Мене ніхто не слухає!
На добу 24 години. Із них 7–8 годин ми витрачаємо на сон. А решту часу ми або говоримо, або слухаємо, або робимо вигляд, що слухаємо. Останній пункт виглядає дивно, але нам постійно доводиться вдавати, бо у нас немає часу вислуховувати кожного: колег, боса, батьків, чоловіка, дітей, друзів, сусіда, далеких родичів та багатьох інших людей. Навіть працюючи з дому, ми отримуємо надто багато інформації — на онлайн-нарадах, під час телефонних розмов, з електронних листів, текстових та голосових повідомлень у месенджерах. Ігнорувати частину інформації нормально, але не варто забувати, що оточуючі також «тонуть» в океані інформаційного шуму та сприймають небагато з того, що ми говоримо чи пишемо.
Син не почув, що треба купити хліб? Один вечір можна обійтися без вуглеводів. Але що робити, якщо співробітники біотехнологічної компанії позіхають на загальних зборах, поки CEO розповідає про нову стратегію? Чи співробітники відділу продажів пропускають повз вуха презентацію начальника про результати проекту, в якому вони брали участь упродовж року?
Змусити людей слухати, запам’ятовувати почуте та досягати результатів можна за допомогою трьох нескладних стратегій:
• Фокус.
• Різноманітність.
• Авторитет.
Головне — пам’ятати, що захопити увагу слухача потрібно швидко — не більше ніж за 8 секунд .
Фокус
Ось кілька правил ефективного послання як письмового, так і усного, яке привертає увагу слухача:
1. Намагайтеся бути лаконічним.
• У розмовах віч-на-віч говорите менше, ніж співрозмовник.
• Під час виступів видавайте інформацію порціями по 30–60 секунд — давайте основні тези, а подробиці пізніше, якщо аудиторія попросить.
• Намагайтеся обмежитися 10 (або менше) слайдами під час підготовки презентації.
2. Говоріть більше. Ця порада не суперечить попередньому, скоріше, навпаки. Іноді перед переговорами чи виступом спікеру починає здаватися, що його докази не надто вагомі і що інші виступаючі краще знаються на проблемі. Ігноруйте внутрішнього критика. Говоріть про все, що вважаєте важливим.
3. На початку мови розповідайте не тільки про те, що ви скажете, але й про те, про що не говоритимете.
Я не втомлюватиму вас описом 273 дослідів — це довго і нудно. Розповім лише про основні висновки, які вдалося зробити в результаті дослідження.
4. Не використовуйте списки довші за три пункти. Вам важко їх запам’ятати, а аудиторії ще важче сприймати їх на слух.
У 2016 році під час дебатів між потенційними кандидатами в президенти США від демократичної партії один із претендентів, колишній сенатор, повідомив аудиторії, що має п’ять дочок і син. Посилання було таке: я виростив шістьох дітей, впораюся і з країною. Але гордий батько чомусь докладно розповідав про дітей — як їх звуть і чим вони займаються. І… після інформації про перших двох не зміг згадати нічого про третю дочку. Пауза затяглася, політик довго збирався з думками, а потім вигукнув: Джулія психотерапевт. Але чи це так важливо для слухачів?
5. Уникайте жаргонізмів. Якщо без них не обійтися, пояснюйте їхнє значення.
Метод швидкого фокусу: дайте відповідь на три запитання
Більшість повідомлень, усних та письмових, звучать з позицій спікера. Це не правильно. Уявіть, що ви – це ваша аудиторія. А аудиторія не думає про спікера. Вона думає про себе: як схуднути до літа, що приготувати на вечерю, як здати проект учасно та отримати премію. І слухаючи вас, аудиторія (одна людина вдома або кілька сотень у залі для глядачів або поштової розсилки) задає собі три питання, відповіді на які здатні зловити слухача на гачок.
1. Чому я маю це слухати (або читати)?
У першій фразі позначте мету, яка має визначити реальну користь для слухача або щонайменше зачепити його.
Ваша перша фраза має звучати приблизно так: «Дорогі присутні, якщо ви мене послухаєте, то отримаєте щось хороше (або можете уникнути чогось поганого)». Конкретне заповнення залежить від аудиторії.
Ви представляєте свою компанію на ярмарку вакансій і плануєте розповісти не лише про основну діяльність фірми, а й про права та обов’язки співробітників. Якщо ви скажете, що прийшли повідомити про те, що ваша компанія – найкраще місце для роботи, то викличте нудьгу: кожен представник компанії так каже. Спробуйте поставити себе на місце слухачів, які, напевно, думають, що почують щось нудне. Здивуйте їх.
