Вступ
Ви починаєте свій робочий день, заглибившись у довгий список: до нього ви внесли найважливіші справи, які потрібно виконати саме сьогодні. Раптом щось вас відволікає — телефонний дзвінок незадоволеного клієнта, позапланова зустріч із керівництвом, прохання колеги допомогти зі складанням термінового звіту, кілька повідомлень у скриньці електронної пошти, які вимагають від вас негайних дій, — і до свого списку справ ви повертаєтеся лише ввечері, з тугою усвідомлюючи, що майже жоден пункт з нього не виконаний, хоча ви працювали весь день не покладаючи рук. Знайомі почуття?
Ми щодня складаємо докладний список важливих справ у надії, що він допоможе нам перетворитися на чемпіонів з продуктивності, проте насправді ми стаємо його заручниками: постійно з’являються нові завдання, виникають десятки факторів, що відволікають. Список подовжується, термінові справи відкладаються день у день, зростає втома і невдоволення собою.
Проблема в тому, що найчастіше списки важливих справ є перерахуванням безлічі завдань, ідей, зустрічей, планів, термінів, звалених у загальну купу. І ось люди сидять і дивуються, через що їхній список справ не допомагає їм у роботі і чому вони ніяк не можуть досягти високих результатів у кар’єрі та в житті.
У цій книзі розповідається, як складати списки справ, які будуть ефективні, наводяться загальні схеми, які кожен зможе вбудувати у своє життя та легко розпочати застосовувати. Для цього необхідно намічати найважливіші завдання та планувати робочий день таким чином, щоб була можливість усі їх виконати. І допоможе в цьому не один, а чотири списки справ, де кожен список має певну функцію.
Сім помилок, які здійснюються при складанні списку справ, та як їх уникнути
1. Занадто розлогі списки
Ми плануємо переробити десятки справ протягом дня, але всі завдання, що стоять перед нами, варіюються за ступенем терміновості, своєю протяжністю та кількістю часу, необхідного для підготовки до їх виконання. Довгі списки демотивують, тому що неможливо виконати кожне внесене до них завдання.
Замість цього щодня виділяйте три найбільш значущі справи, які принесуть максимальну користь вашій кар’єрі, бізнесу або особисто, і записуйте їх за ступенем важливості на невеликому аркуші паперу, який буде у вас перед очима протягом усього дня.
2. Розпливчастість та невизначеність
Часто ми занадто туманно формулюємо цілі, що стоять перед нами, не визначаючи, які конкретно кроки необхідно зробити для досягнення результату.
Замість того, щоб записати: «Попрацювати над презентацією», вкажіть, що конкретно ви плануєте зробити: «Накинути чернетку презентації», «Визначити три ключові ідеї презентації» і т.д.
Важливо пам’ятати:
– Яким буде кінцевий результат;
– Завдання має бути здійсненне протягом одного відрізка часу;
— до якого терміну завдання має бути вирішене.
3. Невміння планувати час
Важко бути ефективним, якщо ви не знаєте, скільки годин чи днів вам знадобиться для завершення того чи іншого завдання.
Перед тим як взятися за якусь справу, оцініть, скільки приблизно часу у вас на нього піде. Навіть якщо ви спочатку помилитеся в розрахунках, вони допоможуть вам надалі виробити звичку правильно планувати свій час.
4. Дозволяти відволікаючим моментам збивати себе
Трапляються такі дні, коли виникає маса незапланованих справ і відбуваються непередбачені ситуації. Тому важливо як чітко структурувати свій графік, а й вміти виявляти певну гнучкість.
Щоранку заглядайте у свій календар і перевіряйте, що у вас заплановано на сьогодні та на кілька найближчих днів. Протягом кожного дня намагайтеся виділяти хоча б одну годину на вирішення позапланових ситуацій. Такий запас вільного часу допоможе вам суттєво знизити рівень щоденного стресу.
5. Концентруватися на справах, які насправді не надто важливі
Завжди є спокуса заповнити свій список завданнями, які лише здаються терміновими та значними, а насправді не відіграють важливу роль у довгостроковій перспективі.
