримавши перший чек, він відчув себе володарем світу і почав смітити грошима — купив за один день три дорогі машини, замовив фешенебельний тур на Гаваї для своєї сім’ї та став членом елітного клубу з величезними членськими внесками. Потім він інвестував кошти, отримані від продажу компанії, в 12 стартапів і почав чекати на дивіденди. Однак ці бізнеси не лише не приносили прибутку, а й вимагали постійних вкладень. Через рік усі компанії, крім однієї, пішли на дно, а Майк виявив, що витратив на них усі свої заощадження. Останньою краплею став дзвінок бухгалтера, який повідомив, що Майк має заборгованість з податків.
Майк був у шоці. Він залишив сім’ю без засобів для існування, а сам за рік перетворився з мільйонера на банкрута. Він би продовжував шкодувати себе, якби не дев’ятирічна дочка. Вона принесла свиню-скарбничку, яку їй подарували ще при народженні, і сказала: “Тату, не хвилюйся, у нас є гроші”.
У цей момент Майк зрозумів, що формула «Продажі — Витрати = Прибуток» не робить людину вільною та багатою. Ми беремо кредити на розвиток бізнесу, отримуємо виторг, платимо зарплату співробітникам та інвестуємо залишок коштів у бізнес. Нерідко ми бачимо «живі» гроші тільки коли продаємо компанію, якщо пощастить і знайдуться бажаючі її купити.
Майк умів заробляти гроші, умів їх витрачати, але не вмів зберігати. Свої нові компанії він створював виходячи з нового принципу: «Продаж – Прибуток = Витрати». Потрібно зафіксувати прибуток, а потім подумати скільки грошей ви можете витратити. Такий підхід дозволяє раціонально вести бізнес без кредитів та «затягування пояса» з надією на найкращі часи.
Проблеми із фінансами: дві причини
Ми звикли думати, що великі компанії дають великий прибуток. Але насправді прибуткових компаній не так багато. Більшість підприємців ледве покривають витрати, а деякі роками працюють у мінус, накопичуючи борги.
Фінансові проблеми у бізнесі виникають через дві протилежні причини:
• Погані продажі. Поки продукт продається абияк, у вас є гроші тільки на поточні витрати. Але ви сподіваєтеся, що попит підвищиться. Але замість зростання настає спад, і вам нема чим платити за рахунками.
• Занадто хороші продажі. Ви заробляєте все більше, але витрати також зростають. Ви наймаєте додатковий персонал, купуєте нове обладнання. Ваші особисті потреби також стають іншими — великий будинок, нова машина, приватна школа для дітей… Здається, так буде завжди. І тут, як і першому випадку, відбувається спад у продажах. А у вас жодних накопичень, а можливо, й борги — невиплачені кредити, податки, зарплата працівникам.
Якщо у підприємця немає правильного розуміння прибутку, будь-який бізнес, навіть найбільший — лише картковий будиночок.
На банківський рахунок надходять гроші (зарплата, оплата рахунку, гонорар), і ми відчуваємо радість, почуваємося успішними. І відразу починаємо витрачати гроші — оплачуємо рахунки, здійснюємо покупки. Гроші закінчуються. Ми дивимося на нульовий баланс, відчуваємо стрес і кидаємось заробляти гроші, щоб знову ненадовго відчути себе щасливими. Навіть якщо хтось, хто готовий купити нашу компанію, ми продовжуємо діяти за тією ж схемою — отримуємо, витрачаємо і опиняємося ні з чим.
Подібна поведінка властива всім людям — і підприємцям, і найнятим працівникам. Воно зумовлене ефектом новизни — психологічним феноменом, завдяки якому ми сприймаємо та запам’ятовуємо останню інформацію.
Якщо ми продовжимо жити від чека до чека і від стресу до стресу, шанс вибратися з боргів невеликий та й до інфаркту недалеко. Крім того, подібна поведінка не робить нас щасливішою і не наближає до мети майбутнього, про яке ми мріємо. Ми нерідко потрапляємо в пастку виживання — намагаємось вийти з кризи за будь-яку ціну — продаємо неякісні товари та послуги; нашими клієнтами стають люди, які нам неприємні; займаємося тим, що нам нецікаво, замість того, щоб досягти майстерності у своїй справі та жити так, як нам подобається.
Здорове харчування для бізнесу
Система Profit First (спочатку прибуток) проста та ефективна. Все, що потрібно від вас, – повна залученість і чітке дотримання правил.
