Вступ
Звичне «У мене немає часу» звучить безглуздо. Уявіть, риба скаржиться: “У мене немає води!” Час — це середовище, в якому ми живемо. Його не може бути багато чи мало. Все питання у тому, як саме ви використовуєте час.
Марк Форстер переглянув такі традиційні поняття управління часом, як списки справ та розстановка пріоритетів за важливістю та терміновістю. Він вважає їх хибними та наповнює альтернативним змістом.
Головне завдання Марка – виконати список справ, запланованих на один день. Є низка факторів, які заважають цьому: надто багато справ, переривання, низька ефективність роботи. Він методично пропрацював кожен із бар’єрів на шляху до «Все зроблено!».
Кількість справ можна скоротити, якщо навчитися правильно ранжувати їх. Замість важливості та терміновості автор рекомендує керуватися зобов’язаннями. Справи виникають у результаті обіцянок, які ми дали іншим людям.
Щоб підвищити ефективність роботи, потрібні правила. І Марк Форстер їх розробив. Його система виходить з наступних принципах:
1. ясне бачення;
2. одне завдання за раз;
3. робити потроху, але часто;
4. виставляти обмеження;
5. використовувати закриті списки;
6. прибирати переривання;
7. керуватися зобов’язаннями, а чи не інтересом.
Спираючись на ці принципи, автор вигадав кілька корисних технік. Вони допомагають упоратися зі списком справ на один день. Мета книги – зробити читача на 100% креативним, організованим та ефективним у рамках короткострокового управління часом.
Думка, рішення, дія
Опрацювання проблеми часу розпочнемо з трьох причин нестачі часу. Вони пов’язані з особливостями роботи мозку.
Люди нарікають на брак часу, тому що їхні рішення не співпадають із вчинками. Говоримо одне, робимо інше.
Людина поводиться так, ніби мозок складався з двох частин: раціональної та ірраціональної. Перша подібна до уряду, який приймає життєво необхідні рішення. Друга діє лише на рівні інстинктів. Якщо поряд небезпека – рятуйся. Якщо їжа – їж. Реакція слідує за стимулом автоматично.
Ірраціональний та раціональний початок працюють у протилежних напрямках. Вони представляють суть конфлікту між миттєвим задоволенням та отриманням нагороди у довгостроковій перспективі.
Ірраціональна природа сильніша за раціональну. Дощ на вулиці вона сприймає як небезпеку і людина вирішує відкласти тренування, незважаючи на те, що пообіцяла займатися щодня. Опір та прокрастинація виникають в ірраціональній частині.
Про складність виконання завдання ми судимо за рівнем внутрішнього опору, який він у нас викликає. Вона не відповідає реальній ситуації. Буває, що насправді все набагато простіше, ніж ми собі уявляли.
Зате раціональна частина розумніша. Вона може вигадати стратегії, щоб успішно контролювати ірраціональну. Окрім бажання та волі для успіху необхідна система. Вона дає ментальну та фізичну підтримку. Коли немає системи, людиною керують довільні стимули. День перетворюється на хаос.
Завдання зробити так, щоб обидві складові нашої поведінки співпрацювали, а не конфліктували. Ідеальний випадок «думка – рішення – дія». Ви виконуєте завдання лише з однієї причини – ви вирішили його виконати.
Зазвичай, щоб вирішити проблему часу, людина прагне працювати швидше. Це можливо, якщо усунути переривання, діяти за планом, прояснити цілі. Однак у разі успіху людина візьме ще більшу роботу. Рано чи пізно він досягне межі завантаженості. Проблема часу залишиться.
На думку Марка, існує три основні причини нестачі часу:
1. низька ефективність роботи;
2. дуже багато справ;
3. надто мало відведеного на роботу часу.
Таким чином, щоб вирішити проблему часу, необхідно підвищити ефективність роботи, скоротити кількість справ та збільшити час на їх виконання. Дізнаємось, що для цього пропонує автор.
