Вступ
Книга-презентація про презентації від автора «Смерті через Power Point» — визнаного експерта з питань публічних ділових виступів. У книзі багато практичних прикладів та корисних порад щодо створення ефективних презентацій, а також наведено теоретичну базу для побудови виступу.
У цій книзі є чітка структура, яка послідовно проводить читача по всіх кроках створення презентації: від створення історії до слайдів і самої подачі виступу. Але це не просто книга про правила створення презентацій — це книга про подання своїх ідей таким чином, щоб вони стали близькі та зрозумілі іншим людям.
Книга допоможе розвинути ваші навички публічних виступів та впевнено почуватися перед будь-якою аудиторією.
Що таке презентація?
Презентація – це надзвичайно складна та дорога форма комунікації.
Одні люди думають, що презентації зводяться до подачі або до акторських навичок, або до того, як ви кажете те, що вам потрібно сказати. Інші вважають, що презентації зводяться переважно до слайдів. У деяких організаціях слово “слайди” стало синонімом до слова “презентація”.
Але, крім слайдів та подачі, є й інша частина, пов’язана зі структурою та аргументацією. Вона залежить більшою мірою від того, ЩО саме ви кажете, і потребує навичок у галузі розповідання історій.
Історія
Класичне римське правило ораторського мистецтва наказувало: docere, movere, delectare, що у перекладі з латинського означає «повідомляти, спонукати, розважати».
За останню пару століть наша цивілізація досягла справді вражаючого прогресу в мистецтві розповіді історій. Ми почали розповідати більше історій і добре навчилися тому, як же слід конструювати історії.
Я не просто пропоную вам використати історії в рамках своєї презентації. Я закликаю вас перенести структуру історії на всю презентацію цілком .
Водночас історії не слід протиставляти логіці. Сенс історій у тому, щоб давати пояснення подіям. Вони формують ланцюжок причин та наслідків. Історії зручно розповідати, приємно слухати та легко запам’ятати. Історії поєднують безліч розрізнених фактів та ідей, створюючи таким чином враження цілісності.
Слайди
Слайди – не звіти. Вони набагато більш стислі, концентровані та лаконічні. Слайди – не таблиці. Вони призначені для аналізу. Присутні мають бути готові зрозуміти сенс слайду лише за кілька секунд.
Слайди не схожі на друковані матеріали — вони не призначені для уважного читання. Слайди повинні захоплювати увагу та швидко впливати на будь-яку аудиторію. Вони мають інформувати, пояснювати та переконувати.
Подання
Подача — це завершальна та найвідповідальніша частина презентації.
Причина нашого страху публічних виступів у тому, що такі виступи відбуваються наживо. Існують два основні способи впоратися зі страхом виступу: 1) ретельно готуватися; 2) навчитися імпровізувати.
Якщо виступ вийшов саме таким, яким він бачився вам у мріях, це означає, що ви або досягли ідеалу у своєму житті, або перестали розвиватися.
Три принципи презентації
Фокус
Кожна історія, кожен слайд та кожен виступ повинні мати головну фокальну точку, яка привертає увагу. У будь-якій успішній комунікації ця точка визначається досить рано, і решта контенту організується навколо неї. Ви не можете розповісти все, що ви знаєте, а аудиторія не може запам’ятати все, що ви розповісте. Вибудовуйте свою комунікацію навколо одного центрального послання і супроводжуйте його трьома чи чотирма підтримуючими ідеями .
Контраст
Факти самі по собі не мають якогось власного змісту. Вони мають сенс лише у порівнянні з іншими фактами. Принцип розмаїття говорить, що ідеї стають зрозумілими лише у контрасті коїться з іншими ідеями.
Спортивні ігри, в яких дві команди співпрацюють одна з одною, не популярні. Не буває телешоу, спектаклю чи кіно без конфлікту, драми чи боротьби. Конфлікти привертають увагу людей. У конфліктів непередбачуваний результат. За ними цікаво стежити.
Єдність
Принцип єдності свідчить, що з правильному побудові конфліктуючі частини створюють ціле, що більше, ніж його частин.
