На піку можливостей | Роберт Поузен

Вступ

Основні думки книги 

1. Якщо ви хочете максимізувати свою ефективність, вам слід використовувати три взаємопов’язані прийоми: чітко формулювати цілі та розставляти їх за пріоритетами, зосереджуватися на кінцевому результаті, не розмінюватися на дрібниці.
2. Для ефективної діяльності дуже важливо освоїти три навички: ефективного читання, ефективного листа та ефективних публічних виступів.
3. Робота на піку можливостей часто пов’язана зі стресом — саме тому так важливо зрозуміти, що є особистою ефективністю саме для вас, у чому полягають ваші основні цілі і які навички вам слід покращити для того, щоб сконцентруватися на найголовнішому.

Насамперед давайте розберемося з тим, що розуміємо під важливим для цієї книги поняттям «особиста ефективність» — це набір кількісних та якісних показників роботи на шляху до досягнення цілей. Цілі у кожної людини різні — це може бути і кар’єрне зростання, і вибудовування балансу між особистим та професійним життям. Але найголовніше, що ви можете зробити, — спочатку їх конкретизувати, а потім оптимізувати свій час для того, щоб їх досягти.

На своєму шляху вам доведеться вирішити цілу низку важливих питань: і встановлювати пріоритети для своїх цілей, і організовувати повсякденну діяльність, і розробляти важливі з точки зору ефективності навички, і долати організаційні перешкоди на шляху до особистої ефективності, і закласти фундамент для прийняття довгострокових рішень у щодо своєї кар’єри. Поговоримо про кожну з цих завдань докладніше.

Завдання 1. Як розібратися з цілями та пріоритетами

Ефективність можна максимізувати, застосовуючи три взаємопов’язані прийоми.

• Чітко формулюйте цілі та визначайте їх пріоритет.
• Зосередьтеся на кінцевому результаті.
• Не розмінюйтеся на дрібниці.

Найчастіше активність керівників та співробітників набуває рис суєти. Їхні дії можна описати формулою «Готуйся, пли, цілься!». Їм здається, що діяти — значно важливіше, ніж розмірковувати про пріоритети. В результаті виходить, що розумні та талановиті люди витрачають купу часу на роботу, яка не тільки не веде до досягнення пріоритетних цілей, а й не дозволяє їм вести збалансоване життя. І якщо така робота вам не подобається, ви повинні добре подумати, перш ніж за неї братися. Це дозволить вам зрозуміти, чи відповідає вам графік вашим особистим пріоритетам. Для встановлення пріоритетів ви можете скористатися планом із шести пунктів. 

1. Запишіть свої дії чи плани з досягнення професійних цілей.

Запишіть все, що ви маєте встигнути зробити за свою кар’єру. Ви можете включити як буденні завдання, на які ви витрачаєте час щодня, так і те, чого ви хочете з довгострокової (кар’єрне зростання) та короткострокової (освоєння нових навичок) точки зору. Не розмежовуйте цілі та завдання — поки що ваше завдання полягає в тому, щоб викласти їх усі, нічого не змарнувавши. Приклади можуть дивитися так: “Збільшити прибуток на 15%”, “Відвідати виставку”, “Розробити локальну стратегію маркетингу”, “Скласти щотижневий звіт з продажу” і т.д.

2. Розподіліть їх на групи залежно від термінів: довгострокові плани (п’ять і більше років), цілі на рік та завдання на тиждень.

Переконайтеся в тому, що з кожною метою пов’язана хоча б одне або два завдання. Якщо хоча б одна мета не пов’язана із завданням, уявіть собі, що потрібно зробити для її реалізації, і одразу включіть відповідні завдання до списку. Розподіливши цілі за групами, відкладіть убік довгострокові плани. Ми поговоримо про них пізніше, а поки що зосередимося на середньо- і короткострокових цілях.

3. Розставте цілі у порядку пріоритетності, визначаючи їх важливість для вас та оточуючих.

Для початку розберіться з тим, що ви хотіли б робити, що ви можете (умієте) робити і яку користь ви хотіли б принести. Це різні речі. Що ви хочете робити – це ваші особисті пріоритети. Що ви вмієте – набір ваших навичок, які є станом на зараз, які повинні лягти в основу вашої поточної роботи. 