Щоб досягти результатів, потрібно бачити загальну картину та записувати завдання з реальними термінами (наприклад, важливі зустрічі) та ті, які максимально впливають на досягнення поставленої вами мети (наприклад, робота над майбутньою презентацією).
6. Відсутність зв’язку між завданнями та кінцевими цілями
Мотивація залежить від того, наскільки особисто нам важливим є те, що має бути зроблено. У таких випадках нам не доводиться збирати волю в кулак, ми з радістю беремося до роботи.
Перед тим як почати писати свій список важливих справ, подумайте, чому ви включаєте той чи інший пункт. Якщо він пов’язаний з вашою довгостроковою метою, ви будете працювати з великим ентузіазмом.
7. Мучати себе думками про невиконані справи
Зрештою, список важливих справ – це не питання життя та смерті. Тому не мучте себе, а звикайте починати щоранку з роботи над трьома найзначнішими завданнями на день.
Всі ці помилки можна легко уникнути, якщо почати використовувати систему чотирьох списків важливих справ.
Дозвольте уявити чотири списки
Ми з’ясували, що непродуктивно забивати свій список справ уривчастими думками, невідкладними завданнями та приблизними термінами. Завдання, проекти та ідеї різні за своєю природою: якісь термінові та вимагають негайної реакції, інші треба обміркувати та доопрацювати, але лише у вільний час, треті просто неможливо виконати, не склавши детального плану дій. Щоб працювати ефективно, концентруватися на суттєвому і не витрачати час на те, що тільки видається важливим, потрібна система чотирьох списків справ.
1. Список ідей
До нього вноситься будь-яка думка та потенційний проект, над якими ви хочете попрацювати надалі. Деякі з цих ідей легко здійснити, а якісь ніколи не будуть реалізовані. Головне — виробити звичку щодня вносити їх до окремого списку та переглядати хоча б раз на тиждень.
2. Список проектів
Якщо для вирішення будь-якої задачі потрібно більше двох дій, їй місце у цьому списку. У ньому мають бути відображені всі кроки, які необхідно зробити, щоб ідея реалізувалася та перетворилася на завершений проект.
3. Список щотижневих справ
Це план, в якому зазначені майбутні рутинні справи, терміни завершення завдань, зустрічі та заходи, необхідні для того, щоб робота над проектами просувалася. Внісши ці дані у свій графік, ви зможете оцінити, скільки часу у вас залишиться для здійснення довгострокових проектів.
4. Список найзначнішого на день
Це той невеликий листок з трьома найбільш суттєвими речами, які необхідно виконати на початку дня, перш ніж приступити до якихось інших справ. Цей список допомагає концентруватися не на дрібницях, а на глобальній картині завдань, що стоять перед вами.
Навіщо витрачати дорогоцінний час, створюючи чотири окремі списки, замість скоріше приступити до виконання наміченого на день? Це потрібно, щоб:
– Ви ясно уявляли, як будувати кожен робочий день;
— жодна цінна думка, завдання чи термін не було пропущено;
— ви могли сконцентруватися на речах, які справді важливі, а над іншими могли б попрацювати, якщо у вас залишиться вільний час.
Розглянемо кожний список докладніше.
Перший список: список ідей
Заздалегідь невідомо, яка саме з численних ідей надалі принесе мільйони. Тому є сенс виробити звичку фіксувати всі думки та плани, які приходять вам на думку протягом дня. Це можна зробити двома способами: використовуючи Evernote або систему 43 папок.
Evernote
Це програма для ведення та зберігання записів, а також зручний організаційний інструмент, який можна використовувати через інтернет, на персональному комп’ютері або як мобільний додаток.
Переваги цього способу:
— усі робочі записи та особисті документи зберігаються в одному місці;
– швидкий доступ до всіх документів, фотографій та посилань на будь-якому комп’ютері або мобільному пристрої;
– Легко вести пошук через Google;
— синхронізується зі скануючими програмами, що дозволяє скопіювати документ та відправити його собі в Evernote електронною поштою (причому кожне слово з відсканованого файлу можна буде знайти через систему пошуку);
– Зручно при використанні аудіо-повідомлень: можна надиктувати свої думки і відправити запис собі в Evernote;
— Проста синхронізація між мобільним пристроєм та комп’ютером.