Креативність, порядок та ефективність
Низька ефективність – це не лише низька швидкість виконання операцій. Слід розрізняти ефективність та доцільність. Перше означає вміння грамотно розпоряджатися ресурсами, друге робити те, що веде до бажаного результату. Бути ефективним означає робити все правильно. Діяти доцільно означає робити правильні речі.
Креативність, організованість та ефективність взаємопов’язані між собою. Життя може бути добре організоване, але «стерильне», без креативу. Можна класти речі на свої місця, але при цьому не бути ефективним, тому що більше уваги приділяється тому, як виглядає порядок речей, а не тому, навіщо вони потрібні. І навпаки, можна вигадувати чудові ідеї, які залишаться мріями через безлад у справах.
Ефективне використання часу та високий рівень зайнятості – зовсім не синоніми. Ефективне використання часу передбачає, що все, що не потребує креативу, переведено в порядок, що вивільняє час на креатив.
У першому наближенні:
Ефективність = Креативність x Порядок.
Як випливає з формули, щоб підвищити ефективність, потрібно покращувати креативність і порядок.
Порядок більше залежить від наявності системи, у якій діє людина, ніж від особливостей характеру особистості. Система допомагає робити правильні речі, зокрема справлятися з рутиною. Змініть систему та зміниться результат.
Наприклад, більшість обробляє електронну пошту за принципом «зірвати кілька вишень», а решту потім. В результаті накопичуються “хвости”. Більш продуктивно обробляти пошту блоками і робити це заздалегідь відведений час.
Як виявити погану систему? За визначенням, вона має підтримувати роботу та полегшувати її виконання. Якщо система гальмує вас, настав час її переглянути.
Інший спосіб визначити слабке місце – поспостерігати за словами. На проблемні ділянки вкажуть слова «завжди» та «ніколи».
Питання: «Чому документи завжди розкидані по офісу?»
Відповідь: «Бо відсутнє місце для збору вхідної документації».
Отже, щоб навести в житті лад, необхідна система. Познайомимося із принципами системи автора книги, які допомагають йому успішно керувати часом.
Сім принципів управління часом
1. Ясне бачення. Це чітке усвідомлення своїх цілей, а також дій, які робляться для їх досягнення. Щоразу, збираючись щось зробити, запитуйте себе: “А чого я насправді збираюся досягти?” Чим ясніше бачення, тим вищі шанси на реалізацію.
2. Одне завдання за один раз. Людина може з’їсти тільки одну першу страву за один прийом їжі. Однак із меню життя ми часто замовляємо кілька страв. Очі більші за шлунок. Тримайте у фокусі одне завдання, робіть його правильно, потім переходьте до іншого. Де вашу увагу там і відбувається робота.
3. Займатися регулярно. Мозок працює більш ефективно, коли виконує посильні завдання та робить це регулярно. Перерва між вправами необхідна відновлення та адаптації. Під час відпочинку мозок формує нові нейронні зв’язки. Принцип застосовний у розвиток як розумових, і фізичних здібностей людини.
4. Знати міру. Визначайте межі виконання завдання, наприклад, терміни, ресурси, обсяг робіт. Коли визначено межі, простіше сконцентруватися. Обмеження стимулюють творче мислення. Проекти з погано визначеними межами «розмивають» життя та роботу.
Свої межі можна визначити дослідним шляхом. Наприклад, якщо завдання викликає високий рівень опору, присвятіть йому лише п’ять хвилин і подивіться, чи воно зрушиться.
5. Закривати списки. Починайте день із закритого списку. Це список справ, до якого не можна додати нові пункти. Їхнє число лише скорочується. Ви відмовляєтесь виконувати нові завдання, доки у списку є невиконані пункти. Оскільки мета – виконати весь список, порядок виконання – будь-який.
6. Забирати переривання. Випадкові чинники руйнують плани щодня. Приклад переривання – поповнення поточного списку новими справами. Це означає збиратися зробити те, що ви не планували. Своїм днем керує людина, а чи не випадкові події.
Ще один найчастіший випадок — відповідати на email-повідомлення відразу при їх надходженні. У результаті людина переривається від виконання завдань зі списку справ. Використовуйте інший підхід – ви відповідаєте на email у спеціально відведений час та відповідаєте відразу на кілька листів.