Історія має певні частини, які приносять психологічне задоволення. Це стосується і слайдів. Елементи слайду повинні стикуватися так, щоб справляти враження єдиного цілого. Приблизно так само відбувається з подачею.
Якщо ваша презентація триває лише 20 хвилин (або 18 хвилин, якщо ви виступаєте на конференції TED), потрібно вибрати, яку зі сторін продемонструвати. У плані презентацій TED – мабуть, найкраща конференція у світі. Якщо ви її не бачили — зайдіть на www.ted.com та послухайте найкращих світових спікерів. Більшість виступів викладаються онлайн, і є можливість вибрати російську мову.
Частина 1. Історія
Фокус історії
Почніть із мети. Без ясної мети не вийде гарна презентація. В ідеалі ціль має лежати на перетині того, чого ви хочете від своїх слухачів, і того, що їм необхідно зробити заради себе та свого власного блага.
Коли людина починає думати про презентацію, вона, як правило, запитує себе: «Так, що я говоритиму?» Якщо ви ставитеся до подібних питань, зробіть крок назад. Ви повинні питати себе не «Що я говоритиму?», а скоріше, «Який я хочу отримати результат?». Йдеться не про кошти — йдеться про мету, кінцевий результат.
Правильна відповідь повинна звучати приблизно так: «Я хочу, щоб вони дали мені свою візитну картку» або «Я хочу, щоб вони повірили, що мій план спрацює». Хороша мета формулюється як відповідь на запитання: Що я хочу, щоб вони зробили? чи, можливо, «Що хочу, щоб вони запам’ятали?» Запитання, яке слід поставити собі, звучить так: «Чого я хочу добитися від своєї аудиторії?»
Напишіть відповідь у вигляді одного чітко сформульованого речення. Якщо якась інформація у вашій презентації не сприяє виконанню дії, якої ви потребуєте від аудиторії, запитайте себе, чи має місце ця інформація у вашому виступі.
Майте своє бачення. Наявність бачення – ключ до створення визначної презентації. Вам слід не тільки пояснити людям, чого ви від них хочете, але також і те, чому їм слід дослухатися до вашої пропозиції.
Не вигадуйте собі бачення лише тому, що воно потрібне вам для презентації. Аудиторія відчує фальш.
Не починайте підготовку зі слайдів. Після визначення мети зберіть та викладіть усі свої думки. Зафіксуйте все, що вже накопичилося в розумі та пов’язане з вашою метою. Потім постарайтеся зробити якийсь порядок і організувати свої думки ієрархічно.
Контраст в історії
Отже, ви сформулювали свої цілі та зібрали початкову інформацію. Що робити далі?
Знайти основний конфлікт. Конфлікт – це протистояння між певними силами, що створює напругу та просуває дію. Це, напевно, найважливіший окремо взятий елемент у вигаданих історіях. Немає конфлікту – немає історії.
Презентація з простим викладом фактів вийде стомлюючою, складною для сприйняття і зрештою неефективною.
Як створити конфлікт у презентації? Найпростіший спосіб, звичайно, — взяти якусь цінність, яка перебуває у прямій опозиції до тієї цінності, яку ви збираєтеся просувати, а потім проілюструвати її конкретними прикладами. Стів Джобс, чиї цінності включали «легкість використання» та «красу», створює конфлікт, порівнюючи свої продукти з продуктами конкурентів, які, як він каже, «складні у застосуванні» та «некрасиві».
З самого початку мала бути якась проблема (той самий конфлікт), яка і мотивувала вас зробити цю роботу. Якщо немає проблеми, то немає і рішення, а тоді вам нема про що робити презентацію!
Проблема має бути досить серйозною, щоби з її приводу можна було переживати. Відповідь на запитання: Що буде, якщо ми не вирішимо цю проблему? повинен бути досить страшним.
Найгірший варіант — це озвучити проблему на початку презентації, а потім майже негайно вирішити її. Напруга зникає, історія закінчується, аудиторія позіхає і поглядає на годинник, а промовець продовжує перераховувати факти, які, як він вважає, треба перерахувати.
Хорошим рішенням є збереження проблеми в невирішеному вигляді аж до кінця.