Ось один із варіантів розпочати презентацію незвично: на слайді зображення в’язниці. Ви кажете: «Люба аудиторія, вам варто мене послухати, щоб не потрапити сюди». Чіпляє? Безперечно.
2. Про що ви кажете?
Після того, як ви привернули увагу слухачів, позначивши мету, розкажіть про предмет виступу:
• Виберіть одну важливу думку і постарайтеся привернути до неї увагу.
«Ви безперечно не запам’ятаєте нічого з того, що я вам скажу, крім ОДНІЙ ідеї. Я поділюсь їй за кілька хвилин» — так ви створюєте напругу і пробуджуєте цікавість слухачів.
• Уникайте монотонності – наприклад, подяки, які часто присутні у промовах, вбивають фокус. Краще використовуйте загадки, жарти, короткі історії, але тільки ті, що ілюструють вашу мову.
• Не видавайте основну думку в готовому вигляді : проведіть мозковий штурм на тему виступу, обговоріть різні (навіть суперечливі та неправильні) ідеї.
Поекспериментуйте з різними варіантами презентації:
Сонячна система (mindmap): намалюйте в центрі дошки сонце (основна ідея), потім планети (ключові ідеї) і навколо кожної планети кілька супутників (другорядні ідеї).
Дерево: стовбур (основна ідея), гілки (ключові ідеї) та дрібні гілочки або листя (другорядні ідеї).
• Не захоплюйтесь презентаціями. Найяскравіші картинки та запальні відеоролики змушують слухачів позіхати, якщо вони не розуміють, що саме ви хочете сказати.
• Основна ідея має бути лаконічною (не більше 10 слів), зрозумілою та відрізнятися від інших.
Якщо директор з маркетингу каже: «Ми практикуємо клієнтоорієнтовані, гнучкі, націлені на результат рішення», виникає питання: «Невже його конкуренти не прагнуть гнучкості, високих результатів та клієнтської задоволеності?» Важливо чітко сформулювати, що саме ви маєте на увазі, наприклад: Ми швидко вирішуємо проблеми клієнтів: досвідчені співробітники кол-центру працюють 24/7.
3. Що я маю робити з цією інформацією?
Подумайте, якою є мета вашого виступу. Просто донести до слухачів інформацію — не найкращий варіант. Сфокусуйтеся на заклик до дії. Ваша мова може змусити щось замислитися або щось відчути.
Припустимо, ви CEO, який проводить щотижневу нараду. У вас можуть бути такі заклики до дії:
Про що подумати (що запам’ятати): «Найважливіше, про що треба задуматися, чи можуть усі відділи діяти так само ефективно, як спрацював юридичний департамент цього тижня».
Що відчути: «пишатися всіма нашими продуктами, проти яких не подаються судові позови».
Що зробити: «Купити більше акцій. Їхня вартість не знижуватиметься надалі».
(!) Ефективний заклик до дії має починатися з дієслова.
Ви презентуєте правила, які допоможуть розпочати розмову чи нараду. Порівняйте дві фрази:
«Ці основоположні правила ефективні» — у цьому твердженні немає сили: багато речей, дій та явищ ефективні, наприклад ранкова зарядка або японський автомобіль.
“Використовуйте основні правила” – це потужний заклик до дії.
Ще три способи завоювати увагу
Метод швидкого фокусу є універсальним, але в певних ситуаціях варто спробувати привернути увагу аудиторії іншими способами.
Почати з кінця
Цей метод хороший, коли у вас мало часу – хвилина чи дві.
Ви займаєтеся аналізом цінних паперів у міжнародній фінансовій корпорації. Щоранку ви берете участь у планерці, на якій, крім вас, ще 30+ людей. Аудиторія хоче знати, купувати певні акції чи ні. Деталі не потрібні. Ідеальний виступ виглядає так:
Висновок
Як ви до нього прийшли (коротко)
Знову висновок
Розповісти історію – метод SOAR
Сторітелінг ефективний, якщо вас просять розповісти про ваші досягнення. Ось оптимальна структура, яка допоможе чітко та швидко розповісти про успіхи у роботі.
S (story – англ. Історія) – описуєте контекст.
O (obstacle – англ. Перешкода).
A (action – англ. Дія).
R (result – англ. Результат).
Ви працюєте у PR-компанії зовсім недовго. Будь-який успішний кейс можна вважати досягненням, якщо його правильно презентувати.
S — потрібно організувати PR-кампанію для клієнта.
O – клієнт ставиться з недовірою, оскільки попередні PR-активності (публікації у ЗМІ) не дали результату.