Крок 1. Намалюйте лінію на піску на знак того, що з цього моменту починаєте жити інакше. Пообіцяйте собі, що вестимете прибутковий бізнес. Це ваша головна мета, а все інше вдруге. Вже сьогодні ваш бізнес стане здоровим.
Крок 2. Скажіть собі, що ви не будете лаяти себе, скаржитися і згадувати минуле.
Люди, які занадто багато їдять, виникають проблеми зі здоров’ям. Надмірне споживання у бізнесі теж заважає йому нормально функціонувати та приносити прибуток.
У 2012 році Коерт ван Іттерсум і Браян Уансінк опублікували дані дослідження причин зайвої ваги в американців. Виявилося, що з 1900 до 2012 року розмір середньої порції американця зріс на 23%, що призводить до збільшення ваги на 2,3 кг щорічно.
Щоб впоратися з проблемою надмірного споживання, потрібно дотримуватися чотирьох простих принципів здорового харчування, які можна застосувати і в бізнесі:
1. Використовуйте маленькі тарілки. Так ви запускаєте ланцюгову реакцію – кладете на них менше їжі, споживаєте менше калорій, не набираєте (або втрачаєте) вагу.
Заведіть чотири «маленькі тарілки» — рахунки, на які ви переказуватимете гроші після того, як вони надійшли на основний рахунок:
• для прибутку;
• для своєї зарплати;
• для податків;
• для операційної діяльності.На кожен рахунок надходитиме фіксований відсоток від суми.
2. Не їжте все одразу. Почніть з овочів. Вони багаті на вітаміни і мінерали. Залишіть овочі на потім – є шанс, ви їх не з’їсте.
Завжди переказуєте гроші у такій послідовності: прибуток — зарплата — податки — операційна діяльність.
Що робити, якщо на останньому рахунку замало грошей? Взяти з інших рахунків? Ні в якому разі. Потрібно скоротити витрати. Лише так бізнес буде здоровим.
3. Уникайте спокус. Коли ви голодні, хочеться швидко насититися, з’ївши калорійний та шкідливий продукт. Однак, якщо вдома не буде чіпсів та печива, навряд чи ви підете за ними до магазину. Вам доведеться їсти здорову їжу.
Забезпечте недосяжність коштів на рахунках «прибуток» та «податки», щоб не було спокуси «взяти в борг». Вам не потрібні картки для цих рахунків.
Оптимально, якщо ви не бачитимете їх в онлайн-банкінгу. Порадьтеся зі спеціалістом банку, як це зробити, або заведіть два рахунки в іншому банку, якщо є можливість безвідсоткового переказу між банками.
4. Встановіть режим. Ми переїдаємо, коли голодні. Якщо є потроху й у певний час, ми споживаємо менше калорій.
Визначте дні, коли ви здійснюєте переказ грошей.
Оптимально, якщо це відбуватиметься двічі на місяць, наприклад, 10-го та 25-го числа. Так ви бачитимете не поодинокі суми надходжень, а те, що накопичилося за півмісяця, і отримаєте чітке уявлення, скільки у вас грошей і на що саме ви їх витрачаєте.
Такий підхід врятує вас із пастки виживання.
Аналіз стану бізнесу
Profit First допоможе зробити ваш бізнес прибутковим незалежно від поточного стану справ. Спочатку важливо зрозуміти, в якому стані знаходиться компанія. Для цього необхідно заповнити таку таблицю.
Таблиця 1. Оцінка стану бізнесу
Стовпець «Актуальна інформація (за 12 місяців)»
1. Заповніть комірку «Оборот». Дані про отримані гроші (за повні 12 місяців) можна взяти з бухгалтерської програми.
2. Якщо ви робите товари або працюєте в роздрібній торгівлі, занесіть у графу «Матеріали» вартість матеріалів або товарів (за повні 12 місяців).
3. Якщо більшість ваших послуг виробляють підрядники, занесіть у графу «Матеріали» вартість підрядних робіт (за повні 12 місяців). Якщо у вас є витрати на матеріали і підрядників (наприклад, при будівництві будівлі), занесіть їх суму в цю графу.
(!) Зарплата працівників не фіксується у графі «Матеріали».
4. Якщо ви надаєте послуги, більшість із яких надають ваші співробітники, поставте прочерк у графі «Матеріали».
5. Відніміть із даних у графі «Обіг» дані з «Матеріалів». Результат занесіть до графи «Реальна виручка». Якщо у графі «Матеріали» стоїть прочерк, скопіюйте дані з графи «Оборот» у графу «Реальна виручка». Цей осередок показує, скільки грошей заробляє компанія насправді.
