Вступ
Електронна пошта забирає у вас багато часу? Ви тонете в потоці листів, забуваєте відповісти на важливі повідомлення, чи не можете викроїти час для роботи над стратегічними проектами через постійний наплив термінових доручень?
Електронна пошта — важливий елемент сучасної роботи і навіть особистого життя, але вона — гостра зброя. Пошта може стати інструментом, що підвищує вашу ефективність, а може виявитися пожирачем часу.
Згідно з дослідженням компанії Маккінзі, топ-менеджери проводять 28% робочого часу, розбираючи електронну пошту, створюючи повідомлення та відповідаючи на них. Це більше 2 робочих годин на день, а на рік це 28 повних днів!
Є люди, котрі повністю відмовилися від використання електронної пошти. Але такий варіант, найімовірніше, соціально неприйнятний для більшості з нас — у реальному житті нам потрібна пошта, щоб працювати та спілкуватися з друзями.
Щоб зробити електронну пошту своїм другом, вам доведеться виробити нову стратегію та дотримуватись її. Ця книга запропонує вам поради та техніки, використовуючи які ви зможете скоротити час, який витрачається на роботу з електронною поштою, у 3–4 рази!
Поступово вводячи в щоденну практику нові звички, ви зможете досягти щоденного повного очищення папки «Вхідні» та знизите рівень стресу, що викликається потоком повідомлень.
Книга також містить безліч посилань на корисні онлайн-сервіси та інструменти для підвищення ефективності особистої та командної роботи.
1. Шкідливі міфи про електронну пошту
1.1. Перш ніж приступити до опису корисних технік роботи з електронною поштою, важливо ідентифікувати установки, які заважають нам грамотно використовувати пошту. Без руйнування цих міфів ми зісковзуватимемо в колишню поведінку знову і знову.
Міф №1: Ми маємо бути завжди на зв’язку
Майже кожен із нас перевіряє пошту набагато частіше, ніж це об’єктивно потрібно. Нам здається грубим не відповідати на листи якнайшвидше. Однак пошта за своєю природою не є засобом швидкого зв’язку, для цього є телефон та служби миттєвих повідомлень.
Людина, яка надсилає вам електронного листа, не знає, чим ви зайняті в даний момент, чи знаходитесь біля комп’ютера і чи можете відповісти. Тому ви маєте повне право не перериватися на поштові повідомлення кожні п’ять хвилин, а відповісти тоді, коли ви матимете можливість.
Якщо тільки специфіка вашої роботи не включає моментальне реагування на листи (наприклад, техпідтримка), абсолютно нормальним і соціально прийнятним буде відповісти на лист протягом декількох годин, а то й доби з моменту його отримання.
Міф №2: Короткі листи – це грубо
Погляньте на це з іншого боку: довгі листи – це неповага до часу отримувача. Якщо на повідомлення можна змістовно відповісти одним рядком, не треба писати «Війну і Світ». Найкраща відповідь — та, яка містить всю необхідну інформацію в мінімумі слів.
Міф №3: Пріоритети інших людей важливіші за ваші
Один з відомих інструментів тайм-менеджменту – “матриця Ейзенхауера”, що ділить всі завдання на 4 категорії в залежності від їх терміновості та важливості. Готові посперечатися, що велика частина листів у вашій скриньці потрапляє до третього або четвертого квадранта цієї матриці: «термінові, але не важливі» або «не термінові і не важливі».
При цьому постійне перемикання уваги на поштову програму відволікає вас від завдань типу «важливі, але не термінові», які, як правило, є стратегічними та критично важливими для вашої кар’єри чи бізнесу.
Міф №4: Можна використовувати електронну скриньку та як список справ.
Якщо ви залишаєте листи, на які потрібна відповідь або якісь дії, у папці «Вхідні», то ви ніколи не очищаєте свою поштову скриньку. Більше того, щоразу, коли ви відкриваєте поштову програму, всі ваші «хвости» миттєво впадають вам у вічі, викликаючи стрес і невдоволення.
Відомий так званий «ефект Зейгарник» — людина краще запам’ятовує незавершені справи, ніж завершені, а отже, кожна незавершена справа забирає ресурс мислення та пам’яті.
Неможливо, та й не оптимально виконувати будь-яке завдання одразу після її надходження. Однак вам потрібно виробити окрему систему списків завдань, що дозволяє закінчувати всі необхідні дії вчасно. При цьому поштова скринька має використовуватись як засіб зв’язку, а не як сховище завдань.