Метод «43 папки»
Якщо немає хорошої організаційної системи, ідеї легко забуваються, а плани не реалізуються. Застосування методу 43 папок дозволить вам не втрачати нічого важливого.
Вам знадобляться 12 великих папок по одній на кожен місяць. Потім ви додаєте 31 папку щодня місяця (всього набирається 43 папки) і нумеруєте їх за числами. Ця папка 31 розставляється по порядку всередині папки на поточний місяць, за якою слідують 11 папок для решти місяців.
Щоб ця система ефективно працювала:
– Виділіть місце і структуруйте його, створивши необхідну кількість папок;
– вкладайте кожен запис у відведене для неї місце;
— плануйте дату, коли ви зможете приділити достатньо часу для детального обмірковування будь-якої ідеї;
– щотижня встановлюйте «нагадування», щоб не забувати, в які дні і з приводу яких ідей необхідно що-небудь зробити;
– Виробляйте звичку переглядати вміст папок щодня.
Другий список: список проектів
Для реалізації більшості ідей і планів потрібно зробити ряд кроків, які не завжди можна виконати в один день. Саме тому необхідно розписувати всі дії, які потрібно вчинити, включаючи такі моменти:
– Дата завершення всього проекту, включаючи проміжні дати закінчення окремих етапів;
– конкретні дії та завдання (чим точніше вони сформульовані, тим легше їх реалізувати);
— окремі проекти щодо кожної ідеї (якщо ви працюєте над п’ятьма особистими та робочими ідеями, у вас має бути п’ять відповідних списків проектів).
Коли ви починаєте якусь справу, завжди точно уявляйте, яким має бути кінцевий результат. І вже виходячи з того, що ви хочете отримати, відображайте послідовність дій.
Наприклад, сьогодні 1 липня, а 1 вересня ви маєте виступити з важливою презентацією. Розбийте весь процес на ряд дій, які вам необхідно вчинити протягом наступних двох місяців, та проставте терміни:
1. Визначити тему виступу – до 8 липня.
2. Затвердити тему з організаторами заходу – до 15 липня.
3. Намітити основні моменти презентації – до 17 липня.
4. Поспілкуватися з представниками майбутньої аудиторії, щоб отримати їх погляд на завдання, що стоять перед ними, та наявні складнощі — до 22 липня.
5. Зібрати необхідні дані, факти та цифри – до 25 липня.
6. Розмістити інформацію у логічному порядку – до 28 липня.
7. Підготувати початкову версію презентації – до 5 серпня.
8. Отримати зворотний зв’язок від колег та друзів – до 12 серпня.
9. Створити другу, третю та остаточну версії презентації – до 19 серпня.
10. Відрепетирувати свій виступ – до 30 серпня.
11. Провести презентацію – 1 вересня.
Не всім може бути зручна лінійна покрокова форма списку проектів. У такому разі замість неї можна застосовувати діаграми, використовуючи різні кольори та шрифти. Подібний спосіб графічної форми організації процесів мислення називається “ментальна карта” (mind mapping). За допомогою ментальної карти можна об’єктивно оцінити свої навички, можливості та ресурси. Будувати такі карти нескладно і цікавіше, ніж створювати простий список.
Третій список: список щотижневих справ
У всіх є справи, якими доводиться займатися регулярно: відповідати на повідомлення електронною поштою, робити дзвінки, відвідувати призначені зустрічі, виконувати домашні обов’язки. Ці рутинні заняття — основа списку щотижневих справ — найчастіше становлять більшу частину дня, тому їх треба планувати та заносити до календаря, не забуваючи залишати між ними достатньо вільного часу, щоб мати можливість вирішувати непередбачені завдання, які можуть виникнути.
Раз на тиждень (краще у суботу чи неділю, щоб не відволікатися) виділяйте годину на планування наступних семи днів. Вносите до свого списку щотижневих справ три основні види діяльності: – рутинні справи; заплановані зустрічі, заходи та особисті справи; важливі завдання зі списку проектів.
