Вступ
Сорок три відсотки. На думку офісних працівників, такий відсоток часу губиться даремно на нарадах. Прокляття сучасності — нескінченні зустрічі, наради та планерки без чіткого плану та теми, які не виливаються у конкретні дії та не дають результатів.
Ми схожі на білок у колесі — призначаємо більше і більше нарад, щоб вирішити проблеми, а у результаті робимо все менше, а втомлюємося все більше. Час вийти з колеса.
Автор книги не тільки дає практичні поради щодо того, як оптимізувати традиційні наради, які ви організуєте та в яких берете участь, а й розповідає про ефективне використання нових технологій для зустрічей: відео- та веб-конференцій. Книгу доповнюють чеклісти та шаблони, які допомагають впроваджувати запропоновані техніки у життя.
Ваша майбутня економія часу і сил на нарадах має і ціну. Спочатку вам доведеться взяти на себе відповідальність за ефективність зустрічей, які ви організовуєте або на яких присутні. А коли ви станете впевнено використовувати інструменти, описані у книзі, вам потрібно буде поділитися ними з іншими білками у вашій організації.
1. Правильне планування – половина справи
1.1. Подумайте про втрачені можливості
Якщо ви типовий офісний працівник, то ви проводите на нарадах більше чверті свого робочого тижня. Щоб оцінити «масштаби лиха», візьміть свій календар за минулий місяць і порахуйте скільки часу ви витратили на різноманітні зустрічі. А тепер згадайте, який відсоток часу на цих зустрічах, як вам здається, був витрачений дарма, без результатів для бізнесу? Скільки годин це на тиждень? В місяць? На рік? Середній співробітник вийде близько 30 хвилин на день або 15 діб (!) на рік.
Щоб посилити враження, можна прикинути, скільки часу витрачається на зустрічах марно за рік усіма співробітниками вашої компанії, і помножити це на середню вартість їхньої робочої години.
На що ви могли б витратити цей час, якби не були змушені сидіти на непотрібних нарадах? Можливо, приділити більше часу сім’ї чи отримати додаткову професійну кваліфікацію?
Прямо зараз виберіть одну професійну та одну особисту мету, над досягненням яких ви хотіли б працювати в час, що звільнився . Запишіть їх на папері та повісьте на видному місці. Це нагадуватиме вам про ціну, яку ви платите за неефективні наради.
1.2. Геть непотрібні зустрічі!
Що ви робить насамперед, коли отримуєте запрошення на нараду? Перевіряєте свій календар? Неправильно. Насамперед ви повинні зрозуміти, чи варто вам взагалі бути присутнім на цій зустрічі.
Поставте собі кілька питань за методикою ППКС:
• Пріоритет: чи відповідає ця зустріч вашим пріоритетам на рік?
Ми віримо у магію слова, зафіксованого на папері. Якщо у вас ще немає письмового списку з 10 пріоритетних цілей на цей рік , зробіть його зараз і тримайте в швидкому доступі на робочому столі комп’ютера або у вашому телефоні. Тоді ви зможете при отриманні будь-якого запрошення або прохання просто звіритися з цим файлом і відхилити зустрічі, які не наближають вас до виконання пріоритетних планів.
• Планоціль: чи є у зборів ціль і план/повістка?
Хороша мета – чітко визначена, практична та вимірна – служить учасникам зустрічі орієнтиром. А відповідний порядок денний планує шлях до мети та уточнює, хто за яку частину зустрічі відповідатиме. У «планоцілі» є й додатковий позитивний ефект: вона допомагає визначити, хто має бути присутнім на нараді, а кого запрошувати не потрібно.
• Короткість: чи можемо ми вкластися в короткий час?