Міф №5: Найкраще рішення від завалу листів – «поштове банкрутство»
Іноді лавина листів здається настільки некерованою, що привабливим здається просто разом стерти всі листи, що накопичилися у вашому ящику. Назвемо це «поштовим банкрутством». Рішення можливе, але не найкраще: адже якщо ви не зміните своїх щоденних звичок, ця ситуація повториться.
Звички краще впроваджувати по одній – так більше шансів, що вони приживуться у вашому житті.
2. Ваші нові звички
Звичка №1: Призначте час перевірки електронної пошти.
Встановіть для себе певний період часу, коли ви займаєтеся розбором пошти. Найкраще визначити точний час — наприклад, о 10 ранку та о 5 вечора, а не приблизно «вранці» та «увечері»; нова звичка потребує певності.
Якщо вам надходить менше 20 повідомлень на день, вам вистачить однієї перевірки. Якщо ваш потік листів обчислюється сотнями і швидкість реакції важлива – відведіть на перевірку 4-5 часових інтервалів.
За досвідом, оптимально перевіряти пошту вперше пізно вранці, після того як ви зробили якесь із важливих завдань на день, і незадовго до відходу з роботи, щоб «закрити» день. Але конкретний графік залежатиме від природи вашої роботи, стилю вашого начальника та команди тощо.
В інтервального підходу до розбору пошти є кілька переваг. Ваш день стане більш структурованим, зменшиться кількість перемикань із завдання на завдання. Ви станете більш ефективно відповідати на листи, знаючи, у вас є обмеження часу на їхню обробку. А в деяких випадках люди, які надіслали листа, встигнуть вже вирішити своє завдання самі, ще до того, як ви прочитаєте їхнє повідомлення.
Звичка №2: Вимкніть повідомлення про нові повідомлення.
Проста, але працююча дія: відключіть усі повідомлення про нові повідомлення, будь то звукові сповіщення, спливаючі вікна або іконки. Вони змушують вас перевіряти ящик куди частіше, ніж об’єктивно необхідно, і додають нервозності від того, що ви знаєте, що на вас чекають непрочитані листи.
Наступний крок — якщо ваша робота дозволяє, видаліть поштову програму з мобільного телефону. Мало хто повноцінно відповідає на пошту з телефону, які зазвичай обмежуються короткими повідомленнями. При цьому ви змушені читати одні й самі листи кілька разів (спочатку з телефону, потім з комп’ютера) і неминуче крутити в голові невирішені завдання.
Можливо, перші кілька днів після відключення повідомлень у вас буде “ломка”. Але незабаром ви виявите, що ваше життя стало більш впорядкованим і менш стресовим.
Ви можете піти далі і вимкнути також спливаючі повідомлення та поштові повідомлення з соціальних мереж, повідомлення від ваших мобільних додатків, а також скоротити користування програмами обміну миттєвими повідомленнями. Ви здивуєтеся, скільки часу та енергії це заощадить.
Звичка №3: Тренуйте «правило п’яти пропозицій»
Більшість електронних послань та відповідей на них може бути укладено у добре написані п’ять речень. Якщо відповідь вимагає великої кількості технічних деталей або опису кількох варіантів, краще організувати дзвінок по телефону або Скайпу — це займе менше часу і дозволить перевірити, наскільки вас добре зрозуміли.
Електронні листи – це не універсальне рішення. Вони чудово підходять для того, щоб дати однозначну відповідь на нескладне запитання, надіслати стандартну інформацію, переслати файл або посилання, призначити або підтвердити зустріч, коротко повідомити команду про статус проекту. Але для складних багатоваріантних завдань пошта – не найкращий інструмент.
Існують альтернативні інструменти для спільної роботи над проектами для випадків, коли необхідна інтенсивність обміну інформацією є високою. Від спільного використання календарів у Google або Outlook до спеціальних сервісів на зразок Basecamp. Для зберігання великої кількості довідкової або навчальної інформації з гіперпосилання підійде Wikia.
Якщо ви бачите листа, який, швидше за все, спричинить довгий ланцюжок листування, уточнень, обговорення ідей і так далі, то телефонний дзвінок або групова телеконференція теж можуть стати оптимальним рішенням і заощадити час усій команді. Не влаштовуйте мозкових штурмів електронною поштою.
Цінуйте ваш час. Якщо якийсь тип листів регулярно забирає у вас багато часу, подумайте, як можна оптимізувати відповідний процес.
Звичка №4: Обробляйте кожне вхідне повідомлення лише один раз.
