Список справ: простий засіб із секретом
Складання списку справ — один із найпростіших способів керування завданнями. Проте для багатьох людей він не працює. Одна з причин — мало хто проходив формальний тренінг із складання ефективних списків справ, тому часто люди використовують неефективні методи.
Що може дати вам якісний підхід до складання списку справ? Це можливість контролювати, чим ви займаєтеся протягом дня, над чим потрібно попрацювати, а що можна відкласти. Ви зможете виконувати все потрібне вчасно, розставляючи пріоритети на основі важливості та терміновості справ. Ви будете впевнені, що робите правильну справу у потрібний момент часу. Ви уникнете витрати цінного часу на «гасіння пожеж». Оцінюючи ситуацію на підставі своєї поточної завантаженості, ви зможете ухвалити рішення, на що витратити час. Також список справ допоможе вам впоратися з емоціями, щоб ви ухвалювали правильні рішення, які роблять вас максимально ефективними. Бути ефективним означає робити більше потрібних справ за меншу кількість часу.
Складання списків справ допомагає суттєво знизити стрес, уникаючи неприємного, що вбиває креативність тиску, що виникає, коли ви не вкладаєтеся у строки.
У вас також покращиться сфокусованість: ви зможете працювати над важливими завданнями та відмовлятися від дрібних та непотрібних. Ви забудете, що таке почуття провини через зрив дедлайну, працюватимете більш продумано та цілеспрямовано.
Парадокс продуктивності. Як перелік справ перешкоджає успіху
Деймон Захаріадіс наводить статистику від iDoneThis — розробника програми з продуктивності:
• 41% справ зі списків ніколи не виконуються;
• 50% справ виконується протягом дня;
• 18% справ виконується протягом однієї години; • 10% робіт виконується протягом хвилини.
Перший висновок із цих цифр — багато списків справ неефективні, бо побудовані на неефективних системах управління завданнями .
Другий висновок: раз багато завдань виконуються швидко, деякі буквально за хвилину, значить, люди вважають за краще братися за прості завдання. Нам властиво не брати до уваги пріоритетність завдань і насолоджуватися фальшивим відчуттям, що ми добре попрацювали.
Третій висновок: багато списків справ надто довгі, перевантажені, що створює стрес. Ви змушені відкладати їх на потім або зовсім не робити. Крім того, багато людей складають списки, не маючи чіткого розуміння свого існуючого розкладу та зайнятості .
Перед нами Парадокс продуктивності. Створюючи списки справ, щоб керувати своїм часом та справлятися зі справами, ви ненавмисно вбиваєте власні зусилля, тому що використовуєте непродумані системи управління завданнями.
Чому ваші списки не працюють
В ідеалі наприкінці кожного дня всі справи з вашого списку мають бути викреслені, тобто зроблено. Є вісім найпоширеніших причин, чому цього не відбувається.
1. Ви створюєте список, не замислюючись про мету. Основна мета списку – допомогти вам організувати свої справи та проекти. Списком, який ви бачите перед очима, набагато легше керувати, ніж тим, що зберігається у вас в голові. Правильно складений список сфокусує вашу увагу на найважливіших завданнях і не дозволить витратити весь час на найменш критичні.
2. Ви не вказуєте термін виконання. Список справ без термінів – це список бажань, і не більше. Терміни допомагають визначати пріоритети завдань та проектів щодо важливості та необхідних тимчасових витрат. Без терміну немає імпульсу до дії, без імпульсу нічого не відбувається. Встановлення термінів допомагає впоратися з прокрастинацією, оцінити ефективність вашої системи управління справами та вибирати ті завдання, які допомагають досягати ваших цілей.
3. Ваші списки надто довгі. Занадто довгі списки відволікають великим вибором справ. Вони нереалістичні і змушують вас відчувати стрес через те, що ви не виконали запланованого. Якщо ситуація повторюється знову і знову, ваш мозок звикає до невдач і прокрастинації. Оцініть скільки завдань ви реально можете зробити за той час, який у вас є.
4. Ваші списки дуже різноманітні. Якщо важливі та несуттєві, складні та прості справи стоять поруч, ви постійно відволікатиметеся, продуктивність буде дуже низькою, а стрес зросте.
5. Ви важко розставляєте пріоритети. Подивіться, як наш мозок ухвалює рішення.
Щодня ми прокидаємося з певним запасом розумового ресурсу, який призначений для ухвалення рішень. Вранці рішення даються нам легко, а надвечір навіть найпростіший вибір стає складним. Виникає втома від прийняття рішень. Вона впливає і на здатність визначати, скільки часу потрібно на виконання того чи іншого завдання.
Великі списки змушують постійно вирішувати, яка справа важлива, а яка ні. Ви вибираєте ту справу, яка принесе швидкий результат, ніж важливіша, але потребує значних зусиль. Поступово ви втрачаєте бажання приймати хоч якісь рішення, а тим більше діяти.
6. Ви не вказуєте подробиці про кожну задачу. Одна з основних причин, чому списки не працюють — відсутність короткого опису завдань. Без інформації про пріоритетність, потрібний час і значущість кожного завдання для досягнення мети важко зрозуміти, чи можливо її виконати в запропонованих обставинах, які потрібні ресурси, коли варто за неї братися. Так список справ перетворюється на бар’єр, а не на інструмент ефективності.
7. Ваші завдання надто масштабні. Якщо завдання надто великі за обсягом, у них немає чіткого початку і кінця, ви не можете оцінити прогрес і якість виконання — це призводить до прокрастинації. Великі завдання варто розбивати на дрібніші. Розбивши проект на підзавдання, легко бачити прогрес.
8. Ваші завдання не прив’язані до конкретної мети. Усі ваші дії мають якусь мету.
Наприклад, ви міняєте масло у двигуні вашої машини, щоб вона продовжувала благополучно вас возити. Або бронюєте столик у улюбленому ресторані, щоб не чекати у черзі.
Саме наші цілі змушують нас діяти. Ми набагато менше прокрастинуємо, якщо знаємо, який конкретний позитивний результат отримаємо виконання цього завдання. За інших рівних умов чим більше ми впевнені в результаті, тим більша ймовірність, що ми почнемо діяти.
Оцініть свої навички
Недостатньо просто знати, що ви не встигаєте виконати все заплановане, потрібно розуміти, чому це відбувається.
Для цього є короткий опитувальник. Оцініть кожен із наведених нижче пунктів за шкалою від 1 до 5: 1 — вам потрібна допомога з цим пунктом, 5 — у вас все виходить.
1. Ви розумієте основну роль списків справ у системі управління завданнями. 2. Ви вказуєте терміни (конкретну дату) кожної задачі. 3. У ваших списках не більше 10 завдань (3 бали). У ваших списках не більше 7 завдань (5 балів). 4. Ви групуєте завдання в різні списки за ступенем складності та трудовитратами. 5. Ви плануєте рівно стільки справ, скільки можете встигнути. 6. Ви додаєте інформацію про важливість завдання та час, який потрібно на його виконання. 7. Ви описуєте свої завдання коротко, чітко і можете швидко визначити, виконані вони чи ні. 8. Ви пов’язуєте кожне завдання із конкретною метою.
Підсумовуйте оцінки. Якщо ви отримали від 32 до 40 балів, вважайте себе експертом зі складання списків справ. Якщо у вас від 19 до 31, ви непогано справляєтеся, але все-таки деякі галузі вашої стратегії управління завданнями можна покращити. Якщо у вас 18 балів і менше, вам потрібно змінити свій підхід до складання списків завдань.
Як негативні емоції знижують вашу продуктивність
Дуже важливо розуміти, як емоції впливають на продуктивність. Якщо ми нещасні, відчуваємо стрес чи страх, продуктивність падає. Ми не хочемо залучатися до роботи незалежно від того, яку роль вона відіграє у досягненні наших цілей. Ми стаємо менш креативними, і нам важко ухвалювати рішення. Ми втрачаємо фокус і дуже легко відволікаємось. В результаті, ми робимо дуже мало.
Подумайте з погляду правильно складених списків справ. Навіть якщо ваші списки короткі, пов’язані з конкретними цілями, включають терміни і всю необхідну інформацію для пріоритету завдань, ваші результати можуть бути недостатньо хорошими. Негативні емоції можуть просто не дати вам сконцентруватися та закінчити справи. Намагайтеся розібратися, що викликає ці негативні емоції, і вживіть заходів, щоб змінити щось у своєму житті та зменшити стрес.
10 найпопулярніших систем складання списків завдань
№ 1. Довгі списки «все включено»
У цій стратегії немає нічого елегантного. Ви просто записуєте кожну справу, яка спадає вам на думку, в єдиний список.
Ви вже бачите недоліки, які є у цьому підході. По-перше, ваш список буде надто довгим, по-друге, у ньому буде надто багато можливостей для вибору, і, по-третє, він буде надто різнорідним. Хочеться зазначити, що такі списки мають право на життя. Просто це перший крок складання списку. Після того, як ви запишете всі справи, які приходять вам на думку, потрібно буде організувати їх з урахуванням важливості, пріоритету, змісту та інших характеристик.
№ 2. Список «Завдання + дата початку + термін виконання»
Привабливість такого варіанта списку справ у його простоті. Крім того, в ньому є один із найважливіших елементів — терміни. Такий список дозволяє сфокусуватися на невеликій кількості завдань. Ви можете приділяти увагу завданням, які вже розпочаті або мають бути розпочаті цього дня, та відкласти ті, дата початку яких ще не настала. Крім того, ви зможете уникнути ситуації, коли починаєте працювати над завданням в останню хвилину. Зазначена вами дата початку підкаже, що вже треба починати працювати над нею, щоб укластися вчасно. Цей спосіб теж має недоліки, але набагато кращий, ніж перший варіант списку «все включено».
№ 3. Парні списки: основний список та список справ на день
Цей підхід передбачає, що у вас є два окремі списки: ваш основний список та список справ на день. Основний список – це, по суті, сховище всіх ваших завдань незалежно від їх пріоритету, термінів, часу на виконання та проектів, з якими вони пов’язані. Другий список – список справ на день, який ви тримаєте під рукою і періодично переглядаєте, щоб відстежувати прогрес.
Як працюють ці списки разом? Щодня ви переглядаєте свій основний список справ та вибираєте завдання, які потрібно зробити найближчим часом. Ви переносите їх у свій список справ на день з огляду на те, що у вашому розкладі є достатньо часу на їх виконання. Такий підхід може бути ефективним, якщо у кожного завдання визначено термін виконання, зміст, пріоритетність та час, необхідний виконання.
№ 4. Стратегія 3+2
Цю систему можна описати дуже простою формулою: три великі завдання та дві невеликі. Щодня ви вибираєте п’ять завдань, над якими працюватимете.
Великі завдання займають від однієї години до двох годин, невеликі завдання повинні виконуватися не довше 30 хвилин.
Основною перевагою цієї стратегії є те, що вона обмежує кількість справ, які ви робите за день: їх п’ять, не більше і не менше.
Стратегію можна поєднувати з “технікою помідора”. Розділіть одне зі своїх великих завдань на чотири помідори, кожен по 25 хвилин, і заплануйте п’ятихвилинні перерви.
Однією з переваг цього підходу буде мінімізація перемикання із завдання на завдання. Так як ваш список справ буде включати всього кілька завдань, на яких потрібно сфокусуватися, ви навряд чи постійно перемикатиметеся з одного на інше. Звичайно, недоліки цього підходу теж є. Він жорсткий, без можливості гнучкості та підстроювання. Крім того, у ньому немає вказівок, як обирати ці п’ять завдань на день. Автор рекомендує використовувати стратегію 3 + 2 так: складіть основний список усіх справ, які вам потрібно зробити, із зазначенням подробиць кожного завдання, термінів та цілей. І щовечора вибирайте з нього три великі завдання і дві невеликі наступного дня .
№ 5. Правило 1–3–5
Правило 1–3–5 – це різновид стратегії 3 + 2. Ви вибираєте одне велике завдання, три завдання середнього розміру та п’ять невеликих завдань, щоб виконати все це протягом дня. Таким чином, кількість завдань зростає до дев’яти. Цей підхід гнучкіший, ніж техніка 3 + 2: по-перше, можна зробити дев’ять справ, а не п’ять, по-друге, з’являється третя категорія завдань, по-третє, число завдань все ж таки обмежене. Недоліки теж є: цей підхід не враховує змісту завдань і не підказує, за яким принципом вибирати поточні завдання із загального списку справ.
№ 6. Система, заснована на проектах
У цій системі ви розбиваєте завдання на категорії на основі проектів, з якими вони пов’язані. У результаті виходить кілька списків, по одному на проект. Плюс у тому, що прив’язка до основної мети закладена спочатку і ви бачите прогрес по всіх проектах. Ви можете легко вибирати завдання, над яким почнете працювати, залежно від того, який проект зараз найбільш актуальний для вас. Недоліки цієї системи: вона не визначає структуру вашого дня і містить мало подробиць про кожне завдання (невідомо потрібний час та пріоритети).
№ 7. 3-MIT-підхід
MIT це абревіатура від most important task, що в перекладі означає «найважливіше завдання». Вона була популяризована Лео Бабаутою із ZenHabits.net. Спочатку ця стратегія означала, що ви вибираєте одне найважливіше завдання і фокусуєтесь на його виконанні протягом дня, не звертаючи уваги ні на що інше. Тільки після завершення цього завдання ви починаєте займатися чимось іншим. Підхід 3-MIT – поширений варіант. Як має на увазі назву, потрібно вибрати три пріоритетні завдання, сфокусуватися на них протягом дня і виконати, що б не сталося . Така ідея практична. Але якщо ви недостатньо мотивовані, схильні до прокрастинації, часто не справляєтеся зі своїм навантаженням, цей підхід вам навряд чи підійде.
№ 8. Метод Канбан
Метод Канбан – рай для візуалів. Це чудова стратегія, якщо вам подобається бачити свої проекти та завдання на різних стадіях виконання.
Як це працює: візьміть настінну дошку та пачку стікерів. На дошці зробіть три колонки: ліва колонка “Завдання”, середня “У процесі”, права “Зроблено”. Кожне нове завдання записуйте на стікері та приклеюйте його до колонки «Завдання». Розпочавши роботу над завданням, ви переклеюєте стікер у середню колонку «У процесі». Коли завдання завершено, наклейка переміщується в колонку «Зроблено».
Цей підхід має кілька істотних переваг. По-перше, це дуже наочна презентація ваших проектів та завдань. Він дозволяє вибрати найважливіші завдання та легко розставляти пріоритети залежно від терміновості. Метод Канбан дозволяє вам відслідковувати прогрес виконання завдань, і кожна задача може бути легко пов’язана з проектом, до якого вона відноситься, якщо ви використовуєте наклейки різних кольорів.
Електронні інструменти для методу Канбан – Trello, KanbanFlow, LeanKit, Kanbanote.
Один із недоліків системи Канбан — про якусь невелику справу можна запросто забути, якщо вона загубиться в загальній масі.
№ 9. Матрична система
Ця система була представлена Стівеном Кові у його книзі «Сім навичок високоефективних людей» . Її також називають матрицею Ейзенхауера. Матриця складається з чотирьох квадрантів:
• важливе термінове;
• важливе нетермінове; • неважливе термінове;
• неважливе нетермінове.
Усі завдання розподіляються по квадрантам відповідно до цих характеристик.
Завдання з першого квадранту повинні бути зроблені негайно.
Завдання з другого квадранта не такі термінові, але їхнє виконання має бути заплановане на певний час у найближчому майбутньому.
Завдання з третього квадранту можна делегувати комусь, а завдання з четвертого взагалі можна не робити.
Ця система дає простий спосіб зрозуміти, які завдання вимагають вашої уваги, а які можна проігнорувати. Вона змушує фокусуватися на задачах, які безпосередньо пов’язані з вашими цілями.
Ви постійно запитуватимете себе: «Чи важливе це завдання для мене?» Неважливі завдання можна робити без будь-якого почуття провини. Недоліки у матриці теж є: вона не вимагає розшифрування завдань (тобто ви не знаєте, скільки часу вам потрібно на виконання завдань) і, крім того, може виникнути проблема, якщо у вас накопичиться дуже багато справ в одному з квадрантів (особливо важко вирішити , на чому фокусуватись, якщо багато завдань у другому квадранті).
№ 10. Як упорядкувати справи (GTD)
Система Девіда Альона «Як упорядкувати справи» — одна з найвідоміших систем управління завданнями. Якщо коротко, у нашій голові крутиться дуже багато завдань, які ми маємо зробити. Більшість із них ніяк не категоризовані з погляду змісту, пріоритету та очікуваного ефекту. У нас немає жодного плану дій, тож залишається почуття незакінченості. Ми хочемо виконати ці завдання, але не робимо для цього жодних дій, що призводить до стресу.
Система «Як упорядкувати справи» змушує нас взяти всі ці думки з голови і перенести їх на папір. Маючи такий список, ми структуруємо завдання відповідно до їх змісту: створюємо кілька списків та розподіляємо за ними завдання. Раз на тиждень списки оновлюємо.
Це дуже зразковий опис системи «Як упорядкувати справи» , про неї написана ціла книга. У цього підходу є і плюси, і мінуси: наприклад, він не дає можливості оцінити всю сукупність завдань загалом, не дає уявлення про пріоритети і не пов’язує завдання з метою, адже саме цей зв’язок забезпечує фокус.
Як створити ідеальний список завдань
Багато людей недооцінюють вплив списків завдань на нашу продуктивність. Але списки справді відіграють вирішальну роль. Вони допомагають знижувати стрес, фокусуватися та уникати перешкод на шляху виконання завдань.
Крок 1. Відокремте поточні завдання від майбутніх
Створіть два списки завдань: «Поточні завдання», на які витрачатимете свій час і увагу щодня, і «Майбутні завдання» для відстеження всіх завдань, які вимагають вашої уваги (його ви перегляньте тільки в кінці дня, щоб створити список справ на наступний день) ). Цей простий крок – відокремити поточні завдання від майбутніх – критичний . Працюючи зі списком «Поточні завдання», ви побачите, як він мотивує вас і надихає. Є щось, що бадьорить у тому, щоб викреслювати кожне зроблене завдання з вашого списку. Наприкінці дня ви будете радіти своєму успіху.
Крок 2. Визначте, до якого результату приведе вас виконання кожного завдання
Єдина причина почати щось робити — це наблизитись до якоїсь конкретної мети. Ми починаємо діяти, щоб одержати конкретний результат. Подумайте про це з погляду ваших списків завдань. Як часто ви не справляєтеся з якимось завданням або навіть не починаєте працювати над ним, тому що воно малозначуще для вас? Найпростіший спосіб упоратися зі справами у вашому списку – це визначити причину для кожного завдання. Треба розуміти, навіщо це завдання виникло у вашому списку. Визначте, чому потрібно її виконати, і запишіть цю причину поруч із завданням. Треба справді записати цю причину — це надає їй матеріальності. Тоді дія означатиме, що ви рухаєтеся до мети, якої хочете досягти.
Крок 3. Розбийте проекти на окремі завдання
Щоб втілити проект, розбийте його компоненти. Проект втілюється у життя завдяки роботі над окремими завданнями. Ви, напевно, знаєте про це інтуїтивно. Але чи використовуєте цей принцип для ваших щоденних списків завдань? Розбивка проектів на невеликі завдання робить їх більш досяжними. Це також дозволяє вам фокусувати увагу та час на завданнях відповідно до їх терміновості та важливості.
Крок 4. Визначте термін для кожного завдання
Вказуйте терміни для ваших завдань. Терміни можуть бути гнучкими. Ви можете змінювати їх, якщо змінюються пріоритет та важливість завдання. Терміни не обов’язково мають бути точними. Наприклад, якщо термін виконання завдання ще близький, ви можете визначити його, наприклад, як «середина серпня» замість «15 серпня». Терміни мають бути:
• реалістичними (немає сенсу вказувати термін, заздалегідь знаючи, що ви в нього не вкладетеся, це призведе лише до стресу та розчарування); • обумовленими реальною причиною (по суті, вона є стимулом для вас почати діяти); • стиснутими (згадайте закон Паркінсона «Робота займає весь час, відведений на неї»: встановлення жорсткіших рамок для самих себе покращить ваш фокус, ви дійсно зможете робити більше).
Крок 5. Скоротіть список поточних завдань до семи
Автор настійно рекомендує скоротити ваш щоденний список до семи завдань, які вимагають щонайменше 15 хвилин на виконання. З цією кількістю ви реально можете впоратися. Про дрібніші завдання поговоримо далі.
Крок 6. Розділіть завдання щодо проектів, типів або місця виконання
Розділіть завдання за кількома параметрами: проект, тип роботи та місце. Складіть окремий список для кожного.
Наприклад, у вас можуть бути проекти: написати книгу, зробити ремонт на кухні, купити машину. Можливі типи роботи: аналітична, креативна, механічна. Варіанти місця виконання робіт: в офісі, вдома, у дорозі.
Пишіть різними кольорами або використовуйте інструменти онлайн, наприклад Todoist.
Крок 7. Викресліть непотрібне
Регулярно викреслюйте із основного списку завдання, які вже не актуальні. Які типи завдань можуть бути кандидатами на видалення:
• Розпливчасто сформульовані бажання. • Завдання, сенс яких незрозумілий (завдання без описів, наприклад «зателефонувати Джону». Навіщо вам дзвонити йому? Як це просуне вас у потрібному напрямку? Які будуть наслідки, якщо цього не зробити?).
• Дрібні завдання. Їх також слід виключити. Вони опинилися у вашому списку випадково, просто тому, що ви про них у якийсь момент згадали. • Гасла. По суті, це обіцянки (начебто «скинути вагу» або «вивчити іспанську»). Перетворіть їх на проекти, розбийте на дрібніші завдання і вкажіть терміни.
Очищаючи таким чином основний список справ, ви зробите його справді робітником, тому що у кожного завдання буде конкретна мета.
Крок 8. Оцініть, скільки часу потрібно на виконання кожного завдання
Щоб зрозуміти, скільки часу забере рішення конкретного завдання, потрібно оцінити, які ресурси (інструменти, інформацію, людей) потрібно залучити. Не намагайтеся вгадати, скільки часу вам знадобиться.
Якщо ви працюєте над новим для вас завданням і не знаєте, скільки часу вам потрібно, поговоріть з тим, хто його вже виконував. І не забувайте: «робота займає весь час, відведений на неї».
Крок 9. Формулювання кожного завдання має починатися з активного дієслова
Іноді для того, щоб почати діяти нам не вистачає просто правильного слова. Така сила має дієслова. Коли ви починаєте фразу з дієслова, завдання оживає.
Наприклад, замість завдання «хімчистка» пишіть «відвезти речі до хімчистки», замість завдання «звіт» пишіть «підготувати звіт». Дієслова мають бути максимально конкретними: замість «зв’язатися з Бобом з приводу звіту» пишіть конкретно, що потрібно зробити: зателефонувати, написати електронний лист або заїхати до офісу.
Активні дієслова надихають виконання завдання, оскільки мають на увазі конкретні дії і залишають місця для роздумів.
Крок 10. Визначте, де вам потрібна допомога
Записуйте, яка допомога вам потрібна для виконання конкретних завдань. Вказуйте, що саме (розрахунки, звіт, телефонний дзвінок) та коли ви очікуєте отримати. Це допоможе вам чітко формулювати прохання і нагадуватиме про те, чого ви чекаєте, якщо дати пропущені.
Вісім порад, щоб списки завдань працювали
Ваш основний список завдань, докладні списки завдань та щоденні списки – це взаємопов’язані компоненти однієї великої системи. Ефективність залежить від цілісності. Незв’язані списки лише зашкодять вашому робочому процесу.
Порада 1. Ведіть список дрібних справ
Завдання, на виконання яких у вас потрібно менше 15 хвилин, заносите до списку дрібних справ. Не варто засмічувати ними основний список, де може бути лише сім пунктів. Протягом дня виділяйте 30-45 хвилин на виконання дрібних завдань. По можливості групуйте їх на теми. Наприклад, якщо вам потрібно відповісти на кілька листів, вважайте це одним пунктом у списку завдань.
Порада 2. Не допускайте навантажень
Однією з основних загроз будь-якої системи управління є перевантаження. Періодично оцінюйте свою завантаженість , щоб оцінити, чи можете ви взяти на себе додаткові завдання, або відмовитеся від того, що запланували.
Порада 3. Групуйте завдання щодо змісту
Короткі описи завдань допоможуть зрозуміти, як побудувати їх по черговості.
Порада 4. Щотижня переглядайте основний список справ
Якщо у вашому основному списку понад 12 завдань, щотижня переглядайте його. Так ви зможете оцінити прогрес та відкоригувати пріоритети, якщо вони змінились.
• Зберіть усі списки справ, включаючи основні та списки з детальним описом завдань. • Проведіть мозковий штурм. Доповніть основний список справ. • Розбийте нові проекти окремими завданнями. • Розподіліть нові завдання відповідно до їх контексту (проект, тип діяльності та місце виконання). За потреби створіть нові списки на основі цих описів. • Розберіть пошту. Дайте відповідь на повідомлення, якщо це необхідно. Якщо повідомлення потребує нетермінових дій, запишіть це в основний список справ і заархівуйте повідомлення. Також заархівуйте повідомлення, які не потребують відповіді або дії, але можуть знадобитися. Видаліть все інше. • Видаліть із усіх списків завдання, які більше не потребують. • Виберіть важливі та термінові завдання, позначте їх як кандидатів у щоденний список справ. • Позначте завдання, які потребують залучення інших людей. Додайте до них імена, дати та інші подробиці. • Перевірте строки найважливіших завдань. Виправте, якщо потрібно. • Додайте терміни виконання всіх нових завдань. • Перегляньте свій календар на наступний тиждень. Створіть перелік справ на день.
Порада 5. Поновлюйте список цілей
Ваші цілі визначають, як ви проводите свій час. Вони дають вам розуміння, чого ви хочете досягти як у короткостроковому, так і довгостроковому плані. Коли ви знаєте, ви усвідомлюєте, що кожне прийняте рішення або наближає вас до вашої мети, або видаляє від неї. Ваші цілі мають бути конкретними. І ви обов’язково маєте їх записувати. Переглядайте їх щомісяця, приділяючи цьому 30 хвилин. Відповідно змінюйте списки завдань.
Порада 6. Не захоплюйтесь методологією
Змінюйте деталі вашої системи, якщо ви знаходите нові, ефективніші способи справлятися зі справами. Але не захоплюйтеся перебором методик — завдання полягає у підвищенні продуктивності, а не в нескінченному переборі варіантів.
Порада 7. Створіть систему на ваш смак
Немає ідеальної системи списків завдань. Основні частини ефективної системи – терміни, опис завдань, поділ на поточні та майбутні завдання – універсальні для всіх. Інші компоненти не такі важливі, їх можна змінювати або взагалі не використовувати. Головне, щоб ваш підхід відповідав вашим обставинам.
Порада 8. Будьте послідовні
Система списків справ буде ефективна лише за постійного використання. Якщо пропустити день чи два, виникає ефект сніжної грудки. Створіть нову звичку працювати зі списками справ.
Після вивчення системи купіть настінний календар та червону ручку. Помічайте червоним щодня, коли застосовували систему. Продовжуйте, доки не буде сформовано звичку.
Послідовність та сталість — запорука ефективної роботи системи списків справ. Проблема у тому, що це непросто. Від вас потрібне прийняття зобов’язань та наполегливість.
Якщо вас спіткала невдача, важливо, що ви робитимете далі. Можна здатися і припинити намагатися, а можна визнати, що ідеал — це ілюзія, пробачити себе і почати заново. Такий підхід набагато продуктивніший.
Намагайтеся знайти причину ваших складнощів і змініть систему так, щоб уникати цього в майбутньому. Ваші рішення в період складнощів визначать, спрацює ваша система у довгостроковому плані чи ні.
Як вбудувати списки завдань у життя
Офлайн чи онлайн?
На це питання немає однозначно правильної відповіді. Давайте розберемо переваги та недоліки обох варіантів.
Плюси списків офлайн:
1. Те, що ми записуємо від руки, залишається у пам’яті. Ми навряд чи зможемо це забути і з більшою готовністю це робитимемо. 2. Блокнот легко використовуватиме будь-якого методу ведення записів.
3. Вам не потрібно шукати ще одну програму, ви незалежні від комп’ютера або смартфона. 4. Блокнот зручно носити із собою. Робити в ньому записи швидше і простіше, ніж внести запис у програмі на комп’ютері або на телефоні. 5. Ніщо не може зрівнятися з відчуттям, коли ви ручкою викреслюєте виконану задачу зі списку.
Плюси списків онлайн:
1. За допомогою додатків легко групувати завдання щодо змісту. Наприклад, програма Todoist дозволяє зробити це простіше, ніж на папері. 2. Можна легко переносити завдання з одного списку до іншого. Це дуже зручно, якщо вам потрібно змінити пріоритетність задач або виправити їх зміст. 3. Багато програм дозволяють вам встановлювати нагадування на основі дати та часу. 4. Можна організувати проекти та завдання у вигляді матриці. Це покращує візуалізацію, ви можете бачити картину загалом. 5. Програми можна пов’язувати з календарем, і ви відразу бачите завантаженість.
Як поєднати календар та списки завдань
Найкраще використовувати списки справ та календар разом. Ви відразу бачите, скільки вільного часу ви маєте, і можете заповнити його потрібними справами.
1. Наприкінці дня перегляньте свій календар наступного дня. 2. Визначте, скільки у вас є вільного часу для справ зі списку. Не забудьте залишити час на обід, перерви на каву та ще трохи на непередбачені справи. 3. Складіть список завдань наступного дня з урахуванням того, скільки часу займе виконання кожного завдання. 4. Розподіліть завдання зі списку на вільні проміжки у календарі.
Список «Зроблено»
Коли він потрібний. Однією з основних причин падіння продуктивності є відсутність мотивації. Вам, напевно, знайоме це відчуття, хоча б раз його відчували всі. Цю проблему може вирішити перелік виконаних завдань.
Бачачи, скільки вже зроблено, ви надихаєтеся робити ще більше. Ця стратегія добре працює, якщо вам потрібна мотивація, щоб почати працювати над завданням.
Якщо мотивація вам не потрібна, такий список не лише не потрібний, а навіть шкідливий: він лише відволікає від справ.
Проведіть експеримент. Ведіть список «Зроблено» два тижні та спостерігайте, як це впливає на вас. Якщо ви виявите, що він вам допомагає, продовжуйте його використовувати. В іншому випадку відмовтеся від нього.
Як зробити список робітником. Вносите всі завдання, які ви виконали протягом дня. Ні розмір, ні пріоритетність немає значення.
Наприкінці дня перегляньте свій список виконаних справ. Оцініть, скільки ви зробили. Похваліть себе за хорошу роботу.
Плануючи справи наступного дня, ще раз перегляньте список «Зроблено» та наповніться гордістю за свою ефективність. Це підтримає вас протягом дня.
Створивши працюючу систему списків справ та застосовуючи її щодня, ви можете бути впевнені: найважливіші справи у вашому житті будуть зроблені.
10 найкращих думок
1. Продуктивність – це здатність робити більше важливих справ за менший час.
2. Списки справ допомагають організувати всі завдання і ні про що не забути , знизити стрес та підвищити продуктивність.
3 . У правильно складеному списку справ кожне завдання має опис: зміст, терміни, важливість, необхідні ресурси.
4. Кожне завдання має бути пов’язане з якоюсь важливою метою – це підвищує мотивацію та шанси на те, що справа буде зроблена.
5. Формулюйте завдання списку, використовуючи активні дієслова, це спонукає до дії.
6. У списку на кожен день має бути не більше семи справ, на які потрібно щонайменше 15 хвилин часу. Дрібніші справи і більші проекти потрібно вносити до інших списків.
7. Групуйте завдання за темами, типом активності, місцем виконання. Щоб впоратися з масштабним завданням, розділіть її на дрібніші завдання і вирішуйте їх послідовно.
8. Ведіть список основних справ, списки завдань з їхніми описами та список справ на день. Плануйте з вечора, дивлячись у свій календар: вставляйте у тимчасові слоти великі завдання чи групи дрібних завдань.
9. Переглядайте та коригуйте списки: основний – раз на місяць, докладні списки завдань – раз на тиждень.
10. Секрет успіху у складанні списків справ – взаємопов’язаність списків різного масштабу та послідовність застосування методики.
. Читайте саммарі книги «Сім навичок високоефективних людей» у бібліотеці Smart Reading.
. Читайте саммарі книги «Як упорядкувати справи» в нашій бібліотеці.