Рутинні справи
— Почніть з того, щоб намітити в кожному дні конкретний час для виконання робочих завдань, телефонних дзвінків, листування, занять з дітьми, домашніх справ, занять спортом і т.д.
— Корисно вказати, скільки часу займе виконання кожної справи (наприклад, 45 хвилин на листування електронною поштою, півтори години на приготування вечері).
— Для більшої ефективності намагайтеся групувати справи (якщо ви щотижня заїжджаєте до відділення банку, кондитерської та на заправку, об’єднайте ці візити в єдиний тимчасовий блок).
Заплановані зустрічі та особисті справи
— Ваша ефективність безпосередньо залежить від того, як ви розподілите час між виконанням важливих справ та рутинних занять. Тому беріть до уваги всі заплановані на тиждень заходи перед тим, як братися за новий проект, що вимагає великих тимчасових витрат.
— Обов’язково використовуйте нагадування в мобільних телефонах або електронних календарях (Outlook, Evernote, Google Calendar та ін.) для кожного запланованого заходу.
Завдання зі списку проектів
— Концентруйтеся на найважливішому у списку, щоб не розкидатися і не намагатися осягнути неосяжне протягом семи днів: вносите лише завдання, які мають бути завершені цього тижня і ті, виконання яких є критичним на даній стадії роботи над проектом.
Якщо ви бажаєте користуватися комп’ютером, список щотижневих справ можна скласти в будь-якому текстовому редакторі або використовувати календар. Список повинен бути схемою вашої завантаженості на найближчий тиждень і бути зручним у використанні:
– намагайтеся розпочинати свій день із завдань, для виконання яких потрібні додаткові зусилля – виділяйте їх жирним шрифтом;
— простіші справи (листування, сортування документів) можна компонувати за часом і виконувати у другій половині дня, коли вже закінчите роботу над найскладнішими завданнями;
— якщо можливо, намагайтеся проводити зустрічі та тривалі телефонні переговори в один день, тоді ви матимете більше маневреності для виконання інших справ протягом тижня;
— ранжуйте кожен пункт списку за ступенем енергії, що витрачається на його виконання (де 1 — мінімальні витрати, а 5 — максимальні), щоб розраховувати запас сил на день і виконувати кожне завдання найраціональнішим способом.
Життя постійно підкидає нам несподівані сюрпризи та нові завдання, тому розглядайте щотижневий список як посібник до дії та не впадайте в депресію, якщо пару-трійку справ виконати не вдасться.
Щотижня переглядайте свій розклад на найближчі сім днів і плануйте всі справи та проекти, які ви збираєтеся завершити протягом цього часу. Щоб зрозуміти, на чому саме вам потрібно концентруватися, дотримуйтесь трьох правил:
1. Поставте собі три питання:
• Які особисті справи мені потрібно закінчити цього тижня?
Іноді буває складно вчасно завершити термінову роботу, якщо у вас на тижні передбачається безліч особистих справ. Тому необхідно заздалегідь мати перед очима їхню чітку картину, щоб вони не спливали раптово, відволікаючи вас від решти.
• Які у мене є пріоритети цього тижня?
Бувають важливі завдання, робота над якими потребує повної концентрації. У такому разі краще відкласти все менш термінові справи і сфокусуватися на тому проекті, який вплине на вашу кар’єру або особисте життя.
• Скільки часу маю?
Коли ви усвідомлюєте те, що ви маєте обмежений запас часу (як, наприклад, при роботі над терміновим проектом, який має бути виконаний вчасно), то ви зможете переконати себе не починати нові справи і більш ефективно розподілити свій час та енергію.
2. Плануйте проектні завдання.
Для цього виділіть зі списку проектів ті справи, які вплинуть на вашу кар’єру і життя в цілому, і розплануйте їх на найближчі сім днів. Це будуть ті завдання, які увійдуть у ваш список щотижневих справ та список найзначущішого на день.
3. Працюйте над своїми ідеями.