У призначений для перевірки ящика час почніть із найстарішого непрочитаного повідомлення та обробляйте листи один за одним, не пропускаючи і не вибираючи.
З кожним листом ви можете зробити одну з таких дій:
• Видалити. Видаліть із скриньки всі непотрібні повідомлення. Листи, які не потребують дії або відповіді, але містять корисну інформацію, сортуйте за архівними папками, щоб у разі потреби їх можна було легко знайти потім.
• Делегувати . Не затримуйте повідомлення у своїй скриньці, пересилайте їх якнайшвидше тому, хто безпосередньо повинен діяти. Якщо вам потрібно контролювати результат, використовуйте окрему папку, систему нагадувань або спеціальну утиліту для відстеження статусу делегованих справ.
• Відповісти. Щоб не створювати снігову кучу незроблених справ, встановіть собі правило: «Якщо на повідомлення можна відповісти належним чином за 5 хвилин, зроби це відразу».
• Перенести до списку завдань. Завдання, які вимагають більш тривалого часу, необхідно переносити до окремого списку справ, а відповідні листи надсилати до виділеної для незакінчених справ папки. Хорошим тоном буде надіслати відправнику коротке повідомлення, що підтверджує отримання завдання і встановлює приблизний термін виконання.
Потужним інструментом для керування списками завдань є програма Evernote. Ця програма хороша тим, що надає доступ до ваших записів, списків та планів з будь-якого комп’ютера, мобільного телефону або планшета за логіном.
Звичка №5: Позбавляйтеся марних листів
Напевно, вам у поштову скриньку сипеться маса рекламних та інформаційних розсилок, і далеко не всі з них вам потрібні. Не пошкодуйте хвилини на те, щоб відписатися від них або поставити спам-фільтр на розсилки, від яких немає можливості відписатися. На це ви витратите набагато менше часу, ніж на регулярне видалення рекламних листів з поштової скриньки.
Звичка №6: Освойте «сліпий» десятипальцевий друк
Якщо ви досі друкуєте двома пальцями та шукаєте на клавіатурі кожну букву, то ви тим самим обмежуєте себе у швидкості обробки електронних листів. Спеціальні програми-тренажери для сліпого друку можуть збільшити швидкість набору текстів на 40–50%: протягом року це означає економію годин, а то й доби роботи.
Ще один “прискорювач” – швидкі комбінації клавіш. Запам’ятайте хоча б найчастіше використовувані і ваша ефективність роботи за комп’ютером зросте.
Звичка №7: Підготуйте шаблони відповіді стандартні листи.
Якщо вам часто доводиться писати стандартні листи (запити, запрошення на зустріч, регулярні звіти і т. д.), має сенс підготувати шаблон тексту, в який ви потім за потребою додаватимете конкретні деталі.
Найчастіше люди зберігають шаблони у текстовому файлі. Однак можна використовувати більш «просунуту» технологію: у більшості поштових програм є можливість зберігати шаблони листів та створювати на їх основі кастомізовані повідомлення у пару натискань клавіш миші. Для тих, у кого електронна пошта є важливим каналом продажів, існують і спеціальні сервіси, в яких можна розробляти і використовувати шаблони.
Якщо вас часто просять надіслати електронною поштою певні файли (наприклад, інструкції, брошури і т. д.), то для скорочення часу на пошук інформації на жорсткому диску варто зберегти всі подібні стандартні документи в одну директорію на вашому робочому столі. Якщо необхідні документи великі за розміром, можна завантажити їх в один із файлообмінних сервісів і на запит надсилати не сам файл, а посилання на його скачування.
3. Додаткові хитрощі у роботі з електронною поштою
3.1. Мінімізуйте кількість ваших поштових скриньок
Оптимально мати одну, максимум дві поштові скриньки (робочу та особисту). Якщо вам необхідно підтримувати більше адрес електронної пошти, ви можете налаштувати пересилання листів у свою основну скриньку та обробляти повідомлення там.
3.2. Використовуйте фільтри
Кожна поштова програма дозволяє налаштувати фільтри – алгоритми сортування листів по адресату, назві або тексту. Наприклад, можна використовувати фільтри для нетермінових, але важливих розсилок та інформаційних повідомлень: збирати їх в окремій папці та переглядати раз на тиждень. Можна настроїти автоматичне делегування певних повідомлень або змусити програму проставляти мітки (теги) залежно від відправника та ключових слів листа.
Сервіс IFTTT дозволяє створювати і складніші сценарії («рецепти»), наприклад, автоматичний постинг у соціальні мережі при отриманні електронного листа з певними характеристиками, перенесення даних із пошти у календар або Evernote тощо.