Те, чим ви можете виявитися корисними, пов’язане з тим, чого від вас чекають клієнти та керівники. Подумайте про те, на що чекає від вас компанія.

Після цього оцініть свої цілі за шкалою від 1 до 10 (10 найбільш пріоритетна, 1 найменш важлива). Вам слід переглядати список своїх цілей щорічно або у випадках, коли у вашій кар’єрі відбуваються суттєві зміни. На чолі вашого списку мають бути цілі, важливі як особисто для вас, так і для вашої компанії. Очевидно, що цілі, погані ні для вас, ні для компанії, виявляться в самому низу списку.

4. Розподіліть завдання у порядку пріоритетності.

Завдання поділяються на дві основні групи – ті, що наближають вас до наміченої мети, і ті, що поставили перед вами інші люди. Завдання з боку керівництва, як правило, невідкладні і конкретні, але це не означає, що вони настільки важливі, щоб витрачати на них весь робочий час. 

5. Оцініть, що ви витрачаєте час, і зіставте розподіл часу з порядком пріоритетності цілей і завдань.

Мало хто вміє правильно розпоряджатися власним часом. Щоб краще зрозуміти, як виглядає ваша ситуація, варто розібратися з робочим графіком за станом «на сьогодні» та «в майбутньому» 

Для оцінки стану «нині» задайте собі такі вопросы.

• Скільки годин на день ви проводите за роботою порівняно з іншими видами діяльності?
• На які три види діяльності ви витрачаєте найбільше часу?
• Скільки годин на тиждень у вас йде на наради, заповнення звітів та комунікацію електронною поштою?

Для оцінки стану «в майбутньому» дайте відповідь на наступні питання. 

• Чи буде ваш графік у майбутньому сильно відрізнятиметься від поточного?
• Якими основними трьома видами діяльності ви займатиметеся наступного року?
• Яким чином ви вимірюватимете свій успіх у наступному році? Який результат за цей період ви розглядатимете як невдачу?

Тепер порівняйте розподіл вашого часу зі списком цілей та завдань, ранжованих за пріоритетністю. Який відсоток вашого часу ви витрачаєте на діяльність, яка сприяє реалізації найважливіших цілей та завдань? Скільки часу витрачається на менш важливі завдання? Чи ви витрачаєте час на те, що взагалі не значиться у вашому списку?

6. Постарайтеся зрозуміти та усунути причини дисбалансу між цілями, які ви ставите, та часом, який ви їм приділяєте.

Як варіант, ви можете скласти список справ розміром 1–2 сторінки. Він може мати багаторівневу форму та змінюватись (наприклад, щодня ви можете робити незначні коригування, а раз на тиждень переглядайте пріоритети). Важливо, щоб для всіх завдань були вказані терміни виконання (для низькопріоритетних завдань терміни можуть бути зразковими).

Щоб ранжувати завдання, слід врахувати, наскільки вони безпосередньо чи опосередковано сприяють досягненню ваших першочергових цілей. 

Завдання 2. Зосередьтеся на кінцевому результаті

На початку роботи над будь-яким проектом необхідно ретельно замислитись над тим, куди він вас приведе. Варто зрозуміти, які важливі завдання є перед вами і яким чином ви їх вирішуватимете. Іншими словами, треба розпочинати з кінця. Ця методика підвищує ефективність будь-якого проекту, що з опитуваннями. Наприклад, якщо вам дається досить розмите завдання знайти новий офіс для компанії, ви можете вивчити весь ринок нерухомості та зробити презентацію, а можете поставити додаткові питання, що звужують коло пошуку.

 Незважаючи на те, що будь-яку справу ви починаєте з визначення орієнтовних висновків, у середині шляху важливо переглянути своє бачення у світлі нової інформації. Це називається “проміжною перевіркою”. Наприклад, ви можете створити прототип продукту, а потім не переходити до деталізації та масштабування, а зайнятися тестуванням та виявленням раніше непередбачених проблем та можливостей.

Проблема більшості сучасних товарів та послуг полягає в тому, що вони створюються без урахування поради з потенційними покупцями на різних стадіях розробки. В результаті ми часто витрачаємо надто багато грошей на непотрібні споживачам властивості продукту чи послуги.