Ви не можете впливати на вартість роботи підрядника, ціни на матеріали та закупівельні ціни на товари. Але сумою з «Реального виторгу» ви можете керувати самі.
Багато підприємців не можуть ефективно управляти грошима, тому що не розуміють різницю між оборотом та реальною виручкою.
У вас агентство нерухомості, на рахунки якого надходить $5 млн. на рік. З них ви платите $4 млн. агентам (підрядникам). Отже, ви керуєте компанією з реальним виторгом $1 млн на рік.
6. Тепер заповніть графу “Прибуток”. Це гроші, які лежать недоторканими у банку, частина з яких ви згодом заплатите собі та партнерам.
(!) Прибуток – це не зарплата та не надбавка до зарплати.
7. Занесіть у графу “Моя зарплата” суму вашої щомісячної зарплати за 12 місяців. Якщо у вас є партнери, то в цій графі буде сума всіх ваших зарплат.
(!) Зарплата працівників не належить до розділу «Моя зарплата», вона включена до «Операційної діяльності».
8. До графи «Податки» внесіть суму сплачених податків та грошей, зарезервованих на сплату податків.
9. До графи «Операційна діяльність» додайте всі витрати компанії за 12 місяців, за винятком сум, які вже занесені до «Податків», «Матеріалів», «Моєї зарплати».
10. Перевірте правильність обчислень. Чи справді при складанні значень із граф «Податки», «Прибуток», «Моя зарплата» та «Операційна діяльність» виходить сума з графи «Реальна виручка»? Якщо ні, виправте дані та обчислення.
Стовпець «PF%»
11. Заповніть кожну графу колонки, виходячи з реальної виручки вашого бізнесу. Дані візьміть із таблиці 2.
Таблиця 2. Оптимальний розподіл реальної виручки в залежності від її величини в США
Ваш реальний виторг $12 тис. за 12 місяців? Використовуйте дані з колонки A. Якщо реальний прибуток $600 тис., візьміть дані з колонки C.
(!) Якщо у вашій країні податки менші за 15%, все одно протягом 12 місяців відкладайте 15% на рахунок «Податки». Після сплати податків та зборів перерахуйте залишок коштів на рахунок «Прибуток». Якщо податки вищі за 15%, скоротите витрати на операційну діяльність та збільшіть рахунок «Податки». Згодом плануйте податки з невеликим запасом (+1%).
Стовпець «PF$»
12. Перенесіть дані з графи «Реальна виручка» у стовпці «Актуальна інформація (за 12 місяців)». Потім послідовно помножуйте цю суму на відсотки із відповідного осередку стовпця «PF%». В результаті ви отримаєте оптимальні суми для кожного рахунку.
Подивіться, чи схожі ці дані на дані зі стовпця «Актуальна інформація (за 12 місяців)».
Стовпець «Перебір/недобір»
13. Відніміть із сум у стовпці «Актуальна інформація (за 12 місяців)» суми з відповідних осередків стовпця «PF%». У деяких графах буде негативний результат. Отже, на відповідних рахунках не вистачає грошей. Найчастіше негативний результат буває в осередках «Податки», «Прибуток» та «Моя зарплата».
Стовпець «Висновок»
14. У рядках «Прибуток», «Моя зарплата», «Податки», «Операційна діяльність» зробіть позначку «збільшити» (якщо результат у відповідному осередку стовпця «Перебір/недобір» негативний) та «зменшити» (якщо результат у відповідному осередку стовпця «Перебір/недобір» позитивний).
(!) Якщо ви тільки плануєте власний бізнес, немає потреби чекати 12 місяців, щоб застосувати Profit First. Ви маєте можливість створити прибуткову, здорову компанію з нуля. Почніть розподіляти реальний виторг з першого місяця таким чином: «Податки» — 15%, «Моя зарплата» — 50%, «Операційна діяльність» — 34%, «Прибуток» — 1%. Щокварталу виконуйте коригування, поступово наближаючи співвідношення коштів на рахунках до оптимальних показників.
Ви не повинні працювати на бізнес. Бізнес має працювати на вас.
Profit First допомагає створити бізнес мрії – прибутковий і не потребує роботи 24/7.
