Вступ
Слово «канбан» надійшло з японської мови і буквально перекладається як «вивіска», «рекламний щит». У світі бізнесу канбан означає систему організації виробництва та постачання, що дозволяє реалізувати принцип «точно вчасно». 1
Автори книги «Персональний Канбан», успішні консультанти в галузі управління та роботи з персоналом, пропонують просту та дієву систему регулювання своєї зайнятості та управління особистим часом. Нам усім до болю знайома ситуація, коли на роботі вічний завал, незважаючи на те, що ми там проводимо більшу частину доби, і при цьому ніхто не скасовує спілкування з дітьми, батьками, друзями, вирішення персональних проблем і взагалі життя. Все це призводить до стресу, безсоння, поганого настрою.
Зіткнувшись з нескінченним потоком вимог та обов’язків, ми виснажуємо наші розумові ресурси та опиняємось похованими під вантажем проблем. Автори впевнені, що так жити не можна, і пояснюють, як можна знову стати господарем свого часу та свого життя.
Однак від книги Бенсона та Беррі не варто чекати на примітивні рецепти для легкого життя. Автори пропонують гнучку систему базових знань, які кожен читач зможе пристосувати до своїх власних обставин та знайти свій власний шлях до успішного та збалансованого життя.
Правила персонального канбану
Правило 1 : Візуалізуйте свою роботу. Тоді у вас з’явиться ясніше уявлення про обсяг роботи, «фізичний» запис того, на що йде ваш час. Ви знайдете контроль над своїм навантаженням і зможете приймати більш розумні рішення.
Правило 2: Обмежуйте кількість незавершеної роботи. Це дозволить вам зосередитися на тому, що ви робите, працювати швидко та вдумливо, спокійно реагувати на зовнішні дії.
Персональний канбан – це динамічна, інтерактивна картка вашої особистої зайнятості. Вона дозволяє бачити, що вас чекає попереду (ваші цілі, нові завдання), де ви зараз (що ви зайняті в даний момент часу) і де ви були раніше (що ви вже проробили). Як і будь-які географічні карти, персональний канбан містить багато інформації: що ви хочете, що ви робите, як ви це робите і з ким, що вже зроблено, що залишилося незакінченим, як швидко ви працюєте, що викликає затори в роботі, чому які- то справи ви весь час відкладаєте «на потім», що ви можете пообіцяти, а на що сказати «ні». Коли ми бачимо карту нашої роботи, у нас з’являється ясність, яка дозволяє знаходити кращі варіанти дій.
В основі персонального канбана лежить концепція менеджменту (відома як Лін), внаслідок якої розширення доступу до інформації забезпечує прийняття більш відповідальних рішень у процесі створення нових цінностей. Співробітники відчувають більше поваги до них, робочі групи стають мотивованими, і скорочуються втрати часу. Метою концепції Лін є виникнення культури «кайзен», тобто прагнення постійного поліпшення робочих процесів.
Побудова персонального канбану
Ви можете використовувати дошку, на якій пишуть фломастерами, дошку для грифель, дошку для оголошень, блокнот, двері холодильника, комп’ютер — будь-який предмет, який дозволить вам прочитати ту абстрактну інформацію про майбутню роботу, яка знаходиться у вашій голові. Крім того, вам знадобляться ручка, фломастер та клейкі листочки для нотаток. Персональний канбан дозволяє побачити «перебіг» вашої роботи — від початку до завершення. Найпростіший варіант «течії» – це поділ роботи на ту, яку ви готові почати (колонка «початок»), ту, яку ви вже робите (колонка «в роботі»), і ту, яку ви завершили (колонка «зроблено») .
Але спочатку треба з’ясувати, що власне вам належить зробити. Доки майбутня робота залишається в нашій голові аморфною і гнітючою масою, ми її не розуміємо, ми її боїмося, і ми не впевнені в успіху. Щоб прийняти правильне рішення, у нас має бути чітке та ясне уявлення про те, що саме ми маємо зробити. Тому беріть клейкі листочки та записуйте на них абсолютно все, що потрібно зробити: завдання великі та маленькі. Не дуріть себе і не ховайте голову в пісок. Перш ніж розпочати приборкання страшного звіра під назвою «робота», треба побачити його цілком, навіть якщо для цього знадобиться обклеїти листочками всі стіни вашої квартири.
Зробивши це, ви повинні вирішити, які завдання необхідно вирішити насамперед, і прикріпіть відповідні листочки в колонку «початок».