Улюблена гра офісних працівників: доміно з нарад. Ви призначаєте зустрічі встик одну за одною, і варто першій нараді затриматися — і ви вже запізнилися на наступне, а потім і на те, що за ним. Ваш розклад посипався, як кісточки доміно. У результаті одні учасники вдаються на зустріч пізніше, захекані та нервові, а інші чекають на них і зляться на втрату часу. Справа посилюється тим, що стандартні налаштування в електронних календарях послужливо пропонують для зустрічей 30 або 60-хвилинні інтервали та не передбачають пауз. Дуже простий метод: заздалегідь планувати зустрічі на 20 та 50 хвилин, так у вас буде 10-хвилинний буфер між зустрічами.
Не призначайте довгі зустрічі, якщо ціль може бути досягнута короткою розмовою на 5–10 хвилин. Іноді зустріч взагалі не потрібна, а питання можна вирішити телефонною розмовою або спілкуванням по внутрішньому чату.
Щоправда, ніякий буфер не допоможе, якщо ніхто не контролює часові рамки на самій нараді. Почніть із тих зустрічей, які ви самі організуєте — повідомте учасникам заздалегідь, що зустріч розпочнеться і закінчиться за розкладом, і виконайте свою обіцянку. Жорсткі рамки допомагають тримати дисципліну.
Попросіть усіх прийти трохи заздалегідь, щоб не пропустити важливу інформацію, яку буде повідомлено на початку зустрічі. Короткі зустрічі та планерки можна проводити стоячи, щоб учасники мали стимул закінчити з обговоренням швидше.
Коли ви розпускаєте учасників на перерву, не кажіть «Почнемо за 10–15 хвилин». Говоріть: «Зараз на годиннику 10.41, о 10.51 ми продовжимо обговорення».
Ще один прийом для економії часу: якщо за результатами зустрічі потрібно організувати ще один дзвінок або нараду для обговорення результатів, то призначте для нього дату і час відразу, прямо на зустрічі, щоб потім не довелося обдзвонювати всіх учасників окремо або влаштовувати довгий обмін електронними листами погодження зручного часу.
• Вільний час : чи дійсно у вас є час на цю нараду?
Більшість із нас так чи інакше використовують електронні календарі, але часто такий календар не показує повної картини нашої зайнятості. Ви не можете постійно проводити на зустрічах, вам як мінімум потрібен час для підготовки до них. Резервуйте блоки часу у своєму календарі для власної роботи, то ви побачите, скільки насправді у вас ресурсу.
Використовуйте кольори для позначення у вашому календарі категорії кожної події та її ступеня важливості. Наприклад, зелений – для зустрічей із ключовими клієнтами, синій – для зустрічей, вкладених у довгостроковий розвиток (коучинг, мозкові штурми тощо. буд.), червоний – для адміністративних завдань тощо.
Відкрийте доступ до календарів всередині компанії або департаменту, щоб полегшити синхронізацію та планування зустрічей. З’ясуйте, хто з ваших клієнтів використовує календарі, які можуть бути сумісні з вашими, тоді замість ланцюжка електронних листів ви можете надіслати їм запрошення на зустріч прямо з календаря, і після схвалення зустріч з’явиться в електронному розкладі обох сторін.
Призначаючи зустріч іншому співробітнику або клієнту, пропонуйте відразу як мінімум 3 варіанти дати та часу її проведення та запитуйте, який із цих варіантів підходить іншій стороні найбільше. По можливості, якщо ви маєте доступ до календарів учасників зустрічі, перевіряйте їх вільні слоти часу до того, як ви надішлете запрошення.
1.3. Дорожня карта гарної наради
У гарної наради багато компонентів, і їх важко втримати в голові. Ваш помічник – дорожня карта наради. Створіть шаблон та використовуйте його для електронних запрошень на зустрічі, які ви організуєте:
• Дата, час, місце зустрічі
• Запрошені особи
• Тема
• Порядок денний наради
• Необхідна підготовка
• Логістика: необхідне обладнання, матеріали, закуска та напої тощо.
• Правила зустрічі.
Тема і порядок денний — головні пункти дорожньої карти, але решта елементів також важлива. Постарайтеся не перевантажувати запрошення текстом, намагаючись охопити всі мислимі деталі, — запрошені не читатимуть довгих творів.