Джордж Моралес і Хосе Пейн створили Specialized ECU Repair у 2007 році, мріючи про фінансову свободу та про те, що вони будуть мати можливість поєднувати бізнес з хобі. Джордж захоплювався фрідайвінгом, а Хосе – авіамоделюванням. Два роки вони працювали, не покладаючи рук, але ані зайвих грошей, ані вільного часу не було. Партнери розмірковували, чи не починати потроху збільшувати свої зарплати, коли дізналися про Profit First. Вони негайно почали застосовувати систему на практиці і через чотири роки оборот компанії перевищив прогнози економістів, кількість персоналу збільшилася втричі при помірних операційних витратах, а прибуток був вищим за оптимальні показники. Джордж і Хосе отримують високу зарплату, і вони мають час не тільки на роботу, а й на захоплення. Партнери усвідомили, що великі обороти – не показник успішності бізнесу. Вони стали фіксувати прибуток та максимально оптимізували витрати на операційну діяльність протягом першого року роботи за системою Profit First. Як це зробити читайте нижче.
Рік з Profit First
Після заповнення таблиці 1 ви знаєте, які ваші цільові показники (стовпці «PF$» і «PF%»), і бачите, які коригування має бути здійснено («Перебір/недобір», «Висновок»). Пора діяти. Ось план із застосування Profit First на рік.
День перший
Не слід чекати понеділка, початку наступного місяця чи нового року. Впроваджуйте Profit First зараз.
1. Попередьте співробітників. Насамперед розкажіть про свої плани бухгалтеру. Будьте готові до опору. Бухгалтер може заявити, що система Profit First марна і навіть шкідлива. Можливо, доведеться змінити бухгалтера.
Джордж та Хосе проаналізували стан бізнесу разом із співробітниками фінансового відділу. Вони позитивно поставилися до Profit First і неухильно дотримуються цієї системи.
2. Заведіть чотири рахунки. На ці рахунки ви розподілятимете реальну виручку. Назвіть їх «Прибуток», «Податки», «Моя зарплата» та «Операційна діяльність».
3. Розподіліть виручку за рахунками. На початковому етапі важливо створити та закріпити звичку розподіляти виручку за рахунками та почати коригувати її співвідношення.
Подивіться, які показники потрібно збільшити (позначка «збільшити» у стовпці «Висновок» у таблиці 1). Візьміть дані з відповідних осередків у стовпці «Актуальна інформація (за 12 місяців)» у таблиці 1 та збільште їх на 1%.
Ви відкладали 5% реального виторгу для сплати податків? Відкладіть 6%.
Чи не було прибутку? Відкладіть 1%.
Витрачали на свою зарплату 20%? Витратьте 21%.
4. Скорочуємо витрати на операційну діяльність. Де взяти гроші на збільшення суми на рахунках? Подивіться, скільки грошей на рахунку «Операційна діяльність» (сума А). Потім підрахуйте суму боргу – рахунки, зарплату співробітників (сума Б). Відніміть із суми А суму Б. З суми, що залишилася, переведіть по 1% від реальної виручки на «Податки», «Прибуток» та «Мою зарплату».
Ви отримали за половину місяця $10,000.
Планували переказати $5000 на рахунок «Операційна діяльність». Не поспішайте.
Підрахуйте свій обов’язок. Припустимо, він становить $3000. Залишаються $2000. З цієї суми потрібно відняти 3% від реального виторгу ($10 000 3% = $300) і розподілити їх за рахунками «Податки», «Прибуток» та «Моя зарплата» — по $100 додаткових за кожен рахунок.
Але де взяти гроші, що бракують, на операційну діяльність? Можна збільшити продаж, але це нешвидкий процес. Найкраще оптимізувати майбутні витрати.
Для початку скоротите витрати мінімум на 10%:
• Скоротіть все, що не сприяє ефективності бізнесу та не робить ваших клієнтів щасливішими.
• Обговорюйте скорочення будь-яких витрат, окрім зарплати працівників.
Коли очікують великі витрати, Джордж і Хосе запитують себе: «Чи дійсно нам потрібно витрачати ці гроші?». Якщо розуміють, що витрати негативно вплинуть на річний прибуток, вони утримуються від витрат.
Кожен місяць
Розподіляйте виручку за рахунками двічі на місяць. Нехай вона акумулюється на рахунку «Операційна діяльність», а 10-го та 25-го числа кожного місяця (ви можете встановити свої дати) або на день або на два раніше, якщо ці дати потрапляють на вихідні та свята, потрібно сплачувати рахунки та переказувати встановлений відсоток на рахунки «Податки», «Прибуток» та «Моя зарплата».