Вченими зазначено, що наш мозок більшою мірою фокусується на перерваних, незавершених думках і діях, ніж повністю закінчених. Незакінчені справи відволікають нашу увагу і дратують, викликають занепокоєння та безсоння, тим самим знижуючи нашу продуктивність та збільшуючи ризик помилок. Тому, коли ми можемо папірець з описом завдання перетягнути з колонки “в роботі” в колонку “зроблено”, наш мозок відчуває радість. Ми пишаємось собою. Ми можемо виконувати наступне завдання.
Так само, як у жонглера є межа кількості кульок, які вона може спокійно та впевнено утримувати одночасно у повітрі, у кожного з нас є межа кількості завдань, паралельно працювати над якими ми можемо успішно та ефективно. Дослідження свідчать, що ми можемо досягти нашої максимальної ефективності, працюючи над кількома завданнями одночасно. І навпаки, наша ефективність зростає, коли ми обмежуємо кількість завдань, що паралельно вирішуються. Персональний канбан якраз і дозволяє знайти правильну кількість роботи, яку ми можемо робити з оптимальною швидкістю та ефективністю.
Ви можете додати стовпчик «очікування» для тих справ, які ви не можете завершити, тому що чекаєте будь-якої дії з боку інших людей. Однак “не перевантажуйте” цю колонку і не “перетягуйте” нові справи в колонку “в роботі”, поки не перевірте, що відбувається з тими, що вже знаходяться в “очікуванні”.
Ви також можете зробити ще одну колонку з назвою «сьогодні», куди ви поміщатимете листочки зі справами, над якими ви плануєте працювати сьогодні. Ця колонка допоможе визначити різницю між тим, що ми задумали зробити за день, і тим, що реально встигли. Поступово ми навчимося визначати свою денну продуктивність, ставити собі на день більш реалістичні цілі та радіти своїй ефективності.
Використовуйте різні кольори та форми для відображення певних типів інформації. Яскравий колір чи незвичайна форма ваших листочків допоможе привернути увагу до пріоритетних завдань чи «не засовувати в далеку скриньку» справи, якими вам не дуже хочеться займатися.
Ваш персональний канбан збудовано! Вивчивши свій майбутній вантаж роботи, ви вибрали пріоритетні завдання та помістили їх у колонку «початок». У міру просування вашої роботи перетягуйте листочки з однієї колонки в наступну. Система персонального канбану передбачає прийняття самостійного рішення щодо роботи, на роботу, на відміну від ситуації, коли вас підштовхують і за вас вирішують, що і коли вам робити (pull-based system versus “pushing”).
Кількість та якість
Ми часто плутаємо наявність «просвіту», що утворився в роботі з можливістю зробити щось ще. Ми часто поспішаємо, перескакуємо від одного заняття до іншого, прагнучи збільшувати кількість виконаної роботи, забуваючи про якість. В результаті ми не досягаємо жодної кількості, ні якості. Коли ми займаємося паралельно кількома питаннями, наш мозок намагається обробляти одночасно кілька потоків інформації, що призводить до розумового навантаження. У цьому випадку ми починаємо легко відволікатися, і навіть найпростіша робота дається важко. Однак було б правильно не намагатися вмістити якомога більший обсяг роботи в наш графік, а добиватися якісної роботи, яка плавно перетікає з колонки «початок» у колонку «зроблено». Швидкість, з якою це відбувається, — це наша «пропускна здатність», яку ми можемо виміряти, оцінити та на її основі ухвалити обґрунтоване рішення.
Скільки разів ми стикаємося з ситуацією, коли наприкінці тижня ми не можемо згадати, на що пішов наш час. Наче годинник, дні і тижні нашого такого зайнятого життя безвісти розчиняються в повітрі. Персональний канбан, візуалізуючи нашу незроблену роботу, завдання, над якими ми працюємо, і роботу, яка зроблена, винагороджує нас тим, що ми знаємо, на що минув час і що ми маємо в майбутньому. Володіння цим знанням дозволяє покращувати робочий процес та приймати розумні рішення.
«Звичайний» перелік справ проти персонального канбану
Автори називають списки справ втіленням зла та породженням диявола; вони нудні та живлять механістичний, відірваний від контексту підхід до виконання роботи. На відміну від цих списків персональний канбан, візуалізуючи нашу роботу, дозволяє звертати увагу на особливості обставин, розуміти можливість вибору, визначати пріоритети, бачити мету.
«Скажи мені, і я забуду. Покажи мені, і я запам’ятаю. Дозволь мені зробити самому, і я зрозумію». Конфуцій
Персональний канбан перетворює нашу роботу на розповідь, зі своїм сюжетом, перебігом подій та поворотними моментами. Це не перелік екстрених справ, а серія взаємопов’язаних відносин. Переміщаючи наші листочки з колонки в колонку і аналізуючи їх рух, ми вчимося розпізнавати шаблони, що повторюються, і причинно-наслідкові зв’язки. Ми виявляємо причини появи «вузьких місць», дізнаємося завдання, виконання яких приносить задоволення, та завдання, які дратують. Такі спостереження вчать приймати активні рішення і розширювати наші опції в майбутньому.