Проблема багатьох фахівців полягає у неможливості розпочати з пріоритетних цілей. Натомість вони відкладають важливі справи на потім. Цей стан називається прокрастинацією.  

Деякі люди хронічно нездатні завершити проект, якщо їм встановлено конкретний термін. Дослідники дійшли висновку, що хронічними прокрастинаторами є до 15% дорослого населення. Якщо ви схильні до прокрастинації, варто звернути увагу на ряд рекомендацій. 

Взятися за деякі типи проектів буває вкрай складно – їх масштаб і складність видаються вам непереборними. Щоб позбавитися неприємних відчуттів, розбийте проект на дрібніші етапи і потихеньку беріться за роботу. Головне — розпочати, потім буде простіше.

1. Якщо ви легко відволікаєтеся і постійно знаходите цікавіші заняття, позбавтеся зайвого. “Підчистіть” список справ, виділіть час, щоб зосередитися на великому проекті, і постарайтеся перекрити доступ до таких відволікаючих факторів, як соціальні мережі та відеоігри.
2. Якщо ви стали видатним прокрастинатором, то, можливо, в глибині душі страждаєте від страху зазнати невдачі, або вам здається, що нічого хорошого у вас не вийде. Якщо ви думаєте, що саме тому відкладаєте справи в довгу шухляду, вам варто звернутися до фахівця, який допоможе вам впоратися зі страхом.

Якщо схильність до прокрастинації набуває хронічної форми або зачіпає лише складні завдання, то вам потрібно не тільки визначити для себе нагороду, але й знайти людину, перед якою ви звітуватимете.

Завдання 3. Не витрачайте сили даремно

У кожній компанії зустрічаються співробітники, які витрачають надто багато часу на виконання безглуздої роботи. Зрозуміло, скрупульозність можна вважати позитивною якістю, проте кількість витраченого часу має залежати від важливості проекту та поставлених завдань. 

Найчастіше пропадає даремно, а сили витрачаються через те, що ви не вмієте приділяти час пріоритетним завданням або маєте схильність до бюрократії. У розв’язанні цієї проблеми вам може допомогти методика економії часу OHIO (Only handle it once — або вирішуйте проблеми відразу). Суть її полягає у наступному. Щодня до вас приходить маса повідомлень різного ступеня ваги. Якщо ви захочете відреагувати на повідомлення, подумайте, чи можна це зробити відразу, чи вам потрібна додаткова інформація. Якщо можна відповісти одразу – зробіть це. Зволікання призведе лише до того, що загальний час виконання завдання подвоїться чи потроїться.

Припустимо, що вам надійшло запрошення на конференцію, тема якої є важливою для вашої роботи. Відповідно до принципу OHIO вам потрібно відразу ж визначити, чи підходять вам умови, а потім прийняти запрошення та оформити відрядження. Ви можете повернутися до запрошення через кілька днів – і тоді вам доведеться знайти його, перечитати, вивчити календар і т. д. Ці кроки – зайві, і уникнути їх допоможе моментальна відповідь на запрошення. У довгостроковій перспективі ви зможете заощадити таким чином кілька дорогоцінних годинників. 

Крім принципу OHIO, існує ще кілька рекомендацій щодо роботи з електронною поштою.

• Не робіть з електронної пошти культ та не перевіряйте її постійно! Складіть графік перевірки пошти – наприклад, один раз на годину (якщо проти цього не заперечує ваше керівництво).
• Об’єднайтеся з колегами та спробуйте разом наполягти на тому, щоб у компанії ввели «відпочинок від електронної пошти» — певну годину (або кілька годин), коли надсилання електронних повідомлень буде заборонено.
• Якщо у вас в ящику накопичилося безліч повідомлень, слід насамперед відповісти на останні. Відповідь на них, можливо, вирішить проблеми, про які йшлося у попередніх.
• Подумайте, перш ніж натиснути на кнопку «Відповісти всім». Не факт, що ця інформація справді цікава та корисна всім.
• Намагайтеся не надсилати повідомлень з єдиним словом «Дякую!». Найкраща подяка — скорочення потоку електронних листів.