(!) Якщо вам не вистачає грошей на оплату рахунків, ви ведете бізнес не за коштами. Потрібно терміново переглянути витрати.
Раз на квартал
Розділіть рік на чотири частини – вони повинні збігатися з кварталами фінансового року в країні, де ви ведете бізнес (У Росії – 1 січня – 31 березня і т.д.).
1. Першого дня нового кварталу розподіліть прибуток. Половину прибутку ви віддаєте власнику або розподіляєте між декількома власниками залежно від їхньої частки у бізнесі. Другу половину залишаєте на рахунку.
(!) Ніколи не вкладайте свій прибуток у бізнес. Компанія має розвиватися за рахунок витрат на операційну діяльність.
Джордж і Хосе розуміються на задоволеннях. За чотири роки застосування Profit First вони побували у різних місцях. Вони дарували собі та своїм близьким подорожі-круїзи та подорожі до Європи та на Бермуди.
2. Оптимізуйте розподіл виручки. Щоквартально наближайте прибуток, податки та зарплату власника до оптимальних показників. Для цього скоротите витрати на операційну діяльність щонайменше на 3%.
3. Здайте квартальну звітність з податків та своєчасно їх сплатіть. Податки – пріоритет будь-якого бізнесу. Потрапите до в’язниці за несплату податків — не зможете керувати бізнесом.
Кінець фінансового року
Настав час аналізувати підсумки застосування Profit First і платити за рахунками. У новий фінансовий рік компанія має увійти з позитивним балансом.
1. Врегулюйте усі податкові питання. Перевірте, чи достатньо для цього грошей.
• Якщо грошей мало, ви відкладали занадто незначний відсоток від виручки. Брак грошей на податки — той випадок, коли треба взяти гроші з рахунку «Прибуток». З наступного місяця слід збільшити відсоток від реальної виручки, яка йде на сплату податків, до оптимального за рахунок прибутку. Над збільшенням прибутку ви працюватимете наступного року.
• Якщо після сплати податків залишилися гроші, перенесіть їх на рахунок «Прибуток».
2. Заплатіть бонус власникам компанії. Розподіліть 50% суми на рахунку «Прибуток» відповідно до частки кожного.
3. Створіть запас на чорний день. У разі труднощів він стане вашим власним банком. Оптимальна сума у фонді покриває всі витрати на бізнес протягом кварталу, якщо виникнуть проблеми із продажами.
4. Вкладіть гроші у розвиток бізнесу. Якщо у вас залишилися кошти після виплати бонусів та створення запасу на чорний день, можна подумати, як їх використати для подальшого збільшення прибутку.
(!) Оптимальні показники прибутку – не межа. Після того, як ви досягнете цих показників на всіх рахунках, продовжуйте знижувати витрати на операційну діяльність, збільшуючи відсоток прибутку.
10 найкращих думок
1. Формула “Продажі – Витрати = Прибуток” застаріла. Вільним і багатим можна стати, використовуючи іншу формулу – “Продажі – Прибуток = Витрати”.
2. Для оздоровлення бізнесу слід дотримуватися принципів здорового харчування.
3. Реальна виручка – це сума, якою ви можете керувати.
4. Система Profit First починається з аналізу розподілу реального виторгу — на оплату податків, зарплату власників, операційну діяльність та прибуток.
5. Потім потрібно визначити оптимальні показники розподілу реальної виручки і зрозуміти , збільшити або зменшити ту чи іншу статтю витрат і скільки.
6. Систему Profit First потрібно впроваджувати вже сьогодні , сповістивши про зміни співробітників та відкривши різні рахунки – “Податки”, “Прибуток”, “Моя зарплата”, “Операційна діяльність”.
7. Оптимально розподіляти виручку та проводити всі виплати (зарплата, оплата рахунків) двічі на місяць у визначені дні.
8. Виручку потрібно коригувати поступово : раз на квартал скорочувати витрати на операційну діяльність та розподіляти додаткові 3% за рахунками, що вимагають збільшення.
9. Якщо наприкінці фінансового року не вистачає грошей на сплату податків, потрібно взяти їх із рахунку «Прибуток». З наступного місяця потрібно збільшити відрахування на рахунок «Податки» за рахунок «Прибутку», а протягом другого року нарощувати прибуток.
10. Половину прибутку необхідно розподіляти між власниками, решту відкласти на чорний день і направити на розвиток бізнесу , який сприятиме зростанню прибутку.