A — розробив нову стратегію, визначив цілі, розвивав контакти, наполегливо просував компанію різними каналами, організував дві прес-конференції для CEO.
R-CEO був настільки задоволений результатами, що збільшив PR-бюджет.
Використати формулу XYZ
Цей спосіб краще використовувати, коли ви даєте зворотний зв’язок. Ваша мова виглядає так: «Коли відбувається X, ви відчуваєте Y через Z». X – це проблема, Y – ваша реакція, Z – вплив на бізнес (роботу).
Менеджер проекту відповідає за результат, але члени команди не підкоряються йому безпосередньо. Через війну проміжні результати не узгоджуються, зриваються терміни.
Менеджер може використовувати формулу XYZ невірно через сильні емоції (він засмучений: йому дісталося від клієнтів та керівництва):
X: «Коли проект йде не так, як хотілося б…» — нікого не звинувачує (добре), але не каже, у чому конкретно проблема (погано).
Y: «…я засмучуюсь, …» — показує, що йому небайдуже те, що відбувається (добре), але слово «засмучуватися» надто емоційне для бізнесу (погано).
Z: «…бо на коні моя репутація» — каже щиро (добре), але дбає про особисті проблеми, а не про інтереси бізнесу (погано).
Краще так: «Коли ми не дотримуємося домовленості, я турбуюся, як це позначиться на наших клієнтах».
Пишіть листи
Привернути увагу до тексту складніше, ніж до виступу. Більшість email-повідомлень навіть не відкривають, тому що до входять ще тисяча інших листів. Ось 10 порад, завдяки яким ваші електронні листи частіше відкриватимуть і читатимуть до кінця:
• Задайте інтригуюче запитання у темі листа. Такого листа точно відкриють.
Як вам така тема: Вам доводилося проводити ніч у поліції?
• Змінюйте тему листа щонайменше щодня.
Тема «Давай перенесемо нараду» в ланцюжку листів, який почався місяць тому, збиває з пантелику.
• Керуйте емоціями.
Не пишіть листи, коли ви засмучені або занадто схвильовані. Просто уявіть, що ваше повідомлення «Ну дякую за таку тупу пораду» перешлють ще комусь.
• Не відповідайте на листи. Їх забагато.
У 2015 році у світі щодня надсилалося 205 млрд електронних листів. Уявіть, якщо вони виявляться у ваших вхідних.
• Уникайте скорочень.
Залишіть asap та імхо для месенджерів.
• Знову пишіть.
Вам не відповіли? Можливо, лист потрапив до спаму або загубився в потоці вхідних. Нагадайте про себе через 2-3 дні. Якщо вам не відповідають знову або справа термінова, застосуйте наступну пораду.
• Не забувайте про телефон. Іноді швидше вирішити проблему у двохвилинній розмові, ніж грати у пінг-понг електронними повідомленнями кілька годин чи днів.
• Відповідайте швидко, навіть якщо не збираєтеся швидко відповідати.
Шановний Петре, дякую за листа. Детально відповім на ваші запитання до кінця робочого тижня.
• Виберіть стиль листа, який вам здається доречним. Але адаптуйте його, якщо відповідаєте іншій людині.
Вам пишуть: «Здрастуйте, шановний…», і буде дивно, якщо ви відповісте: «Привіт…»
• Чітко структуруйте та редагуйте лист. Структура листа повинна підкреслювати мету, основну ідею та включати заклик до дії.
Різноманітність
Люди, як і всі живі істоти, реагують на незвичайне — звуки, предмети, події… Мільйони років тому ті, хто звертав увагу на шум у кущах, виживали, а решта вмирала. Ми нащадки людей, які пройшли природний відбір, та зміни приковують нашу увагу.
Автор згадує, як одного разу проводив майстер-клас і раптом до аудиторії увійшов чоловік у робочому комбінезоні. Він притулив до стіни розсувні сходи і став повільно підніматися. Усі присутні, включаючи спікера, завмерли, спостерігаючи за робітником. Він не збирався нікого відволікати та розважати. Просто змінював лампи, що перегоріли. За кілька хвилин майстер-клас продовжився, бо електрик перестав робити щось нове. Однак на кілька хвилин він опинився у центрі уваги через різноманітність, яку вніс у навчальну атмосферу.
Необов’язково лізти під стелю, щоби привернути увагу. Є інші способи зробити свій виступ, семінар чи будь-який захід різноманітним. Потрібно лише трохи відрізнятись від інших і від себе (учорашнього, того, що читав лекцію минулого тижня або щось розповідав хвилину тому).