Для обдумування тих чудових думок та планів, які ви внесли в Evernote або 43 папки, необхідно виділити час. Перегляньте свої записи і вирішіть для себе:
• ідея може бути швидко реалізована – тоді використовуйте «правило двох хвилин» і просто зробіть те, що потрібно. Якщо потрібно більше часу, складіть покроковий план дій і внесіть їх у список щотижневих справ;
• ідея не може бути швидко реалізована – намітте дату і час, коли ви зможете обдумати все більш детально, і поставте собі нагадування.
Коли ви переглядаєте список запланованих зустрічей, ідей для подальшого обмірковування та виділяєте найважливіше на тиждень, ви починаєте концентрувати увагу на тому, що дійсно важливо для вашого життя та кар’єри.
Четвертий список: список найбільш значущого на день
До цього списку справ заносяться три завдання зі списку щотижневих справ, які саме сьогодні найважливіші для вашої кар’єри або для вас особисто. Потрібно ясно уявляти собі кінцеву мету і кількість часу, який знадобиться для її досягнення.
Наприклад, якщо ви пишете книгу, то формулювання має бути не «Написати наступний розділ», а «Написати 1,500 слів».
Декілька рекомендацій щодо складання списку найбільш значущого на день:
– використовуйте невеликі аркуші паперу або картки, щоб не вносити нічого зайвого та чітко формулювати завдання;
— складайте список зранку, щоб у вас була ясна картина того, що є насправді важливим;
– Розставляйте пріоритети, записуючи першим пунктом найголовніша справа на день;
— робіть свій розклад на день так, щоб завершити все найважливіше протягом першої половини робочого дня, і тоді всі раптові термінові справи не будуть для вас неприємним сюрпризом — адже те, що мало найбільше значення для вас на сьогодні, ви вже виконали.
Коли ви завершили все найістотніше на день, візьміться за справи з вашого списку проектів: він тим і зручний, що є покроковим планом того, чим ще ви повинні сьогодні зайнятися.
Вісім кроків для досягнення максимальної ефективності
Протягом дня рівень енергії у вас то зростатиме, то падатиме: зараз ви відчуваєте, що можете згорнути гори, а через пару годин втома і відсутність мотивації дозволяють вам виконувати лише найпростіші рутинні завдання. Тому важливо не лише скласти списки справ, а й враховувати чергування піків та спадів активності.
1. Зважайте на виснаження сили волі.
Коли ви витрачаєте енергію на вирішення будь-якого завдання, на всі наступні справи у вас залишається все менше сили волі, оскільки її запас обмежений. Беріться за найскладніші справи, коли на піку активності — на початку дня або після перерви.
2. Визначте, коли вам працюється найкраще.
Якщо ви чули про біоритми, то знаєте, що для розумової активності найбільше підходить час о 9 ранку та 9 вечора, а для фізичних навантажень – 7 ранку та 7 вечора. Однак універсальних біоритмів не існує, тому необхідно знати, до якого типу людей ви ставитеся – до тих, хто успішніше працює з ранку, або до тих, хто ефективніший увечері – і планувати свій графік з урахуванням ваших індивідуальних біоритмів.
3. Починайте свій день із справ, які потребують максимальних витрат енергії.
Зазвичай ми на піку активності на початку робочого дня. Використовуйте цей час для складання списку найбільшого на день і приступайте до його реалізації, поки у вас високий рівень мотивації, ви сконцентровані і у вас великий запас сили волі для виконання складних завдань.
4. Відкладайте рутинні справи під час спаду активності.
Коли ви втомилися і ваш рівень мотивації знижений, візьміться за те, що не потребує великих зусиль (відповідайте на повідомлення електронною поштою, передзвонюйте колегам і т.д.)
5. Прислухайтеся до себе.
Після того, як ви виконаєте все найзначуще на початку робочого дня, перегляньте список інших справ, запланованих на сьогодні. І перш ніж зайнятися чимось, запитайте себе: “За шкалою від 1 до 5, який у мене зараз рівень енергії?”