Ваші дії сплановані та є частиною системи, яка в тому числі допомагає впоратися з рутиною. Випадкові причини створюють природний шум. Запитайте себе: Що контролює моє життя? Шум чи усвідомлене бачення життєвого шляху?»
7. Зобов’язання сильніші за інтерес. Девід Бекхем присвятив себе футболу звучить більш значуще, ніж Девід Бекхем цікавиться футболом. Ми розуміємо, що людина живе та «дихає» своєю справою. Відданість одному передбачає відмову від іншого.
Видимість чи реальна робота
Існує реальна робота та імітація бурхливої діяльності (ІБД). Перша максимально задіяє ваші знання та навички та веде до справжнього успіху. Однак може вимагати виходу із зони комфорту, що спричиняє опір. Люди схильні йти легшим шляхом. ІБД це те, що робить людина, щоб уникнути реальної справи.
Ознаки ІБД
1. Робота займає весь час, але не виклик.
2. Ви не використовуєте свої знання та навички, працюєте нижче свого потенціалу.
3. У вас немає часу зупинитися та подумати.
4. Ви постійно наступаєте на ті самі граблі.
5. Відсутнє довгострокове планування.
Одна з причин, через яку люди завантажують себе роботою, — невміння відмовляти. Коли вам пропонують взяти на себе нове зобов’язання, запитайте себе: «Я можу віддатись виконанню цього завдання всім серцем?» Нехай це питання стане вашою звичкою!
Щоб досягти успіху в роботі, потрібно мати чітке розуміння мети. Вона визначає, що робити, а що ні.
Нам подобається робота, яку ми контролюємо. Зворотна ситуація: робота контролює нас – викликає стрес.
Запитайте себе: «У чому справді полягає моя робота?» Зосередьтеся на реальній діяльності. Її відмінні риси: вона виводить бізнес чи роботу новий рівень; тільки ви можете зробити її.
Щоб заробити гроші в бізнесі, потрібно сфокусуватися якнайретельніше. Ваша мета – робити дуже добре одну чи дві речі. В іншому випадку скорочуйте кількість напрямків. Аналогічний підхід можна застосувати у будь-якій роботі.
Ваше завдання – надати керівництву інформацію про вашу завантаженість. Обов’язок менеджера — стежити, щоб ви отримували адекватну кількість завдань, що веде до досягнення мети.
Ранжувати справи за зобов’язаннями
Два традиційні критерії ранжирування справ: за важливістю та терміновістю. Автор книги вважає, що вони є фундаментально помилковими. Розташування пріоритетів за важливістю веде до того, що деякі завдання постійно переносяться, тому що є щось важливіше. В результаті вони ніколи не виконуються.
Критерій терміновості призводить до того, що люди схильні доводити завдання до стану «палаючого». Тоді вони його зроблять. Неважливо скільки днів є для написання тексту, він все одно буде написаний в останній день. Життя перетворюється на постійну гонку з термінами, що «палають».
Марк пропонує ранжувати справи щодо зобов’язань. Справи виникають у результаті цих обіцянок: собі, сім’ї, колегам, роботодавцю, клієнтам. Одні зобов’язання породжують інші, виникають ланцюжки із зобов’язань. Потрібно навчитися контролювати нові зобов’язання. Кожен має межу завантаженості.
Якщо у вас багато роботи, то ви багато пообіцяли. Ранжування завдань за важливістю не допоможе. Єдине, що залишається, — відмовитися від частини зобов’язань. Так, це тяжке рішення. Будуть неприємні розмови. Але в цьому випадку зобов’язання потребують «прополки».
Перш ніж взятися за нову справу, спитайте себе, як вона вплине на існуючі зобов’язання. Нове завдання може означати відмову від колишнього зобов’язання. Залучаючись до нової справи, будьте готові, що вам доведеться пожертвувати виконанням взятих зобов’язань. Інакше скаржитиметеся на брак часу.