3.3. Створюйте «розмовляючі» заголовки листів
Кращий заголовок – такий, з якого зрозуміло зміст листа і тип необхідної дії у відповідь. Такі заголовки допоможуть легко знайти потрібне повідомлення в архіві.
Приклад поганого заголовка: “Привіт!” або «Потрібна допомога!». Приклад хорошого заголовка: «Зустріч щодо річного плану [Підтвердіть участь]» або «Клієнт А: зведена таблиця продажів за 2014 рік [На затвердження]».
Те саме правило діє для прикладених файлів. Постарайтеся давати їм «назви, що говорять», щоб зміст був зрозумілий із заголовка.
3.4. Використовуйте жирний шрифт та списки
Виділяйте важливі думки жирним шрифтом. Забезпечте вашому адресату зручність читання, а собі впевненість, що навіть якщо ваш лист буде прочитаний по діагоналі, він донесе основну думку. Використовуйте нумеровані або марковані списки у довгих листах.
3.5. Створіть стандартний підпис
Більшість поштових програм дозволяє автоматично додавати до кінця кожного листа ваш підпис. Включіть туди всю необхідну інформацію, включаючи альтернативні методи зв’язку з вами (номер телефону, ім’я Skype тощо). Підпис — це ваш особистий і корпоративний маркетинговий інструмент, в ньому можна вказати адресу веб-сайту або дати посилання на «Часті питання».
3.6. Налаштуйте списки розсилок
Якщо вам часто доводиться надсилати листи відразу групі одержувачів, є сенс налаштувати списки розсилки, щоб наступного разу не набирати кожну адресу окремо.
4. Що робити з уже наявними завалами?
А що, якщо у вас у ящику прямо зараз лежить 10 000 нерозібраних повідомлень? Як із ними впоратися?
• Виділіть 30 хвилин на день. Такий великий обсяг роботи неможливо зробити за раз, а просуваючись невеликими порціями, ви зможете розчистити свою скриньку, не завдаючи шкоди іншим планам.
• Скопом видаліть всі непрочитані рекламні та інформаційні розсилки та відпишіться від усіх розсилок, які не містять критично важливу для вас інформацію.
• Відсортуйте листи відправника та обробляйте однорідні повідомлення порціями (відповідайте, архівуйте в певну папку, видаляйте тощо). Якщо вам потрібно було відповісти на лист давно, почніть з вибачення: більшість людей так само страждають від потоку електронної пошти і зрозуміють ваші труднощі.
• Не здавайтесь. Процес очищення папки «Вхідні» може бути довгим, але якщо ви присвячуватимете йому 30 хвилин щодня, він рано чи пізно закінчиться.
• Не дозволяйте ситуації повторитись. Впроваджуйте звички, описані в цій книзі, перш ніж ви знову виявите себе наодинці з тисячами непрочитаних листів.
Висновок
Щоб перейти до ефективного використання електронної пошти, необхідно спочатку розвінчати для себе ряд міфів, зокрема, про необхідність бути на зв’язку кожну хвилину. Постійно відволікаючись відповісти на термінові, але не важливі запити, ви позбавляєте себе можливості працювати над тим, що для вас дійсно важливо.
Електронна пошта – важливий, але не універсальний інструмент роботи. Вона погано підходить для командних обговорень та активного обміну думками, для складних дискусій чи керування списком завдань. Для цих цілей існують альтернативні інструменти та техніки.
Нові звички варто впроваджувати поступово, по одній-дві рази, і бути наполегливим, не збиваючись на старі патерни поведінки. Призначте певні часові інтервали для перевірки пошти, відключіть повідомлення, відповідайте коротко і структуровано, відписуйтесь від марних розсилок, обробляйте кожен лист лише один раз. Підготуйте шаблони стандартних листів та освойте десятипальцевий друк. Вклавши сили та час і ввівши ці звички у свій щоденний розпорядок, ви скоротите час, який витрачається на роботу з електронною поштою, у 3–4 рази!
Не забувайте про дрібниці та технічні хитрощі, які можуть полегшити ваше життя. Витративши кілька годин на налаштування поштових фільтрів або стандартного підпису, ви заощадите набагато більше часу і сил у майбутньому.
Навіть якщо у вашій поштовій скриньці зараз тисячі непрочитаних листів, займаючись їх розбором регулярно по 30 хвилин на день, ви здатні досягти стану “Ніль листів у Вхідних” і підтримувати його потім.