Не бійтеся багатозадачності – разом із принципом OHIO вона допоможе вам впоратися з дрібними справами. Однак не варто займатися сторонніми справами під час зустрічі з клієнтами — вони чекають на повну віддачу. Щодо дрібних справ, то для них існує ще одне важливе правило — другорядні завдання зазвичай не вимагають високого ступеня досконалості. Тому, якщо ви схильні прискіпливо виконувати кожне завдання, незалежно від ступеня його важливості, вам потрібно зрозуміти, що чим більше часу витрачено, тим менша вигода 

Якщо ви приділятимете занадто багато уваги дрібницям, то витратите час даремно. 

Навіть якщо ви звикли виконувати другорядні завдання швидко, вам можуть перешкодити формальні правила, що забирають багато часу. Бюрократичні правила можуть гальмувати вашу роботу. Ось кілька простих порад про те, як уникнути зайвої тяганини.

• Дізнайтеся про мету правила — можливо, для нього є розумна основа. У цьому випадку придумайте найефективніший спосіб його дотримання.
• Якщо правило застаріло і не застосовується до вашої діяльності, придумайте, як його витончено обійти.
• Якщо від правил відмовитися не можна, можна попросити про послаблення. 

Завдання 4. Вибудовуємо повсякденну ефективність

Почнемо із підвищення ефективності щоденної роботи. Вам можуть допомогти такі правила.

1. Ефективно використовуйте розклад для керування часом та постановки завдань. 

Розклад може складатися із двох колонок. Зліва помістіть заходи, намічені на певний час, праворуч – коментарі до них. Внизу ви можете вказати інші другорядні завдання, які ви хотіли б виконати до певної дати.

Ви можете складати розклад від руки або вибрати комп’ютер або смартфон із програмами типу Google Calendar або Outlook. Виберіть варіант, який підходить вам найбільше.

Важливо – не заповнюйте обов’язковими справами весь день. Залишіть собі час для аналізу та планування. 

2. Дотримуйтесь режиму, не метушіться і зосереджуйтесь на тому, що важливо для вас. Пам’ятайте, що більшу частину повсякденних справ потрібно виконувати автоматично. 

3. Ночами ви повинні спати принаймні вісім годин. Щодня потрібно робити зарядку, щоб бути бадьорим та зосередженим. Пам’ятайте, що недосипання прямо шкодить критичному мисленню та негативно впливає на прийняття рішень.

Для того щоб переконатися в тому, що ви досягаєте першочергових цілей, необхідно скласти щоденний розклад, який допоможе організувати та виконати найважливіші завдання.

Короткий денний сон допоможе залишатися бадьорим надвечір.

Для тренування можна створити розклад на наступний тиждень. Візьміть аркуш паперу та проведіть лінію посередині. Зліва перерахуйте всі дзвінки, наради та інші заплановані події, а також завдання, які не вказані у вашому графіку, але які все одно потрібно вирішити. Праворуч вкажіть мету кожного заходу — як нарада чи телефонний дзвінок наблизить вас до мети. Потім розгляньте список нарад та телефонних дзвінків, які заплановані у вас наступного тижня, з урахуванням своїх цілей. Вкажіть ступінь важливості кожного незапланованого завдання та визначте, скільки часу ви витрачаєте на вирішення високопріоритетних та низькопріоритетних незапланованих завдань.

Не варто розписувати кожну годину робочого дня — залиште вільний час для вирішення несподіваних проблем чи роздумів. 

Як спланувати відрядження

У багатьох співробітників відрядження становлять значну частину робочого дня. Ефективність будь-якої подорожі залежить від планування. Існують десятки моментів, які потрібно врахувати: один недогляд може стати причиною багатьох проблем у майбутньому. Чітко визначте цілі поїздки та переконайтеся, що ваш графік дозволяє їх досягти. 