Щодо критерію терміновості, то Марк пропонує починати з менш термінових справ. Завдання стало терміновим, тому що ми не розпочали його виконання раніше. Якщо дотримуватися цього правила, справ, що «горять», не залишиться.
Буфер між запитом та виконанням
Перед нами два автосервіси. У першому працює талановитий механік Петя. Коли йому дзвонять, щоб привезти машину на ремонт, він каже: «Приїжджайте, коли зручно». Одночасно він лагодить 10 автомобілів. Якщо хтось каже, що машина потрібна терміново, він кидає все та займається цим автомобілем. Петя постійно затримується в майстерні допізна.
Клієнти Петі знають: навіть якщо ремонт займає кілька годин, їм доведеться залишити автомобіль на кілька днів. Можливо, важливу частину роботи буде втрачено. Однак це їх влаштовує, бо Петро бере мало грошей.
Другого механіка звуть Коля. Він не менш талановитий, ніж Петя. Коли дзвонять із проханням про ремонт, він записує людину на певний день. Він знає скільки займає ремонт. Його клієнти одержують відремонтовану машину завжди вчасно. За кожним замовленням у Колі є чек-лист того, що потрібно відремонтувати. Він ніколи не забуває зробити те, що просив клієнт. Коля ремонтує один автомобіль, а потім інший. Він завжди йде додому вчасно і бере добрі гроші за свої послуги.
Що відрізняє Колю від Петі? Реакція на події Петя реагує на все, що з’являється у його житті. Він хоче задовольнити кожного, причому негайно. У результаті стає заручником подій. Оскільки вони виникають випадково, то життя Петі носить випадковий характер. Іншими словами, вона перетворюється на хаос. Коля підкоряє випадкові події собі.
По-перше, він формує дистанцію між запитом та його виконанням. Вони відбуваються у різні моменти часу. По-друге, свої дії він вибудовує у послідовність, якої чітко дотримується.
Є два стани: або ви реагуєте на запити випадково, або дієте за планом. Завдяки тому, що діяльність Колі організована, він обслуговує більше клієнтів та більше заробляє.
А якою має бути дистанція між подіями? Вона залежить від терміновості завдання. Автор пропонує три ступеня терміновості: зараз, сьогодні та завтра. Вони не пов’язані з важливістю того, що відбувається, а лише відображають те, наскільки дві події рознесені в часі. Дізнаємося про три ступені терміновості докладніше.
Зараз чи сьогодні?
“Зараз” означає все кинути і повністю приділити увагу новій справі. Є професії, що ґрунтуються на негайній відповіді, наприклад, лікар, пожежник, поліцейський, консультант у торговому залі, касир. Тут доречно наголосити на ролі організації діяльності для ефективного управління часом.
Запити виникають випадково. Реагувати негайно допомагає система. Якщо щось пішло не так, то це організаційна проблема, а не проблема тайм-менеджменту.
Якщо ваша діяльність не пов’язана з негайним реагуванням, варто уникати терміну терміну «зараз».
“Сьогодні” передбачає відповідь у день надходження запиту. Проте це означає негайне виконання. Згадайте Петю. Він кидається виконувати будь-які запити, незалежно від терміновості. Це заважає виконати перелік справ на день.
Створити дистанцію між запитом та його виконанням допомагають записи. Зауважимо, що запити можуть надходити не лише зовні, а й зсередини. Наприклад, рука потягнулася відкрити улюблену соціальну мережу, щоб погортати новини. Запишіть: «Почитати новини у мережі». А потім запитайте себе: “Як це наближає мене до моїх цілей?”, “Це допомагає мені виконати запланований список справ?”
Найімовірніше, ви вирішите, що миттєвий імпульс не вартий того, щоб відкласти рух до вашої великої мети. Інакше це буде вашим свідомим рішенням. Записування допомагає нам переключити поведінку з ірраціонального на раціональне. Візьміть за правило. Записуйте все, що спадає вам на думку і пов’язане з негайним реагуванням. Це також допоможе прибрати переривання.
Записи особливо корисні у критичних ситуаціях. Під час паніки люди діють негайно. Звичайно, не йдеться про евакуацію з палаючої будівлі. Автор пише про обставини, коли замість того, щоб панікувати, набагато ефективніше спочатку записати все, що можна зробити. Потім осмислити і долати кризу організованим, системним способом.