Зробіть свою презентацію якомога схожою на розмову. Саме так можна підтримувати інтерес аудиторії.
Розмова включає обговорення, питання і думки. Це діалог, розмова, а чи не мовлення в односторонньому порядку. Вам потрібно прагнути діалогу в будь-який момент презентації. Один із способів — це спрогнозувати питання, які аудиторія поставить у будь-якому випадку, і почати ставити їх самому. Ще краще, якщо ставитимете важливі питання, які аудиторія не здогадується поставити. Вам необхідно розділити свою основну проблему, основний конфлікт своєї історії на кілька окремих питань таким чином, щоб відповіді на них, якщо скласти їх разом, утворили місток між метою та первісною проблемою.
Створіть героя для своєї історії. Це складний, але ефективний прийом. Придумайте героя і дайте йому вирішити завдання, а потім поясніть його крок за кроком. Якщо хочете зробити видатну презентацію, наділіть свого героя якоюсь внутрішньою моральною чи психологічною проблемою, яку він зрештою подолає. Ця внутрішня проблема має бути пов’язана з цінностями, які ви, по суті, просуваєте.
Єдність історії
Мета та конфлікт — два головні компоненти історії. Останній компонент – це сюжет. Все починається зі вступу, коли відбувається знайомство з промовцем і з героєм. Далі йдуть проблема та рішення. Усе завершується ув’язненням.
Розрахунок часу має значення. У плані часу найкоротшими частинами є вступ та висновок. Рішення, як правило, найдовша частина.
Висновок – найемоційніша частина. Потім за ступенем емоційності слідує «проблемна» частина, рішення і, нарешті, вступ.
З погляду подачі рішення – найскладніша частина презентації. Дуже часто середина виходить занадто довгою і, відповідно, нудною. Є сенс включати не більше чотирьох основних ідей до середньої частини презентації.
Історія виглядає закінченою, коли на всі важливі питання дано відповідь, вся інформація розташована в потрібних місцях і всі висновки з неї зрозумілі.
Для цілей презентації добре мати структуру із чотирьох частин.
1. Вступ. Ви закладаєте основу, описуєте зміст і знайомите аудиторію із собою та своїми героями. Це міні-презентація вашої презентації. Що можна зробити у вступі? Викласти основні «правила гри», уявити свого «героя», описати ситуацію, уточнити предмет виступу.
2. Проблема. Ви ставите питання та вводите конфлікти, протидіючі чинники та труднощі. Ця частина виступу служить двом основним цілям.
- Забезпечує логічне пояснення подальших дій. Тут ви пояснюєте, чому збираєтесь зробити те, що збираєтесь зробити. У чому проблема і чому вона така важлива.
- Виконує роль емоційного «гачка». Порушує існуючий баланс, і, отже, аудиторія зможе заспокоїтися до того часу, поки баланс не буде відновлено.
3. Рішення. Це найдовша частина, яка зазвичай ділиться на кілька частин. Строго кажучи, це справжня презентація. Решта відіграє допоміжну роль.
4. Висновок. Ви всі узагальнюєте, обговорюєте висновки з історії та закликаєте слухачів до якихось дій. В останню частину виступу необхідно включити три наступні параграфи:
1) резюме. Повторіть усі важливі ідеї, які хочете, щоб аудиторія запам’ятала;
2) заклик до дії. Відповідно до вашої презентації підведіть аудиторію до необхідної вам дії;
3) мораль. Це найвідповідальніший параграф вашого висновку. Якщо ваша історія чогось так варта, значить, ви «купили» собі трохи часу для моралізації. Його вистачить на одну, може, дві пропозиції. Продумайте їх добре. Якщо є якийсь спосіб вплинути на цінності людей, змінити корпоративну культуру, то зробити це можна зараз. Зрештою люди підуть чи не підуть на щось не тому, що їх мотивували якимись стимулами, а тому, що вони самі повірили в те, що вони роблять.
Частина 2. Слайди
Фокус слайдів
Припустимо, що у вас вже є історія у вигляді набору тез або просто записана як звичайний текст. Далі настав час приступати до створення слайдів.