Корисні поради для підготовки до відрядження 

1. Складіть список справ, включивши до нього безліч дрібних завдань, які потрібно виконати під час поїздки.
2. При плануванні маршруту краще заздалегідь найняти водія, який зустріне вас в аеропорту та супроводжуватиме під час відрядження.
3. Ніколи не збирайте велику сумку, яку доведеться здавати в багаж, якщо їдете менше ніж на тиждень. Візьміть із собою в салон містку валізу на коліщатках з тими речами, які вам дійсно потрібні.
4. Навчіться спати в літаках, візьміть із собою сумку з приладдям для сну (пов’язка на очі, беруші) і не забудьте роздруківки документів, ноутбук чи iPad.
5. Якщо у вас є така можливість, купуйте квиток до салону бізнес-класу, якщо летить уночі. Гарний сон коштує грошей.
6. На борту літака пийте більше води — приблизно по літрі кожні чотири години.
7. Навіть у дорозі дотримуйтесь режиму: щовечора переглядайте розклад, спіть по вісім годин і щодня робіть зарядку.
8. Постарайтеся якнайшвидше адаптуватися до зміни часових поясів. Відразу після приземлення займіться фізичними вправами – це бадьорить.

Як спланувати ефективну нараду

Правильно організовані наради є ефективним інструментом розробки та впровадження корпоративних процедур. Крім того, на них можна обговорити і вирішити проблеми, що виникли. Однак не варто захоплюватися надто частим їх проведенням.

Крім того, незалежно від важливості тем, що обговорюються, не варто робити збори занадто довгими. Більшість нарад можна провести протягом години, максимум півтори. Пам’ятайте, що найлегше концентрувати увагу на початку наради, а потім вона поступово зменшується.

Концентрація уваги поступово зменшується під час зборів. Найкраще планувати їхню тривалість не більше однієї години.

Якщо ви навчилися скасовувати, уникати та скорочувати час нарад, постарайтеся підвищити ефективність тих із них, які необхідно відвідати. Для проведення ефективної наради є кілька правил.

1. Визначити порядок денний та встановити чіткі цілі. Варто заздалегідь надіслати учасникам супутні матеріали. 
2. Організатор має розпочати нараду з 10–15-хвилинної презентації, щоб ввести учасників у курс справ. Небажано включати у презентацію надто складні для сприйняття слайди.
3. Після короткого запровадження учасники обговорюють питання порядку денного та знаходять вирішення проблеми. Важливо надати співробітникам право критикувати думки та ідеї начальства.
4. Співробітники говорять простою та зрозумілою мовою. Необхідно звести до мінімуму вживання професійної лексики. До кінця наради всі знають думки інших учасників.

Завдання 5. Виробляємо особистісні навички

Щоб ваша діяльність була більш ефективною, вам потрібні три навички: читання, листи та публічного виступу.

Вироблення навичок ефективного читання

Основна навичка читання – вміння чітко ставити цілі. До звичайних цілей під час читання належать такі.

• Розуміння основних тенденцій (швидке ознайомлення з інформацією, яка може бути корисною).
• Пошук конкретних фактів (ретельне запам’ятовування фактів та значних моментів).
• Визначення нових джерел інформації (пошук посилань інші джерела у тексті).
• Оцінка аналізу (вивчення основних гіпотез, наведених у тексті).
• Допомога у роботі. 

Активне читання є триетапним процесом.

1. Аналіз структури та матеріалу. Перш ніж почати читання, проаналізуйте структуру тексту: як він починається і закінчується, які його основні розділи.
2. Читання вступу та висновків. Уважно прочитайте вступ, знайдіть ключову пропозицію, яка відображає суть статті або розділу, а потім перейдіть до висновку – там наведено конкретні висновки автора.

3. Побіжний перегляд початку абзаців. Прочитавши вступ і висновок, ви зрозуміли суть тексту, визначилися з його прочитання. Побіжний перегляд дозволить зосередитись на тому, що важливо для вас.

Щоб вирішити, читати далі чи ні, дайте відповідь на важливе запитання: чи допоможе вам частина абзацу, що залишилася, досягти однієї з поставлених цілей? 

Щоб запам’ятати та зрозуміти ключові тенденції тексту, складіть короткий конспект. Щоб оцінити якість аналізу, проведеного автором, запишіть усі його аргументи, це допоможе вам зосередитись на головному.

Ефективні письмові навички

Написання тексту слід розглядати як процес, що складається з кількох окремих етапів: створення плану та його реалізації. 

Створення плану можна розбити на кілька етапів.

• Мозковий штурм. У ході цього етапу ви записуєте якнайбільше ідей. На цьому етапі порядок не потрібен.
• Розподіл ідей за категоріями. Цей етап допоможе вам сформувати структуру та групи ідей, які ляжуть в основу плану.
• План – угруповання ідей, створення логічної основи тексту.