Змінюємо темп: прискорюємося та уповільнюємося
Будь-яке заняття у звичному ритмі рано чи пізно стає нудним. Саме тому фітнес-тренери рекомендують виконувати інтервальні тренування на різній швидкості. У спілкуванні з людьми зміна швидкості – елемент різноманітності, який не дає заснути під час тривалого виступу чи наради.
Навіть на листі чергування коротких та довгих речень вносить різноманітність: спробуйте написати один абзац із коротких речень (по 2–3 слова), а наступний — зі складнопідрядних речень. Чергуйте різноманітні абзаци протягом усього листа.
Вам здається, що оточуючі говорять надто повільно? Отже, є люди, які думають, що ваша мова дуже швидка. Влаштуйте розрив шаблону, і увага аудиторії зросте. Говорите швидко? Уповільнюйтесь. Доносьте думки до слухачів «з толком, почуттям, розстановкою». Спробуйте час від часу говорити швидше. Не забувайте робити смислові паузи, щоб виділити важливу ідею або перед тим як перейти до наступного пункту виступу. Важливі ідеї вимовляйте повільніше ніж подальше пояснення. Уявіть, що ви виступаєте з лекцією про здорове харчування та оголошує повістку:
«Спочатку ми поговоримо про сніданок. (Пауза, потім прискорюємося.) Чи справді це найголовніший прийом їжі? Хто це сказав? Що краще їсти вранці: яйця, гранолу чи грецький йогурт? Чи варто все це перемішати та випити величезний смузі? (Пауза, наступна фраза вимовляється повільніше, тому що це новий пункт повістки.) Потім ми коротко обговоримо тему перекушування. (Пауза, потім прискорюємося тощо)».
Три способи переконання: через голову, серце, руки
Спікери-початківці думають, що достатньо підібрати правильну інформацію, правильний аргумент і відповідний кейс, щоб переконати слухачів. Але це не так. Людина – істота складна. Він існує у кількох вимірах. Теоретично у 18 років ми знаємо про життя все — зі шкільного курсу природничих наук. Проте все життя не перестаємо дивуватися простим речам.
У школі майбутніх батьків 10 чоловіків дивилися навчальний фільм про пологи. Вони вивчали цей процес на кількох заняттях, але в деяких виникла емоційна реакція на відео.
Один вигукнув: Це неймовірно!
Інший простогнав: «Мені не по собі».
Навіть після перегляду фільму невідомо, як вони поведуться на справжніх пологах.
У нас три центри сприйняття: голова, серце та руки. У кожному випадку потрібно вибирати, на який із них ви хочете впливати. Бажаєте, щоб усі слухачі максимально засвоїли інформацію? Задіяти всі три центри.
Голова: про що думатиме аудиторія після вашої мови? Щоб вплинути на мислення, використовуйте перевірену інформацію та логіку. Ставте питання, які змушують задуматися.
Що відчують слухачі ? Щоб впливати на почуття, розповідайте переконливі історії. Просіть уявити різні сцени. Діліться своїми почуттями.
Руки: що слухачі робитимуть? Змоделюйте бажану поведінку або навпаки покажіть, як не треба робити. Організуйте практику. Закликайте до дії.
10 незвичайних способів розпочати виступ
Щоб привернути увагу в перші вісім секунд виступу (потім слухачі можуть «зависнути» в телефоні, розмовляти з сусідом тощо), не починайте презентацію з «Здрастуйте, шановні слухачі» або «Доброго ранку, пані та панове». Ось 10 ідей для старту вашої мови. Насправді їх набагато більше:
1. Поставте запитання.
2. Загадайте загадку.
3. “Можливо, ви думали (відчували, дивувалися) …”
4. “Уявіть …”
5. Проведіть аналогію: “Задавати розумні питання – все одно що зламувати сейф”.
6. Розкажіть коротку історію: «Вчора ввечері я повертався додому з роботи і…»
7. Влаштуйте шоу: «Зараз я вийду з аудиторії, повернуся за хвилину і покажу вам…»
8. Ключове слово, число або фраза: «81 тисяча годин . (Пауза.) Стільки часу людина проводить на роботі протягом життя. 81 тисяча годинників. (Пауза.) А що, якщо вам не подобається робота?..»
9. Цитата: «”Кожен виступ — це аудит вашого лідерства”. Мені подобається ця фраза спічрайтера американських президентів Джеймса Хьюмса».
10. Незвичайний факт: «Скільки думок виникає у нашому мозку щодня? 60 тисяч».