2. Сила та слабкість віртуальних нарад
2.1. Додати «картинку»
Організація теле-, відео- та веб-конференцій покликана заощадити багато часу та грошей учасників у порівнянні з очними зустрічами. Однак віртуальні наради можуть стати чорною діркою для вашого часу та енергії, а їх ефективність найчастіше вбивається технічними проблемами та відсутністю уваги учасників.
Чи стали б ви коли-небудь проводити робочу нараду у повністю темній кімнаті? Звичайно, ні. Адже обговорення шляхом телеконференції схоже саме на зустріч у темряві. Наша порада: по можливості замінити конференц-дзвінки на відео- або веб-зустрічі. Відео-компонент робить спілкування більш «живим» та допомагає утримувати увагу учасників.
Веб-додатки також дозволяють вивести на екран документ або презентацію, яку ви обговорюєте; малювати або писати на екрані, як на дошці, та містять інструменти для підвищення інтерактивності зустрічі.
2.1.1. Інтерактивність – королева віртуальних нарад
На початку реальної зустрічі етикет передбачає короткий світський діалог. Це працює і для віртуальних нарад: доки учасники збираються, вітайте кожного, ставте короткі питання на нейтральні теми — про погоду в їхньому місті, наприклад. Але не затягуйте вступу, переходьте до справи. У наш час «кліпове мислення» люди переключать увагу з вашої презентації на щось інше, якщо щось цікаве не почне відбуватися протягом 2–5 хвилин після початку.
Навіть на реальних зустрічах і презентаціях можна побачити менеджерів, які уткнулися у свої смартфони, присутні в залі лише формально, але не беруть участі в обговоренні. На віртуальних зустрічах ця проблема стоїть ще гостріше: учасники мають безліч приводів і можливостей відволікатися від того, що відбувається на екрані — від електронної пошти до інтернет-серфінгу.
Тому ведучому необхідно запланувати, що кожні 5–10 хвилин виступу відбуватиметься щось, що потребує активної участі слухачів . Ви можете попросити експерта, що бере участь, прокоментувати певні пункти обговорюваної теми, поставити відкрите або закрите питання всім учасникам, влаштувати голосування. Стимулюйте використання чату: коментарі учасників по ходу вашого виступу допоможуть вам зрозуміти, яка тема зачіпає їх за живе, а де вони втрачають нитку ваших міркувань або зазнають технічних труднощів. Чат стане в нагоді і для фіксації ідей – часто програма дозволяє роздрукувати обговорення після зустрічі.
Веб-конференція відкриває можливості, недоступні на очних зустрічах. Наприклад, “брейнсерфінг” – коли учасники можуть одночасно шукати інформацію в Інтернет або тестувати функції веб-сайту онлайн.
Часто згадуваний недолік віртуального спілкування – дефіцит знайомства. Важко по-справжньому співпрацювати з людьми, які залишаються для вас лише голосами в телефонній трубці або комп’ютерних колонках. Як мінімум, провідному презентацію або вебінар варто вивести на екран своє фото, а краще відео. Продумайте коротке, але сильне уявлення спікерів.
2.1.2. Вікі як альтернатива зустрічам
Розповсюджений формат конференц-дзвінків: щотижневі планерки для обговорення ходу проекту та прогресу кожного учасника чи команди. Такі дзвінки забирають багато часу. Чому б не замінити хоча б частину з них на «проектну вікіпедію» — онлайн-сховище, яке дозволяє кожному члену команди читати та редагувати документи, обмінюватися ідеями, ставити один одному питання та відповідати на них, помічати закінчені етапи проекту. Таким чином, ви отримаєте поточну картину проекту в будь-який момент часу.
Віка має і додаткову перевагу перед телефонними дзвінками — вся інформація та ідеї фіксуються і можуть бути вивчені та використані для інших схожих проектів.