Коли план складено, можна розпочинати писати текст. Текст повинен складатися з трьох ключових елементів: вступ, основна частина та висновок. У хорошому вступі має бути відображений контекст, основна думка тексту та його структура. Висновок має бути вичерпним: потрібно зробити висновки та вказати галузі подальшого дослідження проблеми. В основній частині необхідно розставити заголовки та підзаголовки, щоб прояснити структуру тексту, а також придумати для кожного абзацу ключову пропозицію, за якою читач одразу зрозумів би суть абзацу.

Для грамотного складання абзаців є кілька правил.

• Використовуйте короткі речення. Прикладом лаконічного стилю можуть бути твори Ернеста Хемінгуея.

• Чітко встановлюйте зв’язок між пропозиціями та абзацами. Використовуйте зв’язки типу «оскільки», «бо». Слова “і”, “крім того” не вказують на чіткий зв’язок.
• Не плутайте дійсну заставу («Саллі дала братові грошей, щоб він спромігся сплатити початковий внесок за будинок») із пасивним («Початковий внесок за будинок для брата Саллі було сплачено»).
• Будьте лаконічні.
• Слідкуйте за орфографією та граматикою. Орфографічні помилки у письмовій мові неприпустимі. Не варто надмірно покладатися на автоматичні програми перевірки орфографії — вони не здатні розрізнити омофони (кіт і код) і пропустять описку, якщо в результаті з’явилося відоме слово (наприклад, будинок книги замість книги).

Обов’язково редагуйте текст, щоб унеможливити граматичні та орфографічні помилки. Закінчивши писати, перевірте ще раз. Але врахуйте, що чернетка не буде ідеальною. Не намагайтеся писати та редагувати одночасно, інакше на кожну пропозицію ви витратите надто багато часу. 

Як зробити ваш виступ більш ефективним

Фахівці мають уміти виступати перед аудиторією. Часто їм доводиться проводити усні презентації перед колегами у компанії, а іноді й іншими слухачами. Ключ до ефективного виступу – підготовка, яка передбачає три основні завдання:  

• знайомство з аудиторією;
• структуризацію виступу;
• репетицію мови.

Не записуйте текст вашого виступу повністю – складіть план на одну сторінку. Тоді ви зможете імпровізувати і ваша мова буде динамічнішою. 

У день виступу вивчіть порядок денний та список учасників. Впевніться, що ви знаєте склад аудиторії. Не забудьте ще раз відрепетирувати мову, обов’язково вголос. Вивчіть останні новини на тему вашого виступу — можливо, щось доведеться змінити.

Під час виступу потрібно зробити аудиторію активною — активні слухачі зосереджені на тому, що каже промовець, оцінюють його аргументи та намагаються відчути його емоції. Щоб перетворити пасивних учасників на активних слухачів, можна ставити запитання на тему виступу, ходити по аудиторії та встановлювати зоровий контакт з усіма слухачами.

Після виступу намагайтеся отримати зворотний зв’язок — найкраще записати промову на відеокамеру чи попросити колегу чи друга, щоб вони відвідали захід та висловили свою думку про ваш виступ. 

Завдання 6. Управління керівництвом та командою

Крім особистої ефективності, необхідно працювати над своєю ефективністю усередині компанії. Щоб бути ефективним співробітником, потрібно уважно ставитись до колег — при розбудові стосунків брати ініціативу до своїх рук незалежно від посади співробітника.

Як правильно керувати командою? 

Співробітники найбільш щасливі та мотивовані, коли відчувають свою значущість. 

Щоб бути ефективним керівником, створіть систему, яка допоможе і вам, і підлеглим у роботі. Основа такої системи – делегування повноважень. Делегування підвищує ефективність всієї компанії — розподіливши обов’язки, керівництво отримує можливість координувати діяльність невеликих груп, які працюють над різними проектами.

Принцип управління особистим простором – чітко визначивши цілі проекту, дайте своїм підлеглим свободу вибирати способи їх досягнення – не нав’язуйте їм свою точку зору. 