Можливо, ви почуваєтеся на «трієчку» — тоді подивіться, які справи з таким рівнем витрат енергії заплановані у вас на сьогодні, і починайте їх виконання.
6. Робіть часті перерви.
Неможливо бути на 100 відсотків сконцентрованим протягом усього дня, тому намагайтеся робити п’ятихвилинні перерви після кожних 25 хвилин інтенсивної роботи: посидіть трохи із заплющеними очима, встаньте і пройдіться, потягніться або побалакайте з колегами.
7. Перебудовуйте свій графік у «ліниві» дні.
Бувають ситуації, коли ви погано почуваєтеся, втомилися, не виспалися або переживаєте через домашні проблеми і не можете повністю сконцентруватися на роботі. У такі моменти не намагайтеся змусити себе вирішувати складні завдання з високою витратою енергії, а виберіть зі свого списку щотижневих справ ті нескладні, які мають рейтинг 1 і 2, і займіться ними.
8. Приймайте рішення. Якщо будь-який пункт залишається у вашому списку справ більше трьох днів, визначте, що саме ви робитимете:
– Виконайте його в першу чергу наступного дня;
– заплануєте дату та час на тижні, коли ви приступите до цього завдання;
– Видаліть його зі свого списку, якщо воно втратило свою актуальність.
Як розпочати діяти (навіть коли зовсім не хочеться)?
Вважається, що ми активно працюємо, коли у нас високий рівень мотивації, і починаємо ухилятися від виконання завдань, якщо мотивація невелика. Насправді ми не можемо почати або завершити якесь завдання, якщо в нас засів страх — у глибині душі ми боїмося зіткнутися з труднощами, які чекають на нас у роботі. Що саме нас лякає?
Невизначеність
Буває, що ми вносимо завдання до списку справ, попередньо не обміркувавши його як слід. Потім у процесі роботи ми усвідомлюємо, що не до кінця розуміємо, яким має бути кінцевий результат. Це нерозуміння змушує нас нервувати, тому що ми не знаємо, що робити далі. Зрештою ми починаємо відтягувати розв’язання цього завдання, тому що воно здається надто складним.
Поразка
Іноді ми докладаємо максимум зусиль, проте нас осягає невдача. Таке підсвідоме очікування можливого провалу може суттєво впливати на наші дії.
Наприклад, щотижня ви готуєте звіт для свого керівника. Але минулого тижня ви припустилися кількох помилок, тому зараз ви довго збираєтеся з силами, щоб взятися за підготовку нового звіту.
Складність
Чим важче завдання стоїть перед вами (наприклад, тривалий багатофазовий проект), тим більше ви відкладатимете початок роботи.
Відторгнення
Є якісь сфери, в яких ви не надто сильні. Тому всі відповідні завдання викликатимуть у вас небажання братися до них. Тут можливі два шляхи: удосконалитись у цих областях чи доручати виконання таких справ комусь ще. На жаль, якщо ігнорувати щось неприємне, воно не зникне саме собою.
Що можна зробити, щоб подолати ці страхи? Особливо якщо дуже не хочеться щось робити взагалі?
1. Позбавтеся всіх відволікаючих факторів:
– Електронна пошта
– Соціальні мережі
– Sms, комунікатори та телефонні дзвінки
– Багатозадачність
– Безлад на робочому місці та в комп’ютері
– Шум
2. Напишіть, що заважає вам діяти.
Важливо не тільки усвідомити страхи, які зупиняють вас, але й зрозуміти, в чому причини відсутності у вас мотивації. Протягом 15 хвилин запишіть свій потік свідомості на тему “Що не дає мені працювати”. Ви не знаєте, як розпочати? Виконання завдання змушує вас вийти зі звичної “зони комфорту”? Вам потрібно працювати над проектом, який вам особисто нецікавий?
3. Складіть план з подолання перешкод.
— Якщо завдання занадто масштабне або має багато складових частин: розбийте завдання на частини, з якими легко впоратися — для них у вас є список проектів. Успішно завершивши перший етап ви отримаєте приплив енергії для виконання наступних кроків.