1. Відтворити історію в комп’ютерній програмі для створення презентацій — PowerPoint, Keynote або будь-якої іншої, якою ви зазвичай користуєтеся. Одне послання – один слайд (тільки текст).
2. Вирішити на первинному, концептуальному рівні, що саме хочеться бачити на кожному слайді: текст чи зображення? Який тип зображення?
3. Визначитись із загальним стилем презентації: кольори, шрифти, фон, текстура тощо. Надати слайдам остаточної форми: накреслити діаграми, знайти картинки, розмістити текст тощо.
У слухачів не повинно бути вибору, на що дивитись. Ви повинні звертати їхню увагу. Ви можете сфокусувати його на свої слайди або на себе, але на чому ви зобов’язані його сфокусувати. Ваше завдання як промовця полягає в тому, щоб керувати увагою людей. Кожної секунди вашого виступу аудиторія має бути абсолютно впевнена, що дивиться туди, куди потрібно.
Контраст у слайдах
Покажіть зміну. Якщо ви хочете щось пояснити своїй аудиторії або в чомусь переконати, ви маєте продемонструвати різницю.
Більшість діаграм хороші для аналізу інформації, але не годяться для її візуального представлення. Діаграми потрібно довго пояснювати, щоб вони були зрозумілими. Тому їх рекомендується максимально візуалізувати.
приклад. Традиційна діаграма
замінюється органограмою
Таблиці добре працюють для аналізу даних. Однак таблиці напрочуд непридатні для цілей презентацій. У них міститься надто багато даних, щоб можна було охопити одним поглядом. Вони вимагають вдумливих стосунків. Вам потрібно продемонструвати якісь витяги зі звіту? Ось кілька прийомів, як це краще зробити.
- Зробіть так, щоб заголовки дійсно виділялися (контраст між заголовком та змістом).
- Згрупуйте разом близькі ідеї та постарайтеся їх упорядкувати, наскільки це можливо.
- Заберіть усе, у чому немає потреби.
- Чергуйте кольори стовпців та граф, щоб підвищити контраст. Якщо сітка таблиці вам не потрібна через якісь серйозні причини, приховайте її.
- Візуалізуйте все, що тільки можна.
- Застосуйте анімацію, щоб показати таблицю поступово, або використовуйте напівпрозору маску для уваги аудиторії.
Анімація — чудовий спосіб показувати зміни та звертати увагу аудиторії. Наприклад, якщо у вас є складна діаграма або графік, ви можете розкривати їх частинами, в певній послідовності, пояснюючи їх так, щоб аудиторія не забігала вперед і не втратила інтерес до наступних ваших слів.
Уникайте складних ефектів. Не використовуйте анімацію лише тому, що у вас є така можливість. Не робіть анімацію дуже повільною.
Якщо ви не впевнені, як краще візуалізувати свою ідею, можливо, вам допоможуть такі веб-ресурси: ManyEyes, Chart Chooser від Juice Analytics, Periodic Tableof Visualization Methods.
Єдність слайдів
Дизайн – це не прикраса. Основне його призначення — зробити слайди зрозумілішими, навести в них лад і надати комунікації певного напряму. Друге його призначення – викликати відповідні емоції.
На самому основному рівні вам потрібно запам’ятати три правила: фокус, контраст та єдність.
У ваших слайдах має бути яскрава фокусна точка, щось, чому, власне, і присвячений слайд. Насамперед фокусуйтеся на завдання для реалізації мети.
Якщо ви дійсно хочете щось наголосити, потрібно створити різкий контраст. Ви можете цього досягти, використовуючи візуальні елементи контрастних розмірів, кольорів, форм і т. д. І нарешті, вам потрібно безжально видалити все, що не стикується з цілісною концепцією.
приклад. Реальний слайд із презентації про реформу громадської охорони здоров’я в одному з російських регіонів.
Видно, що люди, які готували презентацію, вболівали за результат – презентація для них була не простою формальністю. Вони справді намагалися. Я не знаю, чи ви помітили, але, незважаючи на всі зусилля, слайд не працює. Типова ситуація: у слайді панує повний хаос: надто багато кольорів, надто багато тексту, надто багато градієнтів, надто багато заголовків, надто багато всього. Давайте спробуємо зробити цей слайд кращим, застосовуючи ті три принципи, про які я щойно говорив.