Керівники делегують повноваження лише підлеглим, яким можуть довіряти. Довіра до підлеглих починається з найму працівників. Ось кілька порад, які є важливими для успішного підбору персоналу.

• На співбесіді попросіть кандидата розповісти про себе та своє дитинство.
• Запитайте кандидата про його головні здобутки на попередньому місці.
• Влаштуйте дискусію.
• Намагайтеся оцінити творчі можливості кандидата.
• Вибирайте кандидата з великим потенціалом, а не досвідом роботи.
• Самостійно телефонуйте за вказаними у рекомендаціях телефонах.

Якщо ви вже підібрали хорошу команду та побудували довірчі відносини з підлеглими, постарайтеся впровадити у роботі над проектами принцип «управління особистим простором». Зазвичай цей процес складається із п’яти етапів.

1. Визначте цілі проекту.

Ви повинні чітко поставити цілі та позначити можливі перешкоди. Дайте підлеглим можливість самим визначити терміни досягнення цілей, тоді вони зможуть все зробити вчасно.

2. Визначте точні показники результативності.

Показники можуть бути кількісними та якісними. Важливо встановити їм пріоритетність.

3. Забезпечте підлеглих необхідними ресурсами.

Насамперед йдеться про кошти, персонал та обладнання. Найчастіше підлеглі потребують і нематеріальної підтримки або допомоги у вирішенні конфліктів з іншими відділами.

4. Контролюйте, але не пригнічуйте.

Зовсім необов’язково вникати в кожний дрібний аспект роботи підлеглих — це загрожує проблемами, пов’язаними з мікроменеджментом. З іншого боку, недостатньо просто цікавитись тим, як йдуть справи. Найкраще, якщо в середині проекту ви обговорите з підлеглими, що вже зроблено і що потрібно зробити, відкоригуєте цілі та показники результативності.

5. Будьте терпимі до помилок.

Вам потрібно змиритися з тим, що невдача іноді буває неминуча — інакше ваші співробітники так і не навчаться застосовувати нові підходи у роботі. Безумовно, не варто заплющувати очі на незаконні та неетичні дії, недбалість та лінь.

Як керувати керівником

Ефективність залежить тільки від методів управління командою, а й від взаємин із керівництвом. Якщо ви вже поставили собі цілі та визначили пріоритети, то вже приблизно уявляєте собі, чого чекає від вас керівництво. Щоб уточнити очікування керівника, надайте йому список ваших завдань, розставивши їх у порядку пріоритетності для вас і дайте йому можливість скоригувати цей список.

Налаштуйте стиль спілкування відповідно до переваг керівництва. Зверніть увагу, як керівник взаємодіє з вами, і використовуйте засіб спілкування, яким зазвичай користується він.

Проаналізуйте звички та поведінку керівника, визначте, до якого з чотирьох основних типів (винахідний, співчутливий, обережний, одержимий) він належить.

• Винахідливий начальник готовий багато чого піти заради експерименту. З одного боку, це стимулює роботу та мотивує підлеглих, з іншого — може створити хаос.
• Співчутливий керівник приділяє багато уваги емоціям підлеглих. Він робить все можливе, щоб усі співробітники відчували свою значущість для компанії. При правильному застосуванні цей підхід породжує довіру та дуже ефективний. На жаль, найчастіше спілкування з таким керівником гальмує роботу.
• Обережний керівник віддає перевагу перевіреним методам і мінімізує ризики. Він організований і працює повільно, але правильно. Саме у такого керівника найкраще вчитися: просто беріть із нього приклад.
• Одержимі керівники мають дуже високі вимоги як до себе, так і до підлеглих. Вони фокусуються на дрібницях і засмучуються через будь-яке недогляд. Їхній грубий стиль — наслідок сильного хвилювання з приводу їхніх результатів.

Якісно виконуйте всі завдання, які доручає керівник, навіть якщо вам нелегко. Будь-який керівник цінуватиме вас за стабільно високі результати, тому переконайтеся, що ваш начальник знає про ваші успіхи.

Навіть якщо ви зазвичай ладнаєте з керівником, іноді розбіжності неминучі. Щоб запобігти нерозумінням, заздалегідь обговорюйте з керівником, як ви маєте намір вести той чи інший проект.