При використанні списків справ мірою якості є кількість виконаних завдань. Персональний канбан сприяє створенню атмосфери творчості та співробітництва, де мірою якості є ефективність, тобто добре зроблена робота в потрібний час.
Списки справ припускають, що наші обставини статичні. Вони не дають розуміння, як і навіщо ми виконуємо ту чи іншу роботу та які варіанти є у нашому розпорядженні. В результаті виходить, що ми працюємо заради роботи як такої, не маючи змоги оцінити, як наші старання впливають (або не впливають) на досягнення вищих цілей. Персональний канбан створює рухливу систему, у якій прагнення поліпшення методів роботи (Кайдзен) стає звичкою.
Тягни-штовхай
Автори бачать перевагу персонального канбану в тому, що він ґрунтується на активній раціональній дії — «тяни» — тобто людина бере нову роботу і «тягне» листочок у колонку «в роботі» тільки тоді, коли в нього є для цього можливість і попередні завдання виконані. У цьому випадку ви маєте ясність і контроль над ситуацією, що дозволяють приймати обґрунтовані рішення. Якщо ж вас “штовхають”, ви перебуваєте в “темряві”, у вас немає вибору. Більшість людей страждає від того, що їм «заштовхують» роботу, незалежно від ступеня їхньої зайнятості. Персональний канбан дозволяє вашому посібнику побачити, що ви вже й так зайняті «вище даху», і дає вам право обґрунтовано відмовитися від додаткової роботи, не отримуючи при цьому ледаря.
Варто запам’ятати:
Життя є балансування між порядком та хаосом. Не будуйте строгих планів, поки ви не маєте всієї необхідної інформації. Наші події сьогодні визначають наші можливості вибору завтра. «Тягніть» і не піддавайтеся «поштовхам», хоча будьте готові до них.
Ми всі прагнемо, щоб наші дії приносили максимальну користь — нашим клієнтам, нашим сім’ям, нащадкам. Користь у цьому контексті зовсім не означає максимальний прибуток або прибуток. Моральне задоволення від роботи та грошова компенсація за неї аж ніяк не завжди взаємопов’язані. Для того, щоб отримувати професійну та емоційну радість від роботи, щоб відчувати самореалізацію, ми маємо пишатися тим, що ми робимо. Для цього ми повинні знати, що наша праця приносить користь і що наші зусилля не залишаються непоміченими.
План роботи – плюс чи мінус?
“Плани марні, проте планування незамінне”. Ейзенхауер
Важливо також не опинитися у стані «аналітичного паралічу», коли ми надмірно ускладнюємо проблему та плануємо її вирішення до найдрібніших деталей. Внаслідок цього стадія планування гальмує здійснення реальних дій. Варто погодитися з тим, що неможливо заздалегідь знати, як вирішиться те чи інше питання. Треба перестати хвилюватися і нервувати, треба бути гнучким та готовим до дії.
Люди зазвичай надто багато часу витрачають на підрахунки обсягу та вартості їхньої роботи. Вони опиняються в полоні заздалегідь побудованого плану, але щойно обставини змінюються, вони змушені безкінечно модифікувати свої початкові посилки. Використовуючи персональний канбан, ми плануємо постійно, спостерігаючи за течією нашої роботи, і приймаємо рішення, коли маємо достатню інформацію. Жоден план не є «вигравірованим у камені», хоч би як чудово він був продуманий. Відхилення від плану буває неминучим, і регулярно його коригуємо. Вміння пристосовуватися до обставин, що змінюються, дозволяє нам досягати успіху.
Вибір пріоритетів
Автори розглядають так звану «матрицю управління часом Кові», де пропонується всі справи та обов’язки рознести у чотири групи: «важливо та терміново»; “важливо, але не терміново”; терміново, але не важливо; “не важливо і не терміново”. Не дивно, що Кові рекомендує обмежувати кількість справ, які перебувають у «терміново, але не важливо», а заняття, що потрапили в «не важливо і не терміново», він вважає просто втратою часу. Автори ж, визнаючи загалом корисність розподілу справ на «важливі», «термінові» та «не важливі», багато в чому не погоджуються із трактуванням Кові.