Авторитет
Чому одних людей ми слухаємо і хочемо слухати, а інших начебто не помічаємо; після наради чітко пам’ятаємо, про що говорив один спікер, і не можемо відтворити жодного слова з виступу іншого? Справа в тому, що є авторитетні люди, які приковують себе увагу, а є звичайні. Щоб стати авторитетною людиною, яку хочуть слухати, потрібно попрацювати над іміджем, драйвом та характером.
Імідж. До цього розділу належить усе, що може (чи може) справити враження людей.
Невербальне поведінка:
• Вираз обличчя, жести та пози (тренуйтеся перед дзеркалом або аналізуйте відео).
• Зоровий контакт. Не уникати його, але й не дивитися в очі занадто довго (відводити погляд краще відразу після того, як ви зуміли розглянути колір очей співрозмовника), на публічних виступах не дивитися в очі тим самим людям (більш впливовим або приємним зовні).
• Звучання. Намагайтеся не говорити надто швидко, якщо виступаєте перед аудиторією, і підлаштовуватись під темп промови співрозмовника, якщо ви спілкуєтеся тет-а-тет або у вузькому колі.
Зовнішній вигляд:
• Охайний зовнішній вигляд, доречний одяг.
• Акаунт у соцмережах, якщо ви позиціонуєте себе як серйозного експерта (фотографії з вечірок краще помістити у закриті альбоми).
Драйв. Драйв – це враження та емоції, які отримує слухач під час спілкування з вами чи вашого виступу.
Фокус:
• Ви не відволікаєтесь (наприклад, не варто перевіряти телефон кожні 5 хвилин).
• Не перевантажуєте слухача непотрібними подробицями.
• Ваш виступ спланований з урахуванням аудиторії.
Енергія:
• Фізична. Ви поводитесь активно, а не завмираєте в одній позі.
• Емоційна. Показуєте, що вам небайдуже те, про що ви кажете, і важливі почуття слухачів.
• Інтелектуальна. Ви жваво та адекватно реагуєте на репліки та питання.
Ініціатива:
• Ви активні.
• Пропонуєте інноваційні ідеї.
• Експериментуєте та ризикуєте.
Відповідальність:
• Ви вірні своїм цінностям.
• Не намагайтеся звинуватити інших у своїх невдачах.
• Виявляєте наполегливість.
• Доводьте справу до кінця.
Характер. Характер сильних людей змінюється протягом життя, а слабкі люди виправдовують свої невдачі особливостями характеру і хочуть змінюватися. Ось чотири риси характеру, що сприяють авторитету.
Самокритичність:
• Здатність визнавати помилки та навчатися на них.
• Вміння цінувати чужі ідеї та заслуги.
• Дар уважного слухача.
Лідерство:
• Ви берете ініціативу.
• Відверто висловлюєте свою думку.
• Вмієте наполягти на своєму без агресії та огляду на чини та звання.
Оптимізм:
• Позитивне ставлення до проблем та завдань.
• Віра в успіх.
Самовладання:
• Ви випромінюєте спокій навіть під тиском.
• Справляєтеся зі стресом.
• Імпровізуєте.
• Зберігає почуття гумору.
10 найкращих думок
1. Бажаєте, щоб вас слухали? У вас є всього 8 секунд , щоб захопити увагу аудиторії.
2. Допомогти слухачам сфокусуватися на вашому виступі можна, відповівши їм на три запитання :
• Чому я маю це слухати?
• Про що ви говорите?
• Що я маю робити з цією інформацією?
3. Якщо у вас всього 1–2 хвилини, щоб розповісти про важливе, почніть з кінця (поділіться висновками); якщо потрібно розповісти про свої здобутки, розкажіть історію; даючи зворотний зв’язок, використовуйте формулу XYZ: «Коли відбувається X, ви відчуваєте Y через Z».
4. Зробити виступ найрізноманітнішим найпростіше, змінюючи темп мовлення і роблячи паузи.
5. Переконати в чомусь людину можна через голову, серце та руки. Якщо потрібний 100-відсотковий результат, використовуйте всі канали.
6. Здивуйте слухачів на початку виступу — почніть із загадки, цитати, цікавого факту, незвичайної аналогії , а не з «Доброго дня, дорогі слухачі».
7. У авторитету спікера три складові: імідж, драйв та характер.
8. Одягайтеся доречно та акуратно, в соцмережах теж не забувайте про пристойність , дивіться слухачам у вічі, але не надто довго, вибирайте темп мовлення, комфортний для слухачів.
9. Під час виступу чи розмови не відволікайтеся , будьте енергійними, ініціативними та відповідальними.
10. Заслужити авторитет допомагають такі риси характеру: самокритичність, лідерство, оптимізм та самовладання.