Двічі подумайте, чи варто конфліктувати із керівником. Якщо ви вирішите наполягти на своєму, спокійно запропонуйте свій варіант дій. 

Типи складних у спілкуванні керівників

• Мікроменеджер – прагне контролювати кожен крок.
• Недбалий керівник – не дає вказівок та ігнорує підлеглих.
• Жорсткий керівник принижує співробітників і породжує страх.

Викличте керівника на відверту розмову, якщо він заважає вам ефективно працювати. Якщо результату не буде, зверніться по допомогу до відділу персоналу або попросіть перевести вас до іншого підрозділу. 

Завдання 7. Як вести повноцінне життя

Поліпшення кар’єрних можливостей

Кар’єрне планування – безперервний процес, яким потрібно активно керувати все життя. На кожному етапі розвитку запитуйте себе: «Що потрібно зробити, щоб мої кар’єрні перспективи покращали?»

Не потрібно створювати лише один план можливого розвитку вашої кар’єри. Розглядайте кар’єру як поступовий процес, на кожному етапі якого ви отримуєте знання та досвід. 

Складіть список посад, які ви хотіли б зайняти, це ваші кар’єрні цілі. Оцініть свої інтереси, навички та попит на ринку. Після цього ви зможете зрозуміти, в якому напрямку вам потрібно рухатися. Враховуйте не лише свій досвід роботи, а й особисті якості та навички. Переконайтеся, що ваші навички відповідаю вимогам професії, що вас цікавить. 

Поетапне покращення кар’єрних перспектив

• Освіта та практика.
• Здобуття нових навичок.
• Розвиток лідерських якостей.
• Вивчення інших культур.
• Набуття досвіду в різних компаніях.
• Розширення зв’язків.

Щороку аналізуйте свої кар’єрні цілі; це допоможе вам визначити, чи не час шукати нові можливості. 

Прийміть як даність, що робота та керівництво часто змінюватимуться; одна робота на все життя — скоріше виняток, ніж правило.  

Визнайте собі, що ви підсвідомо прагнете стабільності. Однак не забувайте оцінювати потенційні вигоди кожної нової можливості. Недостатньо просто реагувати на зміни — треба навчитися отримувати з них зиск. Визначайте реальні тенденції та користуйтеся новими можливостями.

Адаптуватися до змін нормально, проте при цьому не варто забувати про дві основні традиції.

• Економічні основи: компанії, які не дотримуються основних принципів економіки, можуть залишатися на плаву лише в короткостроковій перспективі.
• Особисті принципи: ви повинні діяти відповідно до законодавства та особистого кодексу поведінки у діловому середовищі.

Особисті засади стануть основою вашої репутації. Хороша репутація забезпечує кар’єрні перспективи: роботодавці охоче найматимуть вас і просуватимуть по службі, а колеги захочуть бути з вами чесними. 

Як вибудовувати баланс між роботою та особистим життям

Головне не в тому, щоб знайти роботу, яка приносить задоволення, а в тому, щоби задоволення приносило особисте життя. Чим ефективніші ви на роботі, тим більше часу залишається на сім’ю, друзів та власні захоплення. 

Змініть підхід до роботи – спробуйте умовити керівника, щоб він дозволив вам працювати за гнучким графіком. Не варто диктувати керівнику умови — використовуйте доступні засоби досягнення цілей.

Опинившись удома, приділяйте час лише сім’ї. Встановіть межі – не піднімайте трубку після закінчення робочого дня, окрім тих випадків, коли телефонує ваш керівник. Якщо ви у відпустці – попросіть керівника та колег поважати ваш відпочинок. Дзвінки може приймати ваш помічник, якщо не сталося щось серйозне.

Якщо вам все ж таки довелося взяти роботу на будинок, організуйте для себе окреме робоче місце. Це допоможе вам переключатися із робочих проблем на особисті.

Фахівці будь-якого рівня мають зосереджуватися на результатах, а чи не на відпрацьованому часу. Це дозволяє не тільки впоратися з усіма робочими завданнями, а й залишити час на сім’ю та друзів. Крім того, підхід до ефективності залежить від конкретної ситуації. Тому проаналізуйте, на якому етапі ви знаходитесь і яка корпоративна культура вашої компанії, та виберіть рекомендації, які підійдуть вам особисто.