— Не знаєте, як щось зробити: пошукайте додаткову інформацію, як упоратися з таким завданням. Використовуйте інтернет, розпитуйте тих, хто виконував подібну роботу – у цьому світі все вже робилося, головне – знайти правильне джерело та винести уроки.
— Остерігаєтеся невдачі: не зациклюйтесь на можливій поразці, сприймайте подолання кожної перешкоди як здобуття досвіду. Помилки і труднощі є неминучими, навчайтеся на них, щоб успішно справлятися з ними в майбутньому.
4. Зробіть усі необхідні приготування, щоб не було приводу відкладати початок роботи: заздалегідь роздрукуйте документи, прочитайте матеріали, встановіть комп’ютерні програми.
5. Налаштуйтеся на початок роботи.
Не приступивши до виконання завдання, ви ніколи її не закінчите, хоч би скільки ви переживали через неї. Не потрібно журитися про те, як багато всього доведеться зробити до кінця робочого дня або що вас можуть осягнути невдачі. Думайте про «тут і зараз» та сконцентруйтеся на тому, щоб виконати необхідну роботу добре та вчасно. Виробляйте звичку починати діяти, щоразу роблячи невеликим кроком уперед. Успішний перший етап зарядить вас оптимізмом і підштовхне до наступних кроків.
6. Подумайте про нагороду.
Якщо ви співвіднесете виконання кожного завдання з отриманням винагороди у довгостроковій перспективі, ви більш мотивовані на швидке та успішне завершення роботи. Проаналізуйте, які позитивні результати принесе вам виконання кожного завдання зі списку справ у плані просування кар’єрними сходами, отримання премії чи досягнення особистої мети.
Висновок
Списки справ допомагають оцінити важливість і значущість кожної ідеї: якщо ви постійно відтягуєте ухвалення рішення і нічого не робите, це сигнал, що конкретне завдання суперечить вашим особистим цілям. Коли ви занесете завдання до списку справ, який ви щодня переглядаєте, ви зможете швидко оцінити, чи варто витрачати час. Список справ також допомагає реалізувати абстрактну ідею за допомогою плану щоденних конкретних дій.
Завдання, проекти та ідеї різні за своєю природою, тому на зміну хаотичному списку справ, що постійно зростає, приходять чотири списки: список ідей, список проектів, список справ на тиждень і список найважливішого на день. Кожен із цих списків вимагає своїх методів роботи.
Для ідей використовуйте Evernote або 43 папки. Не забувайте регулярно переглядати ці записи: так ви ніколи не проґавите нічого, що надалі може виявитися перспективним.
Ведіть списки особистих та робочих проектів, тобто всіх завдань, робота над якими складається з кількох етапів. Ставте перед собою чіткі цілі та записуйте конкретні кроки для їхнього досягнення. Якщо ви не можете розбити завдання на етапи, складайте «ментальну карту».
Щотижня (краще у вихідний) виділяйте одну годину на планування наступних семи днів. Визначте, які особисті справи ви чекаєте, на яких проектах вам варто сконцентруватися і скільки у вас на них часу. Поряд із кожним завданням позначте рівень енергії, необхідної для її вирішення. Розподіліть завдання таким чином, щоб ступінь їх складності співвідносився з піками та спадами вашої біоритмічної активності. Залишайте достатньо часу між запланованими справами, щоб мати можливість вирішувати непередбачені завдання, які можуть виникнути протягом дня.
Завжди починайте роботу зі списку значущого на день. Чітко формулюйте, що має бути зроблено і в які часи. Не забувайте планувати та робити перерви між виконанням завдань, щоб відволіктися та налаштуватися на роботу над наступним завданням.
Заповнюйте порожнечі у графіку. Коли ви завершили все найзначуще на день, візьміться за справи з вашого списку проектів: він тим і зручний, що є покроковим планом того, чим ще ви повинні сьогодні зайнятися.
Використовуйте методики для підвищення ефективності та боротьби з прокрастинацією та концентруйтеся лише на найважливішому. Ці прості рекомендації запрацюють тільки за однієї умови — якщо ви будете слідувати їм, вибравши з набору найдієвіші особисто для вас інструменти.