Справ зі статусом «сьогодні» має бути якнайменше. Ви виконуєте їх у вільний час від справ, які були заплановані раніше на поточний день.
Головна навичка тайм-менеджменту – вміння визначати терміновість справ. В ідеалі вона має бути точною – не більше і не менше. Сумніваєтесь? Значить, це може зачекати до завтра!
Принцип “маніяна”
Основа хорошого управління часом – це дистанції між запитом та його виконанням, а також формування послідовності дій. Але якою має бути дистанція? Зазвичай це нуль чи нескінченність, тобто — «зараз» чи «потім». Останнє за фактом означає “ніколи”.
Оскільки людина хоче, щоб завдання було виконане, він прагне зробити якнайбільше негайно. Так і народжуються скарги «Я нічого не встигаю». Однак на шкалі дистанції між завданням та його виконанням є ефективніший стан — «завтра».
Головна цінність запитів зі статусом завтра – їх обробку можна планувати. Це дозволяє контролювати свій день, залишаючи в ньому вікна для подій, що вимагають швидкої відповіді.
Усі нові запити, що надходять протягом дня, ви збираєте у спеціальні колекції. Вони можуть бути розбиті на блоки (email, телефонні дзвінки, документи). Ви обробите їх завтра. Заносите до категорії «завтра» якнайбільше справ. І тому автор використовує принцип «маніяна».
Марк каже собі: “Немає нічого настільки термінового, що не може бути зроблено завтра”. Тобто спочатку вираз означав «ніколи», бо завтра ніколи не настане.
Новий принцип «маніяна» є конструктивним і дозволяє виконати роботу за планом. “Маньяна” Марка Форстера означає, що заплановане буде зроблено. Принцип працює, якщо суворо дотримуватись його сенсу. Відступ від правил жорстко штрафується. Або ви робите це завтра, ні на що не відволікаючись, або платите ціну — робите це зараз, ставлячи під загрозу виконання того, що намічено сьогодні.
Щоб дотримуватися принципу «маніяна», доведеться відмовитись від традиційних списків справ. Вони складаються із завдань, які не мають відношення до роботи, запланованої на сьогодні. Натомість автор пропонує інструмент «закритий список».
Підвести межу
Закритий список — це список справ на один день, до якого не можна вносити додаткові завдання. З нього можна лише викреслювати пункти з їх виконання. Він може бути у вигляді переліку справ, чек-листа. Головне – ви закриваєте його, наприклад, підводьте межу внизу. Більше нічого не може бути внесено до списку. Закритий список — приклад використання обмежень у житті підвищення ефективності.
Запити, які надходять протягом дня, ви вносите до групи «завтра» та формуєте із них закритий список. Щодня ви працюєте із таким списком. Завдання із терміновістю «сьогодні» записуєте нижче риси та виконуєте після того, як викреслено всі пункти закритого списку.
Ви можете мати кілька списків. Наприклад, завдання, які ви виконуєте щодня, розумно внести до окремого документа, щоб не писати їх щодня.
Важлива відмінність закритого списку від звичайного переліку справ у тому, що він допомагає досягти певної мети.
Візьмемо список продуктів для походу до супермаркету. Це закритий перелік. Він допомагає купити те, що потрібно, та витратити мінімум часу на відвідування магазину.
Уявіть, що у вас є список з 20 справ. Їхня кількість фіксована. Ви ігноруєте усі переривання. Ваша мета – до кінця дня викреслити усі записи. Як тільки її буде досягнуто, ви підете додому. Очевидно, що справи у списку різні. Цікаво, як їх виконувати?
За традиційного підходу до управління часом — ранжування за важливістю та терміновістю — людина маніпулює порядком виконання завдань. Тому питання порядку актуальне.
У разі системи Марка Форстера відповідь проста: «У будь-якому!» Тому що ваша мета – виконати весь список, і в якому порядку ви це зробите – не має значення. Виконання всього списку єдине, про що потрібно турбуватися.