Наприклад, групу справ у «терміново, але не важливо» автори називають «інвестицією в соціальні зв’язки», тому що неможливо передбачити, який вплив на ваше майбутнє можуть вплинути, здавалося б, на «не важливі» зустрічі та телефонні дзвінки. Так само автори відмовляються вважати заняття в «не важливо і не терміново» марнуванням часу. Навпаки, вони відносять цю групу справ у розряд нашого життя. Вони порівнюють їх із родючим садом, у якому проростають і розвиваються натхнення, експериментування та нові варіанти. Автори впевнені, що в системі персонального канбану всі чотири групи справ функціонують органічно, і всі вони необхідні для збалансованого життя.
«Щастя не приходить у готовому впакуванні. Воно є наслідком ваших власних дій». Далай Лама
Робота на радість
Відведіть місце у вашому персональному канбані для справ, які приводять вас до гарного настрою, і для справ, які вас дратують. Робіть невеликі нотатки у тому, чому одне заняття викликало позитивні емоції, інше — негативні. Наберіться терпіння, і через деякий час, переглядаючи свої нотатки, ви зможете визначити, що потрібно поміняти у вашій роботі, які справи варто делегувати, а якими займатися якнайчастіше. Ви виявите, що найкраще виконуєте завдання, які піднімають вам настрій. Вам буде легко розпізнати ваші сильні сторони. Зрештою, у вас з’явиться більш чітке бачення перспектив розвитку вашої кар’єри.
Персональний канбан сприяє проясненню наших цілей. Якщо немає ясності, нас охоплює страх. Візуалізація дозволяє розвіяти страх, трансформувати його у зрозумілі завдання та сфокусуватися на діях щодо їх вирішення.
Варто запам’ятати:
Чим більше ви займаєтеся роботою, яка у вас добре виходить, тим більше радості доставляє вам ваша робота і тим вищим стає ваш професійний рівень.
Зазирни в себе і озирнися назад
Персональний канбан допомагає нам зрозуміти, якими емоціями ми керувалися, вчиняючи ту чи іншу дію, що нас мотивувало та що заважало. Вивчаючи минулі події, ми забезпечуємо себе інформацією, необхідною для ухвалення правильних рішень у майбутньому. На роботі аналіз завершеного проекту дозволяє виявити досягнуті успіхи, зрозуміти, що відбувалося не так, як очікувалося, і чому, і подумати, що можна поліпшити в майбутньому. Створіть у своєму персональному канбані стовпчик «ретроспектива» і переміщуйте туди листочки з колонки «зроблено» зі своїми нотатками про те, що пройшло добре, а де можна було б попрацювати краще. Радуйтеся своїм перемогам. Навчайтеся на помилках. Поступово звичка аналізувати якість виконаної роботи стане природним елементом робочого процесу.
Зри в корінь
Коли відбуваються неприємності, ми насамперед намагаємося знайти винного, «закрити» питання та рухатися далі. Такий підхід є поверховим та недалекоглядним. Персональний канбан допомагає знаходити глибинні причини проблеми, що виникла. Щоб до них докопатися, не бійтеся ставити запитання і ставити під сумнів загальноприйняті умовності та власні ідеї. Тільки так можна вирішувати проблеми та самовдосконалюватись.
Висновок
Проблема управління часом украй актуальна, і на цю тему існує багато літератури. Однак, судячи з численних захоплених відгуків, книга «Персональний канбан» пропонує найефективніший спосіб боротьби з авралами, стресом і депресією, що викликаються вічною нестачею часу на всі справи, обов’язки та побажання, які виникають у нормальної сучасної людини. Спробуйте, дотримуючись порад авторів, побудувати свій персональний канбан.
Для цього візуалізуйте свої обов’язки, не займайтеся більш ніж двома-трьома справами одночасно, вибудовуйте пріоритети, не прагнете заповнити свій день «під зав’язку», спостерігайте за потоком своєї роботи та контролюйте його, аналізуйте, які завдання виходять у вас краще та чому, займайте активну позицію у розподілі свого навантаження та не піддавайтеся «поштовхам».
В результаті, як обіцяють автори «Персонального канбана», на вас чекає більш збалансоване життя, отримання задоволення від роботи та професійне зростання. Варто спробувати.
Якщо з’явиться інтерес та бажання дізнатися більше, додаткову інформацію можна знайти на сайті: www.personalkanban.com
_______________
1 Система канбан була розроблена і вперше у світі реалізована фірмою “Тойота”. У 1959 році ця фірма почала експерименти із системою канбан і в 1962 році запустила процес переведення всього виробництва на цей принцип. В основі організації виробництва фірми «Toyota» лежить річний план виробництва та збуту автомобілів, на базі якого складаються місячні та оперативні плани середньодобового випуску на кожній ділянці, що базуються на прогнозуванні купівельного попиту.