Заголовок нового слайда містить чітку сформульовану заяву, яка підкріплена графіком (фокус). Ми бачимо, що розрив зменшується, але він все ще великий, і ми ще відстаємо від інших регіонів (контраст). І нарешті, вилучивши всі непотрібні деталі, ми досягли ясності та узгодженості, тепер ніщо не вивалюється із загальної концепції (єдність). Слайд не тільки став легшим для сприйняття, а й виглядає набагато професійніше.
Частина 3. Подання
Шліфування виступу істотно менш важливе для успіху всієї презентації, ніж підготовка змісту, структури та слайдів. Але подача матеріалу все ж таки важлива річ, щоб приділити цьому достатню увагу. Використовуйте наведені нижче рекомендації.
Фокус у подачі
Ясність насамперед. Якнайретельніше уникайте бюрократизмів та професійного жаргону. Використовуйте повсякденну мову та намагайтеся висловлювати свої думки короткими реченнями. Говоріть так, якби ви розмовляли з другом, а не з залом, повним людей.
Постарайтеся вкластися в регламент, але, якщо не виходить, не переживайте надто з цього приводу. Набагато важливіше добре виступити. Звичайно, не слід геть-чисто забувати про час. Якщо ваш час минув, визнайте це першим. Якщо ви сподобалися аудиторії та їй цікаво те, що ви кажете, вона дозволить вам закінчити виступ.
Розмовляйте з аудиторією. Ставте слухачам запитання, дивіться їм у вічі, відчувайте їх, захоплюйте їх. Ловіть їхню реакцію, як вербальну, так і невербальну. Якщо ви не впевнені щодо їхніх почуттів, просто спитайте. Коли ви перестанете розмовляти зі слухачами, вони потягнуться за своїми мобільниками.
Не треба звертатися до свого комп’ютера чи екрану – там нікого немає. Звертайтесь до аудиторії.
Не намагайтеся бути кумедним. Гумор для вас як виступає не настільки важливий, наскільки він небезпечний. Однак під час імпровізацій ви можете потрапити у ситуацію, коли варто посміятися з себе.
Контраст у подачі
Не бійтеся втягнутися в обговорення. Обговорення набагато цікавіші за монологи, і ви виглядатимете більш пристрасними, коли на кону стоїть щось важливе. Не бійтеся конфронтації, поляризації думок, не бійтеся образити аудиторію, якщо це потрібно.
Протистояння цікаве. Якщо ніхто вам не заперечує, то це означає, що ви не кажете нічого цікавого. Іноді ви програватимете суперечку, що теж добре. Це мотивує вас збагачувати свої знання та удосконалювати аргументацію.
Імітуйте інших, щоб знайти свій стиль. Це чудовий спосіб знайти свій власний стиль, з’ясувати, на що ви здатні на сцені. Запозичуйте у ораторів, а й у виконавців інших областях.
Єдність у подачі
Імпровізуйте. Саме імпровізація надає виступаючим переконливості та відрізняє їх мову від мовлення у записі.
Основою імпровізації є репетиція. Імпровізація вимагає швидкого та живого розуму. Репетируйте якнайбільше, але не заучуйте свою мову слово в слово.
Говоріть прямо те, що думаєте. Найголовніше і важливіше – це говорити те, що у вас в голові, не сильно при цьому коригуючи свої думки. Перейдіть із режиму коригування на режим моніторингу.
Якщо ви помітите, що припустилися помилки, визнайте її. Кожного разу, коли ви говоритимете щось недоречне, помилкове або просто безглузде, поправляйте себе і намагайтеся обіграти це з гумором. Якщо ви турбуєтеся про справу, а не про себе у процесі виступу, аудиторія простить вам майже все.
Резюме
Нижче схематично представлено перелік найважливіших положень під час підготовки презентацій.
Кожен пункт у цьому переліку має вирішальне значення для успіху вашої презентації, тому приділіть їм достатню увагу під час підготовки.
Змінюйте світ на краще за допомогою ваших презентацій!