Якщо людина не налаштована зробити всі завдання зі списку, тоді порядок справді має значення. У цьому випадку частина завдань цього дня залишиться. І що з ними станеться далі? Вони перейдуть наступного дня — додадуться до того, що вже заплановано. Так буде продовжуватися, поки прострочені завдання не стануть «палаючими» і ви не приділите їм уваги.
Кожен може виконати певний обсяг роботи протягом дня. Закритий список приводить у відповідність обсяг завдань із можливостями людини.
Щоденник завдань
Для контролю за виконанням власних завдань, а також доручень, відданих іншим людям, ідеально підходить щоденник завдань. Щоб не змішувати розклад та завдання, автор використовує різні щоденники. Він віддає перевагу паперовому варіанту комп’ютерних програм.
Важлива перевага щоденника завдань – планування дій на майбутнє. Ось його переваги.
1. Нагадування про те, що потрібно виконати певну дію у певний час у майбутньому.
2. Контроль виконання. Ми постійно зіштовхуємось із поганим тайм-менеджментом інших людей. Вихід – у систематичному відстеженні зроблених доручень. Щойно надіслали запит, впишіть у щоденник нагадування проконтролювати його.
3. Моніторинг проектів. Регулярна перевірка того, що зроблено за проектом. Як тільки припиняємо приділяти увагу, проект помирає.
4. Ухвалення важливих рішень. Бувають рішення, які ми не хочемо приймати поспіхом. Необхідно все ретельно зважити. Наприклад, під час нарад люди схильні брати він зобов’язання, керуючись емоціями. Не ухвалюйте рішення відразу. Впишіть у щоденник «Обміркувати і ухвалити рішення з такого питання».
Завдання бувають різними. Одні виконуються за один раз, інші потребують більше ресурсів. Об’ємні завдання авторка розглядає як окремі проекти. Він застосовує до них принцип невеликими частинами, регулярно.
Марк розбиває завдання більш дрібні. Виконання невеликого завдання викликає менше внутрішнього опору. Його також можна виконувати регулярно, наприклад, щодня, до отримання очікуваного результату. Марк чітко означає результат виконання проекту.
Прийом можна застосувати і до справ по дому. Замість проведення суботи, займаючись генеральним прибиранням, можна забиратися частинами. У понеділок помити кухню, у вівторок забратися у вітальні.
Групуйте завдання в блоки та виконуйте їх блоками. Наприклад, ви повернулися з відпустки та виявили, що поштову скриньку забито повідомленнями. Ви фіксуєте список листів, розбиваєте його на блоки та оформляєте розбір блоку як завдання. У момент виконання завдання ви займаєтеся тільки ним, на нові листи не відповідаєте. Принцип угруповання однотипних завдань є універсальним.
Ключове завдання
Уявімо, що є завдання, виконання якого особливо важливе. Воно є ключовим для вас, тому що його виконання суттєво вплине на ваше життя. Марк називає такі завдання «поточним пріоритетом».
Якщо хочете отримати гарантований прогрес за ключовим завданням, виконуйте його щодня. Починайте день із неї. Залежно від завдання періодичність може бути будь-якою. Ви самі її встановлюєте. Головне – ви робите це регулярно.
Прикладом ключового завдання є виконання прострочених справ. Якщо ви щось постійно відкладаєте, можливо воно поза зоною вашого комфорту. Тоді теж починайте свій день саме із цього завдання.
Проектна робота
Проект – це завдання, виконання якого займає більше однієї сесії. Будь-який проект можна розбити на завдання.
На думку Майка, є два типи проектів: повторювані та термінальні (або обмежені за часом). Перші складаються з однотипних процесів, які повторюються регулярно. Наприклад, вивчення іноземних мов, читання професійної літератури, написання статті, заняття спортом, навчання.
У проекту, що повторюється, може бути кінцева мета: скласти іспит, написати статтю, пробігти марафон. Однак на першому місці дія, а не результат. Часто після досягнення результату проект продовжується – ви ставите нову, більш значущу мету. Найкращий спосіб досягти успіху в такому проекті — це зробити його звичкою.