Ще один новий формат – корпоративні блоги. Вони дають можливість, наприклад, дізнатися думку співробітників щодо проекту рекламної кампанії чи нової офісної політики, не витрачаючи час на організацію масових зустрічей чи фокус-груп.
2.2. Закон Мерфі для віртуальних нарад
Цей закон свідчить: «Все, що може зламатися – зламається». Якщо ви розраховуєте, що всі технічні моменти на вашій веб-нараді спрацюють бездоганно, на вас чекає багато неприємних сюрпризів. Не ховайте голову в пісок, а краще, по-перше, розробіть план запобігання проблемам, а по-друге, майте запасні тузи в рукаві, щоб знизити шкоду, якщо технічні труднощі таки виникнуть.
У цьому вам допоможе наш чекліст.
Профілактика:
• Перезавантажте комп’ютер перед початком зустрічі та закрийте всі непотрібні програми, щоб знизити ймовірність зависання.
• Використовуйте найшвидший і найширший канал Інтернету, який у вас є.
• Підключіться до системи заздалегідь. Використовуйте правило 30/15:
— Якщо ви проводите важливу зустріч, підключіться за 30 хвилин до початку, щоб провести перевірку програми. По можливості, попросіть вашого колегу підключитися як тестовий учасник. Півгодини на налаштування здаються перебором, і справді, у більшості випадків перевірка займе до 5 хвилин. Тоді ви зможете зі спокійним серцем витратити решту часу на інші робочі справи. Однак, якщо виникнуть серйозні технічні труднощі, півгодини має вистачити, щоб налагодити програму за допомогою служби техпідтримки або запропонувати учасникам альтернативний канал зв’язку.
— Попросіть учасників підключитись за 10–15 хвилин до початку, щоб не витрачати основний час зустрічі на технічні питання. В очікуванні початку зустрічі вони можуть працювати над своїми справами, а потім розпочати обговорення рівно за розкладом .
• Протестуйте ваш мікрофон, камеру, колонки, «робочий стіл» для демонстрації слайдів, функцію вмикання та відключення мікрофонів в учасників, функції опитувань та голосувань тощо
.
• Забезпечте тишу в кімнаті, звідки ви презентуєте.
• Перевірте, щоб ваш ноутбук або телефон був підключений до мережі, щоб батарея не сіла посеред виступу.
Зниження збитків:
• Підготуйте копію вашої презентації у PDF або іншому форматі, відформатуйте її до розміру, який можна надіслати учасникам електронною поштою у терміновому випадку. Якщо це неможливо, завантажте файл на внутрішній сервер, доступний учасникам, або на файлообмінник.
• Для особливо важливих презентацій призначте запасного ведучого. Якщо ви з якоїсь причини не зможете підключитись або ваш зв’язок обірветься, ваш колега зможе провести зустріч за вас.
• Поставте номер підтримки на кнопку швидкого набору у вашому телефоні.
• Створіть слайд зі списком типових технічних складнощів та шляхів їх вирішення.
• Майте план Б у разі технічного провалу. Заздалегідь організуйте резервну лінію для конференц-дзвінка. Зберіть номери мобільних телефонів або скайп-імена учасників, щоб швидко зібрати всіх, якщо веб-програма вимкнеться.
• Надішліть усім учасникам до зустрічі ключову інформацію: номери та пін-коди для доступу, контакти техпідтримки, інструкції на випадок, якщо не вдається підключитися або якщо зв’язок перервався.
• Посміхайтеся та зберігайте спокій, що б не відбувалося.
3. Повернемося до наших баранів
3.1. Впроваджуємо «планоціль» у життя
Найдосконаліший план провалиться, якщо не втілювати його в життя. Один із учасників зустрічі має бути «захисником планоцілі». Його функція — не лише стежити за часом і передавати слово від одного, хто виступає до іншого, а й керувати дискусією, коли вона відхиляється від наміченого порядку денного. Головне питання, яке має в цьому випадку ставити захисник: «Чи є нова тема більш важливою (В) та терміновою (С), ніж заплановані?». – і залежно від відповіді визначати подальші дії:
• В та С: обговорювати зараз, відклавши заплановані теми на потім.
• В, але не С: призначити для обговорення окрему зустріч пізніше.
• С, але не В: зазвичай це тема, що «горить» для одного або кількох учасників групи, але не важлива для інших. Обговорити її на перерві або поза нарадою, віч-на-віч.
• Чи не С і не В: не витрачати на нову тему час взагалі.
3.2. Розробляємо план дій
Поширена практика — готувати та розсилати після зустрічі резюме обговорених питань. На це витрачається час, а чи багато учасників хоч раз його відкриють і перерахують?
Ми пропонуємо альтернативний підхід: кожна нарада має завершуватись не резюме, а списком дій . Список передбачає чітке порозуміння: хто, що та коли робить за підсумками наради.
Один із учасників наради бере на себе роль укладача списку дій, підсумовуючи на папері підсумки обговорення. В ідеалі, укладачі повинні ротуватися від зустрічі до зустрічі, таким чином, усі учасники сприйматимуть цю роль серйозніше. Список дій перевіряється двічі: один раз наприкінці зустрічі, щоб переконатися, що всі розуміють свої наступні кроки однаково, а вдруге на початку наступної зустрічі, щоб проконтролювати виконання.
Укладач списку дій може скористатися функціоналом поштової програми та надіслати кожному учаснику його завдання не просто електронним листом, а одразу у формі завдань із термінами виконання. Можна також налаштувати розсилку нагадувань приблизно посередині відведеного завдання терміну.
3.3. Куємо залізо, поки гаряче
Ви здивуєтеся, але на нарадах можна не лише планувати дії, а й безпосередньо впроваджувати їх у життя. Наприклад, на веб-конференції можна виділити 5–10 хвилин для того, щоб учасники заповнили опитувальник замість того, щоб відкладати це на потім. Або, якщо завдання вимагає парного обговорення, подовжити зустріч на 15 хвилин і присвятити цей час роботі в парах, замість того щоб пропонувати учасникам синхронізувати свої розклади самостійно та призначати окремі зустрічі віч-на-віч пізніше.
Висновок
Щодо нарад працює принцип Парето. 80 % проблем породжуються лише кількома причинами: непотрібними зустрічами, відсутністю чіткого плану та повістки, технічними проблемами, розсіяністю уваги (особливо на віртуальних зустрічах), відхиленнями від теми наради та відсутністю плану дій за підсумками наради. Зробивши всього кілька простих дій по кожному з цих пунктів, ви зможете заощадити багато часу і сил і досягти підвищення продуктивності ваших робочих зустрічей.
Для того, щоб підвищити свою мотивацію для виправлення ситуації з нарадами, необхідно тримати перед очима стратегічну картину ваших пріоритетів на рік, а також намітити сфери вашого життя, в які ви вкладете сили та час, що звільнилися в результаті оптимізації зустрічей.
Кожна нарада має мати «планоціль»: які завдання мають бути вирішені на зустрічі, хто і з яких питань виступатиме. За виконанням планоцілі має стежити «захисник», роль якого може виконувати один із учасників зустрічі. Усі додаткові теми, що виникають під час обговорення, повинні оцінюватися за їх терміновістю та важливістю.
Віртуальні наради економлять час та гроші, але необхідно враховувати їх специфіку: робити зусилля для утримання уваги учасників та приділяти увагу профілактиці та швидкому вирішенню технічних проблем.
Ну і, нарешті, кожна нарада, очна чи віртуальна, має закінчуватися списком конкретних дій з виконавцями та дедлайнами.
Якщо ви організовуєте багато зустрічей, перелічені вище дії дуже швидко змінять вашу роботу, звільнять час і зменшать загальний стрес. Але навіть якщо ви пересічний учасник нарад, ви можете користуватися частиною цих інструментів і розповідати про них своїм колегам і начальникам: допоможіть іншим офісним «білкам» теж вийти з цього колеса!