Термінальні (обмежені за часом) проекти складаються із серії завдань, що призводять до поставленої мети. Цей тип проектів часто зустрічається у бізнесі та організаційному середовищі. Тут важливий результат, а чи не дію. Наприклад, проведення маркетингової кампанії, написання книги. Найкраще втілювати такі проекти, розбиваючи їх на невеликі завдання, які ви заносите у щоденник завдань.
Делегування
Проектна робота передбачає вміння делегувати повноваження. Якщо ви вважаєте, що швидше зробити самому це сигнал про те, що вам не вистачає навичок делегування.
Контролювати завдання, які ви доручили іншій людині, легше, ніж здається на перший погляд. Марк Форстер пропонує кілька рекомендацій.
1. Доручайте завдання якомога раніше.
2. Чітко формулюйте завдання. Будьте конкретними. Вказуйте терміни.
3. Встановіть проміжний термін. Вони підвищують можливість того, що проект буде завершено вчасно.
4. Нагадуйте протягом дня чи раніше про наближення термінів.
5. Не слухайте відмовки, чому пропущено терміни. Вас цікавить, коли роботу буде виконано. Попросіть позначити новий термін.
Проект подібний до домашніх квітів. Вони вимагають регулярного поливу, інакше засохнуть. Так і справі потрібні систематичні дії щодо його розвитку.
Як розбирати завали
Невиконані завдання – важкий вантаж. Вони як фінансові борги. Щоб порозумітися з ними, по-перше, необхідно їх зафіксувати і припинити створювати нові заборгованості. Для цього необхідно збалансувати бюджет, витрати не повинні перевищувати прибутки. По-друге, почати гасити борги. Як із грошима, так і з простроченими завданнями використовуйте принцип «невеликими частинами, регулярно».
Ліквідація «хвістів» приносить полегшення і заряджає енергією. Завдання з пропущеними термінами автор розглядатиме як ключові проекти. Позбавлення всіх заборгованостей має стати вашим надзавданням. У результаті ви опинитеся на вершині своєї роботи та повністю присвятите себе вирішенню поточних завдань.
Висновок
Наш світ має імовірнісний характер. Події, наприклад, замовлення від клієнта або доручення начальника, відбуваються випадково. Проте ми маємо вибір, як саме на них реагувати.
Нестача часу виникає, коли реакція на інформацію носить спонтанний характер. Інший підхід – діяти системно.
Марк Форстер запропонував альтернативну систему керування часом, яка дозволяє будь-якій людині успішно виконати заплановане на один день.
Перелічимо її ключові положення.
1. Записувати завдання.
2. Починати щодня з аналізу прострочених справ. Діяти поетапно.
3. Відмовитися від ранжування справ за важливістю. Класифікувати справи щодо зобов’язань та цілей.
4. Використовувати три ступені терміновості: зараз, сьогодні та завтра. Стандартна установка — «зробити завтра». Ви заносите всі справи до категорії «завтра» за винятком діяльності, пов’язаної з негайним реагуванням.
5. Справи, які не можна перенести на інший день, записати окремо та виконати у зручний час протягом дня.
Якщо більшість справ у категорії «завтра», значить, ви добре організовані. Відповідно до формули «ефективність = креативність x порядок», ваша діяльність є ефективною.
Зробити все! Ми всі цього прагнемо. Але для початку потрібно визначити: «усі» – це скільки? Використовуйте закритий список. Це список, який ви виконуєте протягом дня, та його не можна поповнювати новими завданнями.
Якщо взяти на себе забагато, щось не буде виконано належним чином. Як визначити особисте навантаження? Необхідна система прийняття нового завдання. Беріться тільки за ту роботу, яка викликає у вас трепет, якою ви можете віддатись усім серцем.
Почуття, що ви контролюєте роботу, викликає позитивні емоції. Вони надають сил для виконання навіть зненавидженого завдання. Досягнення викликають бажання нових перемог.
Система “зроби завтра” – це навик. Як і будь-який інший, він потребує практики